Planifiez d’un clic toutes les activités de la famille

Il n’est déjà pas facile de se rappeler ses propres rendez-vous, alors ceux de nos proches ! Pour éviter les oublis, utilisez les calendriers partagés avec Google Agenda.

Créez un nouvel agenda pour enregistrer les obligations des membres de votre tribu

Entre les rendez-vous et les activités des uns et des autres, il y a de quoi perdre son latin. Une bonne façon d’y mettre de l’ordre consiste à regrouper ces impératifs dans un calendrier collectif auquel auront accès tous les membres de la famille. Connectez-vous au site Calendar.google.

com. Identifiez-vous, puis pointez sur la flèche située à droite de l’intitulé Mes agendas pour dérouler le menu. Cliquez alors sur Créer un agenda.

Donnez vos consignes aux futurs utilisateurs

Remplissez le formulaire très basique mis à disposition par Google Agenda en commençant par indiquer un nom (par exemple : Planning_famille_

Martin). Si vous le souhaitez, vous pouvez laisser le champ Description vierge. Toutefois, ce calendrier ayant vocation à servir à plusieurs personnes, mieux vaut glisser ici quelques consignes relatives à la nomenclature des événements ou aux codes couleur utilisés pour diàérencier les membres. Si vous voulez que des personnes autres que celles qui partagent l’agenda puissent voir si vous êtes libre ou occupé à l’instant T, cochez la case Rendre cet agenda public et activez l’option Partager uniquement ma disponibilité (masquer les détails).

Désignez les individus autorisés

Vous devez maintenant convier vos proches ou vos collaborateurs à partager le calendrier. Dans le champ Personne de la section Partager avec des personnes en

particulier, entrez l’adresse mail d’un premier utilisateur, puis cliquez sur Ajouter la personne. Répétez l’opération pour chacun des participants.

Définissez les règles de fonctionnement

Il faut à présent définir les droits de chaque invité, c’està-dire les interventions qu’il sera habilité à effectuer. Déroulez la liste qui se trouve dans la colonne Para

mètres d’autorisation, à droite de l’adresse d’un des intervenants. Limitez-le à la consultation du calendrier ( Afficher le détail des événements) ou accordez-lui des droits étendus. Sélectionnez l’option Apporter des modifications ou Apporter des modifications ET gérer le partage. Terminez par Créer l’agenda.

Intégrez l’agenda à un blog ou à un site Web

Le calendrier apparaît dans le volet Mes agendas. Cliquez sur la flèche à droite de son intitulé. Dans le volet qui se déploie, choisissez une couleur pour le diàérencier des autres agendas. Pointez ensuite sur Para mètres de l’agenda. Dans la

section Intégrer cet agenda, copiez le codehtmletcollezle dans une page ou dans un article du blog pour le rendre facilement accessible.

Rapatriez les rendez-vous d’un proche

Si l’un des membres de votre famille possède déjà un compte Google et un agenda, vous pouvez lui proposer de l’intégrer au calendrier partagé. Cliquez sur le bouton situé à droite du lien Autres agendas. Sélectionnez Ajou

tez l’agenda d’un ami et saisissez son adresse Gmail. Dès qu’il accepte l’invitation, ses rendez-vous seront automatiquement fusionnés et ajoutés au planning.

Envoyez des invitations à des événements

Vous organisez une fête ou une réunion de travail ? Il vous suffit d’enregistrer l’événement dans l’agenda partagé afin d’en informer vos proches ou vos collègues. La manifestation s’affichera alors sur l’écran de leur PC ou de leur smartphone. Il reste, par ailleurs, possible de convier des participants sans pour autant leur donner accès au reste de l’agenda. Ouvrez le calendrier. Activez le bouton Créer. Configurez l’événement en précisant un lieu de rendezvous et l’agenda où il apparaîtra. Intéressez-vous ensuite à la section Ajouter des invités, à droite de la fenêtre de composition. Tapez les adresses mails des heureux élus et précisez s’ils pourront à leur tour convier d’autres personnes à la fête ou consulter la liste des invités. Sauvegardez l’événement ( Enregistrer).

Importez un calendrier provenant d’outlook...

Si vous gériez jusqu’ici votre emploi du temps avec Outlook 2016, recyclez-le ! Dans le client de messagerie d’office, cliquez sur Calendrier, Accueil et sur l’icône

Envoyer le calendrier par courrier pour recevoir les données sous forme de pièce jointe dans Gmail. Ouvrez le mail et pointez sur Ajouter à l’agenda.

... ou du service d’apple

Ouvrez le calendrier sur votre Mac. Choisissez Fichier, Ex porter. Dans goog le agenda, pointez sur Autres agendas, Importer l’ agenda, sur le fi chie rica let sur Ouvrir. Indiquez l’agenda de destination et validez ( Importer).

Configurez les alertes et les notifications

En tant qu’administrateur, vous serez informé des nouveaux événements et des modifications apportées au calendrier partagé. Pour éviter d’être dérangé, accédez aux paramètres de l’agenda. Activez l’onglet Modifier les

notifications et ne conservez que les alertes que vous jugez indispensables. Validez ( Enregistrer). ■