Alertez vos correspondants en cas d’absence
Vacances prolongées, escapade ou déplacement professionnel, rassurez vos contacts en leur signalant automatiquement votre absence par retour de courriel. Petit mode d’emploi pour Outlook, Thunderbird, Gmail ou Courrier.
Configurez la fonction d’absence d’outlook, le client de messagerie d’office
Si vous utilisez un serveur Microsoft Exchange, ce qui est le cas dans nombre d’entreprises, vous pouvez simplement recourir au gestionnaire d’absence d’outlook. Pour accéder à cette fonctionnalité, cliquez sur la boîte de réception du compte concerné. Activez l’onglet Fichier, Informations et Réponses automa
tiques. Indiquez les dates auxquelles vous ne serez pas joignable, tapez le texte du mail et validez ( OK).
Envoyez un message d’indisponibilité depuis Outlook sans compte Microsoft Exchange
Si cette manipulation doit fonctionner avec votre compte d’entreprise, ce ne sera pas le cas pour vos adresses Gmail, POP3 ou Imap, pour lesquelles l’option Réponses auto
matiques n’apparaît pas. Il est toutefois possible de contourner le problème en créant une règle de message. Activez Nouveau message et entrez le texte de réponse. Cliquez sur Fichier, Enregistrer sous. Dans Type, choisissez Modèle Outlook (*.oft) et validez ( Enregistrer).
Créez une nouvelle règle d’action
Placez-vous ensuite sur l’onglet Fichier. Sous Informations sur le compte, sélectionnez le compte concerné et pointez sur Gérer les règles et alertes. Activez le bouton Nouvelle
r è gl e . L’assistant dresse la liste des critères de base. Dans la section Démarrer à partir d’une règle vierge, optez pour Appliquer la règle aux messages que je reçois. Cliquez sur Suivant, cochez la case Dont je suis l’unique destinataire et passez à l’étape suivante.
Désignez le modèle de réponse enregistré
Il s’agit maintenant de définir l’action qui sera exécutée quand la condition sera remplie (ici lorsque vous recevrez un message). Cochez Répondre avec un modèle spécifique. Pour composer le mail d’absence automatique, pointez sur le lien Un
modèle spécifique. Sélectionnez le modèle créé à l’étape 2 et validez. Pour que la règle fonctionne, Outlook doit rester ouvert en votre absence.
Laissez Gmail s’occuper de tout
Si vous disposez d’une adresse Gmail, tout est plus simple. Accédez au webmail. Identifiez-vous, puis cliquez sur la
roue crantée sous votre avatar. Dans le volet qui se déploie, optez pour la commande Paramètres, puis pour l’onglet Général. Faites défiler les options jusqu’à la section Réponse automatique.
Choisissez les contacts concernés
Indiquez les dates de début et de fin de réponse automatique. Saisissez l’objet et le texte du message. Il ne faudrait pas que l’annonce de votre absence puisse être utilisée à de mauvaises fins (un cambriolage, par exemple). Aussi, veillez à sélectionner Envoyer une réponse uniquement aux personnes figurant dans mes contacts. Enregistrez le mail et cochez Réponse automatique activée.
Partez l’esprit tranquille avec Thunderbird
Créez d’abord un modèle de message qui constituera la réponse automatique. Une fois cette formalité accomplie, cliquez sur Outils, Filtres de messages, Nouveau. Donnez un nom à cette règle ( Vacances, par exemple), puis cochez l’option Lors de la réception du courrier. Excluez les adresses d’expéditeur contenant noreply ou
nepasrepondre. Activez Répondre avec le modèle et désignez le message de réponse type. Configurez l’appli Courrier de Windows 10 Si vous avez adopté le client de messagerie de Windows 10, accédez aux options de l’appli et pointez sur l’intitulé Réponses automatiques. Sélectionnez votre compte et Envoyer des réponses automatiques. Cochez Envoyer des réponses en dehors de mon organisation, Envoyer des réponses à mes contacts uniquement, puis tapez le texte de la réponse. Le tour est joué. ■