Insérez rapidement des formules de politesse
Vous usez sans doute des mêmes expressions toutes faites dans vos documents. Faites appel à la correction automatique et aux composants rapides de Word pour les copier sans efforts.
Indiquez à Word vos formules favorites
Pour gagner du temps lors de la saisie, vous avez la possibilité de détourner la fonction de correction automatique de Word de façon à ce qu’elle remplace un mot-clé par une phrase ou un paragraphe. Sélectionnez ce passage dans votre document après l’avoir mis en forme s’il doit adopter une présentation normalisée (couleur, police, alignement, etc.). Ouvrez ensuite le menu Fichier, Options. Optez pour Vérification, puis activez le bouton Options de correction automatique.
Définissez le mot-clé qui commandera l’insertion du texte de substitution
La formule que vous avez choisie s’affiche en face du champ Remplacer. Tapez le mot ou l’abréviation qui déclenchera l’action du correcteur, en privilégiant bien sûr une combinaison que vous n’utiliserez jamais dans vos écrits (FZ, omz, etc.). Cochez ensuite l’option Texte
brut si vous préférez adopter le style du document cible. Validez avec Ajouter puis avec OK pour enregistrer le raccourci. Ouvrez un nouveau document. Saisissez la combinaison que vous venez de créer et enfoncez la touche Espace du clavier : la correction automatique opère alors et remplace le raccourci par votre phrase !
Utilisez la galerie de composants rapides de Word
Les éléments que vous ajoutez dans la table de correction automatique de votre traitement de texte peuvent également intégrer une image. Seul défaut : cela vous oblige à mémoriser des mots-clés. Pour échapper à cette contrainte, Word vous propose de conserver les éléments fréquemment utilisés dans un presse-papiers accessible depuis le ruban d’outils. Ouvrez un document comportant votre signature. Désignez celle-ci en veillant à inclure l’éventuel logo de votre organisation et la marque de saut de paragraphe qui suit la dernière ligne. Activez Insérer,
Quickpart et Enregistrer la sélection dans la galerie de composants Quickpart.
Ajoutez votre signature en la sélectionnant dans le volet Quickpart
Donnez un nom à cet item afin de le retrouver facilement quand vous serez amené à gérer des dizaines d’entrées. Pour insérer votre paraphe ou un visuel conservés dans les composants rapides, allez sur l’icône Quickpart puis sur la vignette de l’élément en question. Si vous souhaitez le positionner à un endroit particulier du document, et non après le curseur, effectuez un clic droit sur la vignette et choisissez l’une des options (insérer dans l’entête, le pied de page, à la fin du document).