Procès-verbal et registre dématérialisés

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Depuis le 4 novembre 2019, les sociétés anonymes peuvent dématérialiser les procès-verbaux des délibérations des actionnaires ainsi que le registre des délibérations (c. com. art. R. 225-22 et R. 225-49 sur renvoi de l'art. R. 225-106, al. 3).

Deux conditions sont à respecter : une signature électronique avancée et un horodatage fiable.

Ainsi, le procès-verbal d'assemblée établi sous forme électronique doit être signé au moyen d'une signature électronique qui respecte, au minimum, les exigences de l'article 26 du

règlement européen 910/2014 du 23 juillet 2014. Cet article vise la signature électronique avancée, également nommée « signature EIDAS » qui remplit les quatre conditions suivantes :

- être liée au signataire de manière univoque ;

- permettre d'identifier le signataire ;

- avoir été créée à l'aide de données de création de signature électronique que le signataire peut, avec un niveau de confiance élevé, utiliser sous son contrôle exclusif ;

- être liée aux données associées à cette signature de telle sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.

En outre, les procès-verbaux électroniques doivent être datés par un moyen d'horodatage offrant toute garantie de preuve. L'horodatage doit ainsi permettre de s'assurer de la date de l'assemblée, ce qui est important notamment lorsque les associés doivent se réunir dans un délai légal.

Acquérir une signature avancée. Pour pouvoir effectuer des signatures électroniques avancées, il faut s'adresser à un prestataire. Son produit se présente sous la forme d'une clef USB à utiliser lors de chaque signature. Pour donner une idée de prix, le site Internet d'infogreffe propose une clef valable pendant 1 an au prix de 119 € HT ou pendant 3 ans au prix de 237 € HT. Cette clef permet d'effectuer des signatures EIDAS, mais également des signatures dites « qualifiées », ou « RGS », plus sécurisantes encore que la signature EIDAS.