Dotez-vous d’un bureau virtuel qui vous suit partout
Que diriez-vous de retrouver vos documents, mais aussi vos applis favorites et vos contacts quand vous êtes en déplacement ? Avec Zoho, vous disposez d’un véritable bureau en ligne et d’outils d’échange de fichiers évolués.
Découvrez la galaxie Zoho et créez un compte
Zoho propose une multitude d’applis. Des outils pour créer des documents bureautiques (Zoho Docs), mais aussi un gestionnaire de contacts, un module de gestion de projet, une messagerie instantanée, etc. La version gratuite impose certaines limitations (500 contacts pour le carnet d’adresses, par exemple). Ces Web apps s’exécutent dans un navigateur et sont accessibles depuis n’importe quel ordinateur connecté à Internet. Vous disposez également d’applis mobiles IOS et Android. Allez sur le site bit.do/dyqyu pour vous enregistrer.
Consultez votre tableau de bord
Une fois le compte actif (un mail de confirmation contenant un lien d’activation vous est adressé), vous accédez à la page d’accueil de votre espace Zoho. Certains modules ne vous seront sans doute pas utiles, à l’image du CRM (Customer Relationship Management) destiné à gérer les relations clients. Pour profiter des outils bureautiques Writer (traitement de texte), Sheets (tableur) et Show (présentation), cliquez sur l’icône Zoho Apps en haut à gauche de l’écran, puis sur l’icône Docs.
Importez vos fichiers et dossiers de travail
Lorsque la page Documents de Zoho Docs s’affiche, cliquez sur le bouton Charger. Un volet de commandes est alors déployé. Vous pouvez choisir d’ajouter un fichier, d’associer votre compte Google Drive afin d’importer les fichiers que vous y conservez, ou encore de rapatrier des dossiers depuis votre disque dur en activant la commande Chargement en masse.
Sélectionnez les documents à rapatrier
Rendez-vous alors dans la rubrique Sélectionnez un
fichier à charger. La fenêtre Envoi du fichier apparaît. Parcourez l’arborescence de votre disque dur pour atteindre les éléments que vous souhaitez retrouver sur votre bureau virtuel (il peut s’agit d’éléments synchronisés avec Dropbox ou Onedrive). Sélectionnez plusieurs fichiers à la fois en pressant la touche Ctrl du clavier tout en cliquant sur les noms des fichiers. Validez ( Ouvrir).
Gérez les fichiers et les dossiers...
Lorsque le transfert des documents est achevé, cliquez sur l’intitulé Tous les fichiers dans le volet de gauche. Quand vous survolez l’un des éléments de la liste, une barre d’outils contextuelle apparaît. Pour accéder à davantage d’options (aperçu, déplacer, supprimer, compresser), faites un clic droit sur le document ou utilisez les menus.
... et partagez-les aisément
Pour inviter d’autres personnes à travailler sur un fichier, activez Partager et saisissez leurs adresses mails dans le champ Collaborateurs. Appuyez sur la touche Entrée après chaque adresse. Vous pouvez par ailleurs ajouter un message afin d’accompagner votre invitation. Déroulez la liste Lecture/écriture et indiquez les privilèges de vos contributeurs (Lecture seule, Lecture/écriture, Copropriétaire). Envoyez l’invitation ( Partager).
Élargissez la visibilité de vos contenus
Utilisez le menu Visibility de la fenêtre des paramètres de partage pour modifier la configuration de Zoho. Par défaut, seuls les collaborateurs spécifiquement désignés sont autorisés à accéder à vos documents. Vous pouvez cependant décider de les rendre publics, en les protégeant ou non par un mot de passe. Après modification, pensez à sauvegarder les réglages en cliquant sur Enregistrer.
Éditez ou créez des documents
Pour modifier un document, cliquez sur son nom puis sur le lien Open with Zoho Writer (ou Sheets). Une copie au format Zoho est générée. Déployez le volet d’outils en pointant sur les traits superposés en haut à gauche de la fenêtre. Vous accédez aux options de mise en forme et de composition. Pour obtenir une version au format Word ou ex cel, déroule z le menu Fichier, télé charger comme.
Ajoutez un commentaire ou une note
Cliquez sur Commentaires (la dernière icône de la barre d’outils). Une fenêtre dédiée s’affiche. Dans le champ de saisie, libellez les indications ou les interdictions que vous souhaitez laisser à vos collaborateurs. Pointez sur l’icône en forme de trombone pour attacher un fichier ou une image au commentaire. activez l’ étiquette Commentaires sous la zone de composition pour enregistrer la note.
Activez le mode collaboratif
Zoho intègre des outils de révision et de suivi des modifications très proches de ce que propose Word. Ouvrez votre document et paramétrez le partage en invitant des contributeurs à vous rejoindre. Activez ensuite l’onglet
Avis, en haut de la fenêtre, juste à droite de Composer. Cliquez sur le curseur à droite de l’intitulé Suivi des modifications (il se colore en vert). Placez-vous sur l’onglet
Changements pour afficher la liste des corrections, le nom de l’auteur, la date et l’heure de son intervention. Survolez une contribution et pointez sur le bouton Reject pour annuler la modification.
Enregistrez des copies de sauvegarde
Vos fichiers de travail se trouvent désormais sur les serveurs de Zoho (vous disposez de 5 Go de stockage). Si vous utilisez des services de cloud (Drive, Onedrive), vous pouvez y créer rapidement une copie de secours du document actif. Déroulez le menu Fichier, Enregistrer sur
d’autres lecteurs. Sélectionnez un service, entrez vos identifiants de compte et autorisez Zoho à y accéder.