Profitez des petits secrets des services cloud
DROPBOX, ONEDRIVE, ICLOUD, GOOGLE DRIVE OU HUBIC, LES SERVICES DE STOCKAGE EN LIGNE COMPTENT DES CENTAINES DE MILLIONS D’UTILISATEURS. POUR SE DISTINGUER, ILS NE CESSENT D’ÉLARGIR LEUR PALETTE ET D’INNOVER. VOICI QUELQUES ASTUCES POUR GÉRER AU MIEUX LES F
Créez un dossier partagé sur votre espace Dropbox
Vous avez l’habitude d’échanger des documents en envoyant des liens à vos contacts. Mais comment mettre en commun le contenu d’un dossier entier?
Si vous devez travailler LA SOLUTION sur un projet avec des collègues ou des amis, le plus simple est de placer les documents et les éléments dans un dossier partagé que chacun pourra consulter et alimenter. Pour ce faire, ouvrez le dossier Dropbox local. Créez un nouveau répertoire ou faites un clic droit sur un emplacement existant. Dans le menu contextuel, pointez ensuite sur la commande Partager précédée du logo de Dropbox. Composez la liste des personnes qui auront accès au dossier en indiquant leur adresse mail. Avant de cliquer sur le bouton Invi
ter (ou sur le bouton Partager sous macos), déroulez le menu des autorisations. Si vous activez l’option Peut
modifier, les utilisateurs seront habilités à ouvrir les documents, à leur appliquer des modifications, à copier de nouveaux éléments dans le dossier partagé et à en supprimer. Le mieux est d’opérer en deux temps. Établissez une première liste de collaborateurs de confiance, à qui vous octroierez des droits étendus. Répétez l’opération avec les autres invités en optant cette fois pour un niveau d’autorisation minimal ( Peut affi
cher). Pour gérer les utilisateurs et leurs droits, rendez-vous dans l’interface Web de Dropbox. Placez-vous sur l’onglet Partage, sélectionnez un dossier, puis le bouton Partager le
dossier. Déroulez le menu à droite du nom d’un contributeur et choisissez l’option Supprimer pour annuler son droit d’accès.
Générez un lien pour accéder à un fichier partagé sur Drive
Comment donner accès à un document sans pour autant envoyer de mail d’invitation?
Effectuez un clic droit LA SOLUTION sur le fichier ou sur le dossier que vous souhaitez partager depuis votre espace Google Drive. Cliquez sur la commande Partager. Indiquez le statut du fichier (modifiable, consultation ou commentaire), puis pointez sur la commande Copier le lien. Une notification s’affiche en bas de l’écran pour vous confirmer que L’URL du document a été copiée dans le presse-papiers. Il ne vous reste plus qu’à copier ce lien dans un mail, une conversation Skype ou un SMS.
Configurez un partage Onedrive de courte durée
Vous aimeriez recueillir l’avis de vos proches sur un projet en cours, mais en exposant votre travail durant une courte période seulement pour éviter une trop large diffusion.
La création de liens de LA SOLUTION partage limités dans le temps participe à la sécurité de vos données. Connectez-vous à votre espace
Onedrive à partir d’un navigateur. Ouvrez la rubrique Partagés et cochez le document à modifier. effectuez un clic droit, puis sélectionnez En réduisant la durée de vie du partage, vous limitez les risques de piratage. la case Définir la date d’expiration dans le menu contextuel. Par défaut, Onedrive fixe le délai d’activation à trente jours. Réglez cette durée comme vous l’entendez, puis validez.
Filtrez les documents partagés sur votre Dropbox
Dropbox affiche la liste des éléments mis en partage. Mais est-il possible de trier les fichiers en fonction des contributeurs ?
Connectez-voussurl’inLA SOLUTION terface Web de votre compte Drop
box. Une fois identifié, parcourez la liste des fichiers. Dans le volet gauche, activez la rubrique Partage. Dans la partie centrale de la fenêtre, cliquez sur l’en-tête de la colonne Membres. Vous pourrez ainsi retrouver les documents en fonction des utilisateurs qui profitent du partage.
Affichez la durée de validité d’un partage sous hubic
Comment savoir si le partage activé sur un fichier ou un dossier hubic est encore valide et pour combien de temps ?
La durée de validité du LA SOLUTION partage ne peut être connue via le client hubic installé sur votre PC ou votre Mac. En revanche, l’interface Web et l’application mobile du ser-
vice cloud délivrent bien cette information. La durée restante est indiquée entre parenthèses, à côté du nom du fichier. Il est impossible de prolonger la durée de validité d’un lien de partage. Néanmoins, vous pouvez générer un nouveau lien lorsque le partage arrive à échéance. Attention, L’URL du fichier sera différente, aussi pensez à communiquer le nouveau lien aux contributeurs.
Gérez les modifications avec le service Box.com
Un contributeur a apporté des changements malvenus à un document partagé sur Box.com. Comment revenir à la version antérieure du fichier?
Lorsque l’on s’inscrit LA SOLUTION dans une démarche collaborative, chacun intervient sur le fichier à son rythme, le service cloud se chargeant de synchroniser le document en temps réel. Quand une erreur ou une intervention malheureuse se produit, il faut pouvoir annuler les modifications et retrouver une version propre du fichier. Pour ce faire, rendez-vous sur la page Tous les fichiers de votre espace Box. Faites un clic droit sur le nom du document, déroulez le menu Propriétés, Historique de versions et restaurez celle de votre choix. Si vous vous trouvez dans la fenêtre d’aperçu de Box, pointez sur la flèche à droite du nom du fichier, en haut de l’écran, et activez la commande Historique de version.
Invitez des proches à enrichir votre Dropbox
Recevoir des documents par mail n’est pas idéal. Il faut penser à les enregistrer dans le cloud pour en disposer sur tous vos appareils. Comment autoriser des proches à copier des fichiers dans votre Dropbox sans pour autant partager le contenu d’un dossier ? Connectez-vous sur LA SOLUTION votre espace Dropbox. Cliquez ensuite sur l’intitulé Demande de fichiers et exécutez la commande Créer une demande de fichiers. Renseignez l’objet de la requête
( Envoyer la dernière version de la
plaquette commerciale, par exemple) ainsi que le dossier qui accueillera les fichiers. Pointez sur le bouton Suivant, saisissez l’adresse mail de votre correspondant ou copiez le lien généré dans un message pour inviter la personne à transférer les documents. Il n’est pas nécessaire que votre correspondant dispose luimême d’un compte Dropbox. Vous ouvrez en effet un accès temporaire à votre espace de stockage et serez le seul à pouvoir consulter les documents transmis.