Gérez le mode collaboratif de Word et d’excel
La suite Microsoft Office ne cesse d’élargir sa palette d’outils de partage. Vous avez besoin d’un coup de main pour terminer un projet ? Copiez votre document dans Onedrive et invitez vos collaborateurs à le corriger et à l’enrichir.
Sollicitez votre communauté d’entraide
Mais que peut-on encore inventer en matière de traitement de texte ou de tableur ? Si l’on semble avoir fait un peu le tour en ce qui concerne les outils de création, Office ne cesse d’innover en matière de partage et de travail collaboratif. En plus du traditionnel onglet Révision, qui regroupe les options de suivi des modifications, le ruban d’outils de Word comporte dorénavant un bouton Par
tager. Activez le champ Inviter des personnes dans le volet qui apparaît sur la droite de l’écran, puis renseignez les adresses mails des contributeurs.
Autorisez ou non les modifications
Vous pouvez saisir les adresses à l’aide du clavier ou choisir les destinataires parmi vos contacts Outlook. Activez pourcefairel’icôneenformede carnet, àdroiteduchamp de saisie. Déroulez à présent la liste Peut modifier pour fixer les droits des futurs contributeurs. Si vous ne souhaitez pas qu’ils apportent des changements au document, choisissez l’option Peut afficher. L’intervention se limitera alors à l’ajout de commentaires. Rédigez un message d’invitation et pointez sur le bouton Partager. Copiez le document sur Onedrive Si le fichier sur lequel vous travaillez est enregistré sur le disque dur de votre ordinateur, Word vous informe qu’une copie doit être créée suronedriveafindelerendre utilisable en mode partagé. Sélectionnez votre compte et nommez le document. Vos invités sont dorénavant en capacité d’y accéder.
Suivez en direct le travail des contributeurs
Les collaborateurs peuvent éditer le document dans Word Online (un compte Microsoft est requis) ou dans Word si le traitement de texte est installé sur leur ordi. Les changements apportés par les uns et les autres s’affichent en temps réel sur votre écran. Les informations visibles dans la marge droite du document précisent la nature de chaque modification et par qui elle a été effectuée.
Publiez vos commentaires et vos remarques
Activez l’onglet Révision du ruban de fonctionnalités de Word. Sélectionnez le mot ou le paragraphe auquel vous souhaitez associer un commentaire (une note de lecture, une remarque, des instructions, etc.). Activez ensuite le bouton Nouveau commentaire dans la section Commentaires de l’onglet Révision.
Traitez les notes des participants
Tous les contributeurs ont la possibilité de déposer des commentaires. Pour vous aider à vous y retrouver, Word indique pour chaque message le nom de son auteur, ainsi que la date et l’heure de publication. Survolez une annotation avec le pointeur de la souris pour afficher ces précisions. Vous découvrez aussi deux boutons. L’un sert à répondre au message du contributeur ; l’autre, intitulé Résoudre, à clore la conversation.
Activez l’outil de suivi de Word
Le suivi des corrections apportées à un document partagé peut vite tourner à la confusion. Pour garder un contrôle total des contributions, une option s’avère particulièrement utile : le suivi des modifications. Cet outil fait en effet clairement ressortir les corrections et vous offre la possibilité de les accepter ou de les refuser, soit en bloc, soit de manière sélective. Pour en bénéficier, cliquez sur l’icône Suivi des modifications de l’onglet Révision.
Personnalisez les marques de révision...
Mise en forme, insertion ou suppression de texte, tous les changements sont scrupuleusement consignés par Word. Si vous avez quelque peine à vous repérer, utilisez les filtres de la liste Afficher pour la révision, située en haut de la section Suivi de l’onglet Révision. Choisissez l’option Marques simples afin de filtrer les modifications,
Original pour voir le document tel qu’il était avant que vous le mettiez en partage. Pour n’afficher que certaines corrections, déroulez la liste Afficher toutes les marques et décochez les éléments jugés inutiles.
... et filtrez-les selon les intervenants
Si vous avez confié des responsabilités différentes aux intervenants, l’un étant chargé de traquer les fautes d’orthographe, un autre d’enrichir un passage particulier, un dernier assurant la mise en page, vous souhaitez sans doute contrôler leur travail. Cliquez sur Personnes spé
cifiques. Décochez Tous les relecteurs et sélectionnez un contributeur. Activez ensuite le bouton Volet vérifi
cations pour afficher les corrections de cette personne.
Validez ou non les propositions de correction
Vous avez créé le document, vous avez débuté le partage, c’est donc à vous de traiter les corrections apportées par vos invités. Dans la section Modi
fications de l’onglet Révision, deux boutons vous proposent d’accepter ou de refuser chaque contribution. Une action qui peut être aussi réalisée via le menu contextuel de la modification.
Mettez fin au suivi des modifications
La section Modifications de l’onglet Révision comprend unesériedecommandes.lesboutons Précédente et Sui
vante servent à naviguer parmi les contributions. Explorez les menus Accepter et Refuser pour gérer rapidement les corrections. Vous pouvez ainsi valider ou annuler en bloc toutes les modifications. Un vrai gain de temps ! Une fois le document corrigé, pensez à mettre fin au suivi des modifications avant de l’enregistrer, sans quoi les marques de révision resteraient visibles.