Surmontez le côté obscur du tableur Excel
BIEN PLUS QU’UNE SUPER CALCULATRICE OU UNE APPLICATION POUR GÉRER UNE LISTE DE CONTACTS, LE TABLEUR DE MICROSOFT, AS DU CALCUL, SAIT RÉPONDRE À TOUTES SORTES DE BESOINS : DEVIS, FINANCES, STATISTIQUES, ETC. UNE EXHAUSTIVITÉ QUI SE TRADUIT PARFOIS PAR UNE CERTAINE COMPLEXITÉ. VOICI QUELQUES ASTUCES POUR EN TIRER LE MEILLEUR PARTI. Créez des liaisons entre des feuilles ou des classeurs
Vos données sont éparpillées dans différents fichiers du tableur. Comment insérer des liens entre eux?
Excel a tout prévu. Et LA SOLUTION notamment la possibilité de tisser des liens entre les onglets d’un même classeur ou des classeurs différents. Ce principe est intéressant pour récupérer, par exemple, des prix ou des informations dans une feuille de référence, ou encore pour consolider un résultat annuel à partir de résultats mensuels ou trimestriels. Pour lier les feuilles de calcul d’un classeur, maintenez la touche Ctrl enfoncée et cliquez sur le nom des onglets. Un liseré vert notifie le regroupement. Sélectionnez l’une des feuilles et modifiez un élément dans une cellule. La correction est automatiquement reportée dans les autres feuilles. Il est aussi possible de connecter deux classeurs. Pour cela, ouvrez le premier document, puis déroulez le menu Fichier, Ouvrir,
Parcourir. Pointez vers le second classeur, opérez un clic droit sur le nom de l’onglet et activez la commande Déplacer ou copier. Ouvrez lemenu Classeur. Lenomdusecond classeur s’affiche. Sélectionnez-le, désignez l’emplacement de la feuille et cochez Créer une copie. Validez par OK. Accédez au second classeur pour retrouver la copie de la feuille. Une dernière option consiste à créer des liaisons entre deux feuilles. Sélectionnez la cellule de la première feuille et appuyez sur =. Pointez vers la cellule de destination dans la seconde feuille et validez par Entrée. Modifiez le contenu de la cellule dans la première feuille : la cellule cible est aussitôt mise à jour.
Générez calculs et graphiques en un rien de temps
Vous voulez définir les formules de calcul, créer des graphiques et soigner la mise en forme des cellulesle plus vite possible.
Le tableur de Microsoft LA SOLUTION propose une fonctionnalité d’analyse rapide, particulièrement utile pour enrichir les feuilles de calcul sans avoir à naviguer dans les menus et les onglets du ruban d’outils. Sélectionnez une plage de cellules. Une discrète icône fait son apparition en bas à droite de la sélection. Elle donne accès au volet d’analyse rapide. Pour effectuer des opérations sur les données, allez dans Totaux et choisissez une opération (somme, moyenne, etc.). Vous pouvez également générer des diagrammes ( Graphiques), extraire des valeurs spécifiques ( Tableaux) ou faire ressortir des valeurs ( Mise en forme).
Communiquez visuellement au moyen de graphiques
Une feuille de calcul peut compter des centaines de lignes et de formules, ce qui rend la lecture très délicate.
Rien ne vaut un graLA SOLUTION phique pour interpréter rapidement un résultat. Ouvrez le tableau Excel. Sélectionnez les cellules, puis l’onglet Insérer, Graphiques recomman-
dés. Parcourez la galerie et choisissez le modèle approprié à vos besoins (un aperçu s’affiche dans le volet droit de la fenêtre). Validez ( OK). Le graphique s’affiche alors dans un bloc, en avant-plan de la feuille de calcul. Déplacez-le et ajustez ses dimensions de façon à ce qu’il ne cache pas les données. Affinez ensuite l’apparence des différents éléments (police des titres, couleur des lignes ou des barres, motif de fond, etc.). Une fois satisfait du résultat, faites un clic droit à l’intérieur du graphique, allez dans Enregistrer comme modèle et validez par Enregistrer. Votre graphique sera ainsi ajouté à la galerie de modèles proposés par Excel.
Masquez certaines lignes et colonnes
Vous aimeriez faire disparaître momentanément un groupe de cellules pour vous concentrer sur certains éléments du tableau.
Sélectionnez les en-têtes LA SOLUTION (A, B, C… 1, 2, 3…) des lignes et des colonnes concernées avec la souris. Cliquez sur Données puis dans la section Plan, sur Grouper. Un menu supplémentaire apparaît sous le ruban. Pour faire disparaître les colonnes ou lignes, pointez sur –. Si vous souhaitez les afficher de nouveau allez sur + . Afin de les dégrou-
per, il vous suffit d’activer la commande Dissocier dans Plan.
Forcez l’enregistrement dans un format spécifique
Vous travaillez avec des collaborateurs qui n’utilisent pas Excel. Comment leur envoyer vos classeurs et être sûr qu’ils puissent les lire et y apporter des modifications?
Demandez à vos corresLA SOLUTION pondants de vous indiquer le nom et la version de leur tableur (une ancienne version d’excel, Libreoffice...). Pour sauvegarder systématiquement vos classeurs dans ce format, allez dans Ficher, Options,
Enregistrement. Déroulez le menu Enregistrer les fichiers au format suivant et indiquez le format de sortie. Validez par OK, Oui. Les classeurs seront dès lors enregistrés sous ce nouveau format. Vous pouvez bien sûr conserver le format XLSX par défaut et créer des copies au gré de vos besoins. Pour cela, ouvrez le menu Fichier, Enregistrer sous. Choisissez un format ( PDF, par exemple, si vous ne souhaitez pas que les destinataires apportent des modifications) et validez ( Enregistrer).
Instaurez des règles de validation des données
Plusieurs personnes sont amenées à compléter votre classeur Excel. Vous souhaitez limiter les risques d’erreur en contrôlant la saisie. Avec les règles de saisie, LA SOLUTION vous limitez les options à une série de valeurs qui s’affichent dans une liste déroulante. Sélectionnez une cellule ou une plage de cellules. Dans Données, pointezsur Validation des données. Déroulez le menu Autoriser et optez pour Liste. Indiquez les valeurs autorisées dans Source en les séparant par des points-virgules.
Fusionnez des cellules pour réaliser un en-tête
Comment centrer l’intitulé d’un groupe de colonnes ou afficher un texte verticalement à l’intérieur d’une cellule?
Le tableur de Microsoft LA SOLUTION propose de multiples outils pour la mise en forme des cellules. Il est ainsi possible de fusionner des cellules. Attention, seul le contenu de la première sera conservé. Sélectionnez les cellules puis rendez-vous sur
Accueil, Fusionner et centrer dans la section Alignement. Validez. Les cellules n’en forment plus qu’une. Pour modifier l’orientation du titre, sélectionnez la cellule fusionnée, effectuez un clic droit, puis choisissez Format de cellule, Alignement, Orientation.