Assurez-vous que vos mails arrivent à bon port
COMMENT GÉREZ-VOUS VOTRE COURRIER ÉLECTRONIQUE, SUR VOTRE PC, SUR UN TÉLÉPHONE, OU SUR LES DEUX ? QUE VOUS UTILISIEZ UNE APPLI MOBILE, UN CLIENT DE MESSAGERIE POUR MAC OU POUR WINDOWS, OU ENCORE UN WEBMAIL COMME OUTLOOK OU GMAIL, L’ESSENTIEL RESTE QUE VOS MESSAGES, ACCOMPAGNÉS DE LEURS PIÈCES JOINTES, PARVIENNENT À VOS CORRESPONDANTS. Programmez l’heure de départ de vos courriels
Vous souhaitez expédier un message à une heure bien précise pour être certain qu’il ne termine pas au fond de la boîte de réception du destinataire.
Dans le cas de Gmail, le LA SOLUTION mieux consiste à installer l’extension
Boomerang for Gmail ( bit.do/ dwvmx) sur le navigateur Chrome. Cliquez ensuite sur l’icône de l’extension, en haut à droite de la fenêtre. Gmail se lance. Composez un message et activez le bouton Send Later. Cochez l’une des options d’envoi différé : 1 hour, In 2 days, etc. Pour sélectionner un horaire précis, pointez sur l’icône Calendrier et indiquez le jour et l’heure voulus. Validez via le bouton Confirm. Sur Android, installez l’appli Email App Gmail &
Exchange ( bit.do/d29ya). Appuyez sur l’icône Enveloppe à droite, rédigez votre courrier, puis effleurez
Envoyer plus tard et programmez l’expédition à votre convenance. Si vous utilisez l’application Outlook 2016demicrosoft,surmacousurpc, préparez le message et cliquez sur
Options. Dans le menu supérieur, à droite, repérez la section Autres options et choisissez Différer la
livraison. Dans Options de remise, cochez Ne pas envoyer avant et précisez la date et l’horaire. Fermez cette fenêtre. Le menu Différer la livrai
son est maintenant grisé. Vous pré- férez Thunderbird ? Si ce client de messagerie n’intègre pas d’option d’envoi différé, ce manque peut être aisément comblé en lui greffant l’extension ( Ouvrez le menu
Pointez sur le fichier téléchargé, ouvrez les paramètres (la et activez la commande
Composez un mail et sélectionnez
depuis le menu Envoyer Plus Tard bit.do/ dwvyt). Outils, Modules complémentaires. roue crantée) Installer un module depuis un fichier. Envoyer plus tard Fichier.
Triez les messages de manière intelligente
En bon Mac addict, vous êtes fidèle à l’application Mail d’apple. Comment mettre de l’ordre dans les messages reçus?
La firme californienne LA SOLUTION a créé les boîtes aux lettres intelligentes dans ce but. Ouvrez Mail et allez dans le menu Boîte aux lettres, Nouvelle boîte aux lettres intelli
gente. Donnez un nom à cet emplacement (préférez un intitulé en rapport avec la teneur des messages qu’il accueillera). Utilisez maintenant les différents menus déroulants afin de définir des règles de tri des messages. Associez des conditions liées aux destinataires, à la date de réception, au niveau de priorité, etc. Il est possible de combiner des règles pour envoyer, par exemple, un message dans un dossier précis, ranger les pièces jointes à part, etc.
Classez les courriers dans des dossiers distincts
Tous les messages arrivent dans la boîte à lettre commune, si bien que les mails professionnels côtoient les courriels privés.
Outlook 2016 dispose LA SOLUTION d’un système de règles facile à mettre en oeuvre. Allez dans Accueil. Cli-
quez sur Règles, Gérer les règles et
les alertes, Nouvelle règle. Dans Rester organisé, sélectionnez la deuxième règle, puis pointez sur Des
mots spécifiques. Renseignez plusieurs termes relatifs à votre sphère professionnelle qui s’affichent normalement dans Objet (l’intitulé des sociétés avec lesquelles vous travaillez, le nom de domaine de votre entreprise, etc.). Validez ( OK). Activez le lien Spécifié, Nouveau. Créez undossiernommé Boulot et choisissez OK. Cliquez sur Suivant à plusieurs reprises puis sur Terminer. La règle est enregistrée. Le nouveau dossier se situe sous Boîte de réception dans la colonne gauche.
Importez un carnet d’adresses
Vous utilisez la messagerie Thunderbird pour la première fois et vous souhaitez y intégrer vos contacts.
Accédez à l’appli gérant LA SOLUTION vos contacts et exportez-les au format vcard (dans Google, accédez à Contacts, Plus, Exporter, Format
vcard). Revenez à Thunderbird, ouvrez le menu Outils, Carnet d’adresses, Outils, Importer. Cochez la case Carnets d’adresses. Choisissez le format Fichier vcard et passez à l’étape suivante. Désignez
Sécurisez l’accès à votre messagerie Gagnez du temps avec l’envoi de pièces jointes Gérez plusieurs comptes avec Outlook
(Gmail, La Poste.net...), vous devrez les intégrer manuellement. Cliquez sur l’icône des paramètres ( l’engrenage en haut de l’écran) et allez dans Comptes connectés, Ajouter un
compte connecté. Optezpour Gmail ou Autres comptes de courrier. Renseignez vos identifiants de connexion et choisissez les dossiers dans lesquels seront rangés les courriels entrants (Boîte de réception, Envoyés, etc.). Pour définir un emplacement personnalisé, cochez Créer un dossier pour les messages importés.
Vous attachez des fichiers Word ou Excel en passant par Outlook 2016 et vous cherchez un moyen d’accélérer le processus.
Il est possible de généLA SOLUTION rer des pièces jointes dans Word ou Excel. Une astuce qui fait gagner un temps appréciable. Déroulez le menu
Fichier,partager,courrier du traitement de texte ou du tableur et choisissez le format d’envoi (PDF ou XPS, ce dernier étant proche du PDF propre à Microsoft). Un nouveau message Outlook est généré avec le fichier que vous avez attaché.
Par défaut, Outlook LA SOLUTION affiche les messages associés à l’adresse mail de votre compte Microsoft. Si vous en disposez d’autres Utilisateur régulier du webmail Outlook.com de Microsoft, vous aimeriez y regrouper toutes vos messageries électroniques.
Outlook offre de nomLA SOLUTION breuses options pour sécuriser les comptes mail. Accédez à vos courriels et dans le menu Fichier, sélectionnez Paramètres du compte. Depuis l’onglet Fichiers de données, cliquez sur Paramètres, puis sur Modifier
le mot de passe. Définissez un sésame fort et confirmez-le. Ne cochez pas la case Enregistrer ce
mot de passe, mais notez-le dans un mémo chiffré ou un dossier caché. Validez avec OK. Fermez la fenêtre et redémarrez Outlook. Notez que cette protection ne fonctionnera pas si votre compte est géré depuis Exchange. Dans ce cas, le mot de passe réseau sert de sécurité. Le PC familial est en accès libre. Ce qui ne signifie pas pour autant que n’importe qui doit pouvoir consulter vos messages. le fichier de contacts exporté plus tôt et activez la commande Ouvrir pour l’importer. Pointez sur Outils, Car
net d’adresses pour y accéder.