Planifiez l’envoi groupé de vos courriels
Si Word arbore toujours un onglet destiné aux publipostages, les envois par voie postale ne sont plus trop d’actualité ! Newsletters, relances, invitations, l’époque est aux mails. Pour plus d’efficacité, programmez l’envoi de vos e-mailings.
Rassemblez les destinataires au sein d’un groupe de contacts Outlook
Avant toute chose, un petit rappel des bonnes pratiques en matière d’envoi groupé s’impose. Il est en effet essentiel de vous assurer de la confidentialité des adresses des destinataires. Saisir manuellement toutes les adresses danslechamp CCI serait trop fastidieux. Il faut donc créer une liste de correspondants, seul le nom de ce groupe apparaissant dans le champ A. Pour réaliser l’opération avec Outlook, le client de messagerie d’oéce, cliquez sur Contacts dans la barre des tâches, puis sur Nouveau
groupe de contacts. Ajoutez les destinataires un à un.
Générez une liste d’envoi sous Gmail
Si vous utilisez Gmail, accédez à votre compte, déroulez la liste Gmail en haut à gauche de l’écran et activez
Contacts. Pointez sur la commande Créer un libellé et nommez ce groupe ( Mes abonnés, par exemple). Survolez le nom des destinataires du mailing et cochez la case qui apparaît. Dans le bandeau Contacts sélectionnés, cliquez sur l’icône Gérer les libellés et désignez le groupe. Revenez à Gmail, ouvrez votre message, placez le curseur dans le champ CCI et entrez le nom du groupe.
Désignez le groupe de destinataires et activez l’option d’envoi différé d’outlook
Pour planifier l’envoi de l’e-mailing depuis Outlook, cliquez sur Nouveau message. Entrez le nom du groupe de contacts dans le champ A. Renseignez ensuite l’objet du message (une info déterminante pour éviter les filtres antispams et éveiller la curiosité des destinataires). Composez le message, puis activez l’onglet Options. Dans
Autres options, choisissez Différer la livraison.
Définissez la date et l’heure d’expédition
Dans la fenêtre Propriétés, intéressez-vous à la section Options de remise. Cochezlacase Ne pas envoyer avant puis, dans les champs adjacents, indiquez la date et l’heure à laquelle partira le mail. Pour vos archives, sélectionnez Enregistrer une copie du message envoyé.
Indiquez une adresse de réponse
Le message appelle peut-être une réponse de la part des destinataires. Dans le cas d’une invitation, il est possible d’intégrer un bouton de vote dans le courriel. Activez l’onglet Options de la fenêtre de composition. À la section
Suivi, cliquez sur Utiliser les boutons de vote, Oui;non. Si vous souhaitez que les réponses parviennent à une autre adresse de messagerie que celle servant à l’envoi, cochez Envoyer les réponses à et sélectionnez le destinataire. L’envoi différé impose qu’outlook reste ouvert.
Différez l’e-mailing avec Thunderbird
Le client de messagerie développé parla fondation moz il la n’intègre pas d’option pour planifier l’expédition d’un courriel. Il faut pour cela lui adjoindre le module complémentaire Envoyer plus tard ( bit.do/dxuni). Une fois le plug-in installé, rédigez votre message et déroulez le menu
Fichier, Envoyer plus tard. Renseignez alors la date et l’heure d’émission ou activez l’une des options prédéfinies ( Dans quinze minutes, Dans trente minutes, etc.). Cliquez sur Placer en attente.
Installez Boomerang pour Gmail...
Le webmail de Google ne propose pas non plus d’outil de planification. Si vous consultez votre boîte de réception depuis le navigateur Chrome, vous pouvez remédier à cette lacune en installant l’extension Boomerang ( bit.
do/dxuog). Au terme du processus d’intégration, Chrome vous demande de confirmer l’ajout de l’extension en cliquant sur Autoriser. Accédez ensuite à la boîte de réception Gmail. Un message vous confirme l’installation du module. Continuez la procédure ( Start).
... et programmez la transmission du message
Pointez sur Nouveau message. La fenêtre de composition accueille une nouvelle barre d’outils, qui prend place sous le bouton Envoyer de Gmail. Composez le courriel, sélectionnez un destinataire ou un groupe de contacts et cliquez sur Send later. Un volet d’options apparaît. Si le délai prédéfini pour l’envoi différé ne vous convient pas, choisissez l’icône symbolisant un calendrier et entrez la date et l’heure avant de valider ( Confirm). ■