Travaillez à plusieurs avec Dropbox Paper
Vous n’avez pas forcément besoin d’une suite bureautique en ligne complète. Dropbox Paper propose des outils d’édition et d’annotation basiques de vos documents partagés.
Faites connaissance avec Dropbox Paper
Lancez votre navigateur Internet et connectez-vous à votre compte Dropbox. Une fois identifié, cliquez sur l’intitulé Paper dans le volet gauche de l’écran. Pointez ensuite sur le bouton Commencer. Un didacticiel prend alors le relais. Il ne s’agit pas d’une banale démonstration, mais d’un outil interactif qui vous propose de découvrir les possibilités du service à partir d’un modèle existant ou en créant un nouveau document. Choisissez cette dernière option. Nommez le fichier et suivez le guide. Quand vous vous sentez à l’aise, revenez à la page d’accueil de Paper et activez Créer un document.
Ajoutez des documents au classeur partagé
Le projet Dropbox Paper se comporte comme un classeur. Vous pouvez ainsi y agréger des fichiers enregistrés sur votre espace Dropbox. Cliquez sur l’icône + dans la zone de composition, puis activez la commande Ajouter
des fichiers Dropbox. Pointez sur le lien Choisir dans votre Dropbox. Sélectionnez les documents que vous souhaitez rendre accessibles à vos collaborateurs. Ils sont aussitôt intégrés dans le classeur Dropbox Paper. Il peut s’agir d’images, de documents Word, PDF, etc.
Invitez vos collaborateurs
La barre d’insertion permet également de créer un tableau, des listes à puces, des cases à cocher ou encore de pointer sur des ressources de Youtube ou des fichiers Google Docs. Pour autoriser d’autres utilisateurs à intervenir sur le classeur Dropbox Paper, cliquez sur le bouton
Partager en haut de l’écran. Indiquez les adresses mails de vos correspondants et définissez le périmètre de leur intervention. Par défaut, ils peuvent modifier le contenu des documents. Si vous souhaitez seulement recueillir leur avis, choisissez l’option Peut commenter.
Utilisez Paper sur votre smartphone
En bon outil collaboratif, Dropbox Paper est disponible sous la forme d’une application pour IOS et Android. Une fois installée, l’appli vous donne accès aux contenus dont vous êtes l’auteur et aux documents que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous. Pensez à autoriser les notifications. Ainsi, lorsqu’un contributeur apportera une modification ou répondra à un commentaire, vous en serez alerté en temps réel sur votre mobile. Toutes les fonctionnalités du service restent accessibles depuis l’appli. Vous pouvez notamment gérer à distance les options de partage.