Triez et classez vos mails sans efforts dans Gmail

Mal géré, le flot de messages que vous recevez tout au long de la journée peut nuire à votre efficacité. Voici nos conseils pour ne plus passer à côté des mails importants, ni risquer de froisser vos proches en oubliant de leur répondre.

Demandez au webmail de Google de vous signaler les messages importants

Gmail sait s’appuyer sur l’analyse de votre correspondance et le contenu des mails pour accorder un statut privilégié à certains messages. Cliquez sur l’icône en forme d’engrenage en haut de la page d’accueil de votre compte, puis rendez-vous sur Paramètres. Placez-vous sur l’onglet Boîte de réception et cochez les options Afficher les marqueurs et Identifier les messages considérés importants pour moi dans la section Marqueurs d’importance. Validez ( Enregistrer les modifications) et revenez à la boîte de réception.

Affichez uniquement les courriels essentiels et prioritaires

Ces messages de premier ordre sont désormais précédés d’un petit drapeau jaune. Pour limiter l’affichage à ces seuls courriers, sélectionnez le libellé Important dans le volet de navigation. Si le statut accordé à certains mails vous semble inapproprié, cochez-les, déroulez le menu Plus de la barre d’outils et activez la commande Marquer comme non important (ou Marquer comme important pour rendre un message prioritaire).

Filtrez et organisez la correspondance

Qu’ils proviennent de vos collègues, de vos proches ou qu’il s’agisse de publicités, les messages s’empilent dans la boîte de réception ? Le marqueur d’importance ne suffit pas à s’y retrouver. Gmail propose un outil de filtrage pour mettre de l’ordre et ranger automatiquement les messages reçus dans le bon dossier. Ouvrez les paramètres du webmail, allez sur l’onglet Filtres et

adresses bloquées, puis sur le lien Créer un filtre.

Déterminez les règles de sélection

Nous allons définir une règle afin de diriger les messages de vos collègues vers un dossier Boulot, par exemple. Indiquezlenomdedomainedevotreentreprisedanslechamp

De (il pourrait aussi s’agir de l’adresse d’un correspondant ou de votre conjoint). Optez pour Créer un filtre à par

tir de cette recherche. Il est alors temps d’indiquer à Gmail ce qu’il devra faire quand un courriel correspondant à cette recherche vous parviendra.

Choisissez l’action à mener

Dans le cas présent, cochez l’option Appliquer le libellé. Déroulez la liste Sélectionner un libellé et pointez sur

Nouveau libellé. Nommez le dossier ( Boulot, par exemple) puis validez avec Créer. Demandezàgmail de marquer ces messages comme importants. En l’état, le filtre ne concernera que les nouveaux courriels entrants.

Étendez la fonction aux missives déjà reçues

Pour l’exécuter de façon rétroactive sur tous vos mails, cochez l’option située au bas de la boîte de dialogue ( Appli

quer également…) et allez sur Créer un filtre. Retournez dans la boîte de réception et activez le libellé Boulot afin d’afficher la liste des messages venant de vos collègues. Ce système peut également servir à transférer des courriels ou à les supprimer automatiquement.

Faites appel aux ressources du labo de Gmail

Vous aimeriez voir figurer les messages de vos proches et de vos amis en tête de la boîte de réception, si possible dans des volets bien identifiés ? Ouvrez les paramètres de Gmail et pointez sur Labos. Les fonctionnalités référencées sur cette page, en phase d’expérimentation, ne sont pas encore intégrées au webmail. Recherchez et activez le module Plusieurs boîtes aux lettres, puis cliquez sur

Enregistrer les modifications au bas de la fenêtre.

Appliquez un filtre d’affichage

Pour être sûr que rien ne vienne entraver le fonctionnement de ce module, sélectionnez l’icône engrenage, puis

Configurer la boîte de réception. Décochez toutes les catégories à l’exception de Principale et enregistrez les modifications. Retournez dans les paramètres de Gmail et choisissez l’onglet Plusieurs boîtes aux lettres. Dans le champ de saisie Volet 0, définissez un premier filtre. Tapez, par exemple, la commande from: suivie d’une espace et du nom de domaine de votre entreprise.

Créez un volet dédié à vos amis, un autre à votre famille

Ajoutez un titre de panneau (comme Ma Boîte) et validez. Allez dans votre boîte de réception : les messages venant de vos collègues apparaissent dorénavant en haut de la page. Recommencez l’opération en créant un panneau pour chaque contact ou groupe de contacts (Enfants, Amis, Club de foot, etc.). Les options des paramètres du module Plusieurs boîtes aux lettres servent à choisir l’emplacement des panneaux: à droite, au-dessus ou en dessous de la liste des messages.

Envoyez un courrier type aux contacts qui tentent de vous joindre

Il peut s’avérer utile de répondre dans l’instant afin d’avertir des clients que l’on va traiter au plus vite leur demande ou encore prévenir d’un prochain changement de coordonnées. Dans les paramètres de Gmail, rendez-vous sur

Labos puissurlemodule Réponses standardisées. Dans un nouveau mail, saisissez le texte du message. N’indiquez pas d’objet ni d’adresse.

Associez le mail de réponse à un filtre de message

Une fois sur la flèche en bas de la fenêtre de composition, pointez sur Réponses standardisées, Nouvelle réponse

standardisée. Fermez et effacez le mail. Définissez un nouveau filtre de message comme indiqué à l’étape 3. Laissez le champ De vierge pour répondre à tout le monde, ou indiquez un nom de domaine ou encore l’adresse de votre service après-vente. Cochez ensuite l’option

Envoyer une réponse standardisée et choisissez le message que vous venez de créer dans la liste Choisir une

réponse standardisée. Enregistrez le scénario à l’aide du bouton Créer un filtre. ■