Échangez facilement vos textes et vos tableaux

Office, Dropbox, Google Drive, tous ces outils ont intégré vos besoins en termes de travail collaboratif. Il n’est même plus nécessaire d’envoyer les documents, un simple lien suffit.

Vérifiez la compatibilité de vos documents avant de les envoyer

Tout le monde ne possède pas Office 2016. Avant d’activer le partage, vous devez donc vous assurer que le document pourra être lu par ses destinataires. Cliquez sur l’onglet Fichier du ruban d’outils puis sur Informations. Pointez sur le bouton Vérifier la présence de problèmes dans la section Préparer pour le partage, puis exécutez la commande Vérificateur de compatibilité. Word ou Excel affichent alors les anomalies susceptibles de survenir avec les versions antérieures du logiciel.

Expédiez le fichier en pièce jointe

Revenez au volet Informations et assurez-vous cette fois que votre document ne contient pas d’infos que vous ne souhaitez pas partager ( Inspecter le document) ou d’éléments qui seraient difficiles à lire par des personnes souffrant de problèmes de vue ( Vérifier l’accessibilité). Cliquez sur Partager. Indiquez l’adresse des destinataires dans le champ Inviter des personnes. Pointez sur le lien

Envoyer en tant que pièce jointe et choisissez le format d’envoi (copie Word ou Excel, PDF).

Transmettez un simple lien cloud

L’une des évolutions majeures d’office 2016 concerne la possibilité d’enregistrer directement les fichiers partagés dans Onedrive afin de les mettre à disposition des destinataires. Ainsi, en cas de travail collaboratif, vous êtes certain de toujours disposer d’une version à jour et synchronisée. Activez l’onglet Fichier du ruban d’outils, puis la commande Partager dans le volet des menus. Cliquez sur Enregistrer dans le cloud pour envoyer le classeur Excel ou le document Word dans votre espace Onedrive.

Activez le partage depuis Dropbox

Pour mutualiser un document ou un dossier complet avec Dropbox, il n’est pas nécessaire de passer par l’interface Web du service. Accédez au dossier Dropbox de votre ordi. Eôectuez un clic droit sur l’élément que vous souhaitez rendre accessible à vos collaborateurs et exécutez la commande Partager du menu contextuel. Saisissez les adresses mails de ces contacts et octroyez-leur l’autorisation de lire ou de modifier le document. Cliquez enfin sur Inviter (sur macos, confirmez avec Partager).

Configurez l’échange avec Google Drive

Connectez-vous à Google Drive. Faites un clic droit sur le fichier et choisissez Partager. Dans la fenêtre Paramètres de partage, pointez sur le lien Avancé pour préparer vos invitations. Cochez la case Empêcher les éditeurs de modifier les autorisations d’accès et d’ajouter d’autres personnes, pour conserver un contrôle total sur les fichiers. ■