Une alternative à l'assemblée : la consultation écrite

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De manière exceptionnelle cette année, la décision d'approbation des comptes des sociétés anonymes peut être prise par voie de consultation écrite (ord. 2020-321 du 25 mars 2020, art. 6). Pour ce faire, les sociétés anonymes doivent respecter les conditions définies par le décret 2020-418 du 10 avril 2020.

Ainsi, le texte des décisions proposées, un bulletin de réponse et les documents nécessaires à l'information des actionnaires doivent être adressés à chacun d'eux par écrit. Ils doivent également être adressés aux autres personnes ayant le droit d'assister aux assemblées (notamment le commissaire aux comptes ou les membres du comité social et économique ; voir §§ 12-2 et 12-20). Les actionnaires adressent leur réponse dans le délai fixé par le président du conseil d'administration. Ce délai ne peut être inférieur à 15 jours à compter de l'envoi aux actionnaires de ces documents.

Les décisions prises doivent être constatées dans un procès-verbal établi par le président du conseil d'administration. Ce procès-verbal doit mentionner :

- la date des décisions ;

- le texte des décisions proposées ;

- les documents adressés aux actionnaires ;

- la date à laquelle les documents et informations ont été adressés aux actionnaires et le délai qui leur a été imparti pour répondre ;

- l'identité des associés ayant adressé une réponse reçue au plus tard à la date d'échéance de ce délai et le nombre de voix détenues par chacun d'eux ;

- pour chaque décision proposée, le résultat de la consultation écrite.

Les décisions sont prises selon les règles de quorum et de majorité applicables aux assemblées. Le quorum est calculé en tenant compte du nombre de membres de l'assemblée ayant exprimé un vote ou du nombre de voix dont ils disposent, selon le cas (décret 2020-418 du 10 avril 2020, art. 4-1).

La date de la décision prise peut être celle de l'expiration du délai de réponse. Le commissaire aux comptes, s'il en existe, est informé de cette consultation.