Mentions de la convocation et modalités d'envoi

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Dans les sociétés non cotées ou dont les actions sont toutes nominatives, les convocations sont généralement faites par lettre ou courrier électronique ; la convocation peut également être faite par une insertion dans un support habilité à recevoir les annonces légales dans le département du siège social (c. com. art. R. 225-67, al. 2 et R. 225-68).

Dans tous les cas, l'avis de convocation indique (c. com. art. R. 225-66) :

- la dénomination sociale, éventuellement suivie de son sigle ;

- la forme de la société ;

- le montant du capital social ;

- l'adresse du siège social ;

- le numéro unique d'identification et la mention RCS suivie du nom de la ville où se trouve le greffe où la société est immatriculée ;

- les jour, heure et lieu de l'assemblée, ainsi que sa nature, extraordinaire, ordinaire ou spéciale ;

- l'ordre du jour de l'assemblée (voir § 8-14), y compris les points inscrits à la demande d'actionnaires (voir § 12-4) et leurs projets de résolution (voir § 12-5) ;

- les conditions dans lesquelles les actionnaires peuvent voter à distance (lieu où les bulletins doivent être adressés, date limite…), ainsi que, le cas échéant, l'adresse électronique où les questions écrites peuvent être adressées.

• Covid-19. Les actionnaires et les autres personnes ayant le droit d'assister à l'assemblée doivent être avisés par tout moyen permettant d'assurer leur information effective de la date et de l'heure de l'assemblée ainsi que des conditions dans lesquelles ils pourront exercer l'ensemble des droits attachés à leur qualité de membre ou de personne ayant le droit d'y assister (ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020, art. 4, al. 3).

Si le conseil d'administration a décidé que les actionnaires adresseront leurs instructions de vote par message électronique, il doit préciser, dans la convocation, l'adresse électronique à laquelle ces instructions doivent être envoyées.

De même, si le conseil d'administration a décidé que les actionnaires adresseront leurs mandats par message électronique, la convocation doit préciser l'adresse électronique à laquelle les mandats doivent être envoyés (décret 2020-418 du 10 avril 2020, art. 3).

• Convocation faite avant la crise sanitaire. Lorsqu'il a déjà convoqué l'assemblée avant les mesures de confinement et que la réunion doit avoir lieu après le 12 mars 2020, le conseil d'administration peut décider que cette assemblée pourra se tenir à huis clos et que les

associés pourront y participer par visioconférence ou voter à distance. Dans ce cas, le conseil d'administration doit en informer les actionnaires par tous moyens au moins 3 jours ouvrés avant la date de l'assemblée. Les formalités déjà accomplies à la date de cette décision n'ont pas à être renouvelées mais celles restant à accomplir doivent être effectuées (ordonnance 2020-321 du 25 mars 2020, art. 7).