Surveillez votre budget et maîtrisez vos dépenses

Doué en maths et capable de transformer des flots de données en graphiques parlants, Excel est l’outil idéal pour tenir ses comptes à jour et garder un oeil sur son budget. À condition de ne pas oublier de noter ses dépenses !

... et insérez les vôtres Si vous créez de nouvelles sections ou souhaitez regrouper certaines dépenses (voiture, Pass Navigo, assurance scooter, etc.) sous une étiquette plus large (Déplacements ou Transports), vous serez amené à ajouter des formules de calcul. Cliquez sur la cellule qui accueillera le résultat. Tapez =SOMME( puis sélectionnez la plage de cellules à additionner. Appuyez sur Entrée pourconfirmer la formule. Utilisez les services de l’assistant de calcul Si vous n’êtes pas familier de la syntaxe d’excel, n’hésitez pas à faire appel à l’assistant de calcul. Cliquez, par exemple, au bas de la colonne contenant les valeurs dont vous souhaitez calculer la moyenne. Dans l’onglet For

mules du ruban d’outils, déroulez le menu Somme automatique, Moyenne. Utilisez les poignées de sélection pour ajuster la plage de cellules à prendre en compte et pressez la touche Entrée. Effectuez des opérations sur des cellules éloignées ou dans des feuilles distinctes L’assistant fonctionne avec des cellules adjacentes. Pour des opérations portant sur des valeurs disjointes, vous devez opérer manuellement. Cliquez à l’endroit où s’affichera le résultat. Entrez la fonction (= somme,=moyenne, etc.), les coordonnées de la première cellule, un point-virgule et, enfin, la référence de la cellule suivante. Utilisez un tiret pour définir une plage de cellules (H4-H15). Si la valeur se trouve sur une autre feuille du classeur, indiquez le nom de celle-ci (Février, par exemple), suivi d’un point d’exclamation et de la référence de la cellule ( Février!h4). Générez des représentations graphiques Pour se rendre compte du poids des différents postes dans vos dépenses mensuelles, rien de tel qu’un petit graphique ! Sélectionnez les cellules qui affichent la somme des diverses rubriques (Habitation, Transports, Loisirs, etc.). Sur l’onglet Insérer, pointez sur Graphiques

recommandés et choisissez l’un des modèles proposés. Personnalisez les données à afficher Pour exclure des dépenses de la représentation, cliquez sur le graphique, puis sur Filtres du graphique qui représente un entonnoir. Décochez les catégories qui ne seront plus prises en compte et validez les changements ( Appli

quer). Pointez sur Style du graphique (un pinceau) pour modifier l’apparence et les couleurs. Imprimez sans mauvaise surprise L’impression d’une feuille de calcul donne parfois des résultats surprenants. Il n’est pas rare que l’on se retrouve avec des sorties papier sur lesquelles apparaissent des lignes vides ou une colonne orpheline ! Pour obtenir un rendu impeccable, définissez la zone qui contient les éléments à imprimer. Dans l’onglet Mise en page, cliquez sur Zone Impr, puis sur Définir. Pointez ensuite sur le menu Fichier, Imprimer. Déroulez le dernier menu et sélectionnez Ajuster la feuille à la page.

Trouvez le format de tableau adaptéInutile de vous arracher les cheveux à vouloir créer un classeur ex nihilo. En cherchant un peu, vous trouverez des modèles Excel spécialement conçus pour cette tâche. Il vous suffira de les personnaliser pour obtenir un résultat parfait. Ouvrez Excel et allez dans Fichier, Nouveau. Lancez une recherche sur le terme Budget. Activez le filtre Personnel pour affiner la sélection.Effacez les références inutilesCliquez sur la première vignette et utilisez les flèches gauche et droite pour passer les modèles en revue. Pointez sur Créer pour générer un nouveau document s’appuyant sur le gabarit qui vous semble répondre le mieux à vos besoins (ces modèles sont tous gratuits). Le premier travail consiste à nettoyer le classeur des éléments dont vous n’avez pas l’usage. Ainsi, le tableau Budget Familial d’excel confronte recettes et dépenses prévisionnelles et réelles. Supprimez les lignes et les colonnes inutiles.Complétez la feuille de calcul en ajoutant des lignes et des colonnes selon vos besoinsPour définir un nouveau poste de dépense, sélectionnez la ligne située en dessous de l’endroit où prendra place votre ajout. Faites un clic droit et pointez sur la commandeInsertion. Les formules qui calculent la somme des valeurs de chaque colonne sont automatiquement mises à jour. Créez de la même façon de nouvelles colonnes.Dupliquez des blocs de cellulesLe principal intérêt des modèles réside dans les formules de calcul et les attributs de mise en page prédéfinis. N’hésitez pas à dupliquer des plages entières de cellules. Pour créer une catégorie de dépenses, sélectionnez une section existante. Cliquez sur le cadre (le pointeur de la souris se transforme en flèche à quatre pointes), gardez la touche Ctrl enfoncée et glissez le bloc à l’endroit voulu.Corrigez les formules de calcul...À force de supprimer et d’ajouter des lignes et des colonnes, les formules de calcul peuvent ne plus fonctionner. Cliquez sur la cellule qui affiche le résultat erroné, puis dans la barre de formule en haut de la fenêtre. Vous pouvez alors corriger les références, c’est-à-dire les coordonnées des cellules prises en compte dans la formule(c80-c83,parexemple).