« La GED est une révolution pour notre métier d’administration des ventes »

Anna Ferchaud a rejoint Discac il y a 14 ans, d’abord au standard puis à l’administration des ventes, dont elle est devenue la responsable. Avec la mise en place de la GED, les dix membres de son équipe voient aujourd’hui leur métier changer en profondeur. Ils délaissent progressivement leur travail de saisie pour évoluer vers la relation client. « Avant le déploiement de M- Files, notre principale tâche était de saisir des documents dans L’ERP, dont les bons de commande, reçus par e- mail. Ensuite, il fallait les classer et les archiver en format papier dans notre salle d’archives. Avec la GED, l’objectif est de nous affranchir de ces saisies fastidieuses et d’utiliser le temps libéré pour être davantage à l’écoute de nos clients, remonter leurs demandes et renforcer notre relation avec eux » . Selon Anna Ferchaud, cette digitalisation était une nécessité car l’ancien outil – Microsoft Outlook – avait atteint ses limites. « Nous l’avions paramétré pour réaliser quelques fonctions de GED, mais cela restait insuffisant. Et surtout, Outlook était saturée toutes les semaines. Nous recevons en effet près de trois cents mails par jour. Avec M- Files, nous disposons d’un espace de stockage suffisant, en plus de véritables fonctions de GED. » Parmi les principales fonctions qu’elle met en avant figurent le classement automatique des documents, l’outil de recherche, le suivi de dossier et le travail collaboratif.

De “responsable du pôle administration des ventes ”, Anna vient de voir son poste évoluer vers celui de “chargée de relation client ”. « La relation avec la clientèle est ce que j’ai toujours préféré dans l’administration des ventes. Grâce au digital, cela va devenir notre principale tâche, ce qui est très valorisant. »