Terminez vos mails par des signatures personnalisées
Ne vous contentez pas de glisser votre nom au bas des courriels. Créez une signature composée de vos coordonnées complètes, d’un logo ou d’une animation, et laissez votre client de messagerie l’ajouter à chaque nouveau message.
Enregistrez une signature
Pour ajouter un paraphe aux messages que vous expédiez depuis le webmail de Google, pointez sur la roue crantée qui figure en haut à droite de la boîte de réception. Activez la commande Paramètres, puis l’onglet Général. Faites défiler les rubriques jusqu’à la section Signature. Par défaut, cette option est inactive. Cliquez dans le champ de saisie destiné à accueillir les informations qui composeront la signature.
Saisissez vos informations
Pour le moment, ne vous préoccupez pas de la forme. Concentrez-vous sur le fond ! Renseignez l’ensemble des données qui vous semblent utiles : nom, prénom, adresse postale, URL de site Web, adresse mail, téléphone fixe et mobile. Tapez ces infos à la volée comme dans un traitement de texte. Choisissez la police de caractères en cliquant sur le bouton Sans Serif. Sélectionnez ensuite un à un les éléments de la signature et personnalisez les attributs du texte (taille, couleur, gras, italique, soulignement) et, enfin, l’alignement.
Rendez les liens cliquables
Les informations susceptibles de pointer sur des ressources en ligne (URL d’un site ou d’un blog, adresse mail, etc.) sont transformées en liens cliquables lorsque vous enregistrez la signature. Si ce n’était pas le cas, ou si vous souhaitez convertir un mot en lien hypertexte, retournez dans la fenêtre de composition. Sélectionnez le texte ( Me
contacter, par exemple), cliquez sur Liens,adresse mail, indiquez votre adresse et validez ( OK).
Réinitialisez la mise en forme
Vous venez de passer cinq minutes à tenter différentes couleurs, polices de caractères et autres styles d’alignement sans grand succès ? Pour retrouver le texte brut et vous lancer dans de nouveaux essais, sélectionnez la signature et cliquez sur le dernier bouton de la barre d’outils
Tx. Les enrichissements disparaissent.
Complétez le paraphe en important un logo, un cliché ou une animation
Choisissez l’icône Insérer une image. Si vous êtes utilisateur de Google Photos, vous accédez immédiatement à vos albums et aux contenus disponibles dans le cloud. Pour récupérer une prise de vue enregistrée sur votre disque dur, activez Importer. Enfin, si vous souhaitez incorporer un élément venant d’un site Internet, choisissez Adresse Web, collez L’URL et pointez sur Sélectionner. Validez par Enregistrer les modifications. ■
Gérez une ou plusieurs signatures
Placez-vous sur l’onglet Fichier du ruban d’outils. Activez Options, Courrier et cliquez sur le bouton Signatures... dans la section Composition des messages. Sélectionnez le bouton Nouveau, puis donnez un nom à votre paraphe. Puisque Outlook peut gérer plusieurs signatures, profitez-en pour définir une première réservée à votre job et une autre pour votre correspondance privée.
Intégrez des images
Si vous souhaitez insérer un gif animé en provenance d’internet, il est impossible de coller directement le lien dans la zone de composition. Vous devez au préalable enregistrer une copie du gif sur votre disque dur. Cliquez ensuite sur Insérer une image, Parcourir. Naviguez jusqu’au dossier de téléchargement, désignez le fichier Gif et activez le bouton Insérer. L’image est figée, mais vos destinataires profiteront bien de la version animée !
Automatisez l’insertion dans les messages
Avant d’enregistrer votre seing, intéressez-vous à la rubrique Choisir une signature par défaut. Déroulez la liste Compte de messagerie et indiquez l’adresse à laquelle sera associée la signature. Délimitez ensuite son périmètre d’utilisation. Vous pouvez décider de l’insérer systématiquement à la fin des nouveaux messages et d’y renoncer pour les réponses et les transferts.