Des outils sécurisés
Durant la pandémie, le déport du travail vers l’extérieur de l’entreprise a montré l’importance de la gestion de l’information et du partage de celle- ci pour permettre aux salariés de réaliser leur travail efficacement.
Du jour au lendemain, des milliers de salariés se sont retrouvés chez eux et devaient se connecter à leur entreprise afin d’obtenir les données et informations nécessaires pour effectuer leur travail quotidien. Selon des estimations raisonnables, les salariés passent un cinquième de leur temps à rechercher la bonne information pour effectuer leur travail, soit un jour de travail par semaine ! Une étude plus optimiste pour le compte de Nuxeo met la barre à 52 minutes. Cela représente une perte de productivité de 15 %. Comment expliquer de telles pertes de temps avant de d’accéder à la donnée ou à l’information nécessaire ? La première raison est qu’aucune politique de gestion des données n’est en place. La seconde montre que les informations sont le plus souvent dans des silos applicatifs non partagés par les différents services. Là encore, Une étude réalisée pour le compte de Nuxeo indique que les entreprises ont, en moyenne, neuf solutions différentes de gestion des contenus. Il convient aussi d’y voir une conséquence de l’infobésité et que trop d’informations masquent les informations utiles. On est loin des buts de la gestion de l’information qui est d’apporter la bonne information à la bonne personne au bon
Ces échanges, parfois de documents ou d’informations sensibles, doit se réaliser dans un environnement sécurisé. La plupart des outils intègrent maintenant au minimum le chiffrement des échanges, le pus souvent de bout en bout. Des plates- formes comme celle d’opentext proposent une sécurisation transverse et complète. L’ajout des fonctions de sécurité se réalise le plus souvent par des acquisitions et l’intégration des fonctions de sécurité dans la plate- forme. Le besoin de sécurité est de plus accru par une utilisation d’infrastructure et de placement des données dans des environnements hors de l’entreprise comme le Cloud public. Si l’utilisation du Cloud facilite le partage en donnant un pont d’accès plus simple pour les collaborateurs de l’entreprise, la question de la sécurité et du transfert des données devient primordiale. moment. Très souvent, la confusion existe entre accéder à une donnée et obtenir une information. Pour être clair, une donnée c’est un nom, une adresse, un code client. Une information réunit le nom, l’adresse et le code client pour pouvoir livrer ce que le client a commandé.
Le salarié dans son travail doit pouvoir accéder à cet ensemble pour remplir sa mission. Si les éléments de cet ensemble sont dans des bases de données différentes, des applications distinctes, il mettra plus de temps pour les trouver et effectuer sa tâche. Ce constat de simple bon sens n’est pas forcément vérifié dans la réalité des entreprises.
La pandémie a démontré que de permettre un accès dans de bonnes conditions aux informations de l’entreprise était une nécessité pour la
continuité de l’activité. Les entreprises ont souvent réagi avec rapidité pour le permettre. Il est temps aujourd’hui, alors que l’épidémie semble sous contrôle, de pérenniser ce qui a été mis en place pour assurer la résilience de l’activité lors d’autres crises à venir.
Entre fournir la bande passante, sécuriser les échanges de données et d’informations, mettre en oeuvre une véritable gouvernance des données pour assurer que les informations arrivent à bon port, le travail à effectuer va être conséquent. C’est pourquoi les suites de gestion de l’information d’entreprise ou de gestion des documents instillent peu à peu des éléments d’automatisation de workflow des informations et des contenus en simplifiant les possibilités d’accéder aux bonnes informations. Des suites comme celles d’opentext ou de Nuxeo ajoutent des fonctions d’intelligence artificielle pour réaliser cette automatisation. Une étude réalisée par Markess indique que 82 % des décideurs pensent que les processus documentaires sont peu automatisés : 57 % estiment aussi que l’intelligence artificielle va jouer un rôle important dans l’automatisation à venir. Elle permettra de classer les contenus numérisés, d’analyser les données et contenus non structurés, d’aider à la prise de décision et de détecter les anomalies. L’intelligence artificielle et l’apprentissage machine vont jouer aussi le rôle d’enrichissement au niveau des métadonnées des informations qu’accumulent les entreprises à un volume inégalé jusqu’à présent.
Si l’aspect le plus visible et le plus mis en avant a été l’utilisation des outils de réunion en ligne ou de visioconférence dont l’usage a explosé pendant le confinement, les outils collaboratifs et de partage de documents ont aussi pris leur part dans la continuité de l’activité des entreprises. Fini le temps où l’information c’était le pouvoir dans l’entreprise. Les clients exigent des réponses rapides à leurs interrogations, il faut donc que les commerciaux, les agents dans les centres de service aient accès aux informations pour informer, conseiller les clients. L’information et le contexte de la relation avec le client se doivent d’être au plus près du terrain pour des prises de décision rapides.
Le partage est là aussi pour fluidifier le travail des équipes autour des dossiers et contenus de l’entreprise. Ce partage a tendance à devenir le plus en temps réel possible par des outils synchrones de type tableaux blancs ou permettant d’intervenir ou de modifier des éléments en temps réel. Un axe différent de ces outils est d’unifier l’interface utilisateur vers les multiples tâches à effectuer. Des outils comme Slack proposent ainsi des interfaces renouvelées, d’où l’utilisateur lance des tâches dans les outils de backend, d’où il partage des documents et organise des réunions…
Une diversité de mouvements qui s’appuie sur une plus grande ouverture des outils de collaboration et de partage par des API qui étendent les services disponibles sur les platesformes. Cela permet de plus d’enrichir l’offre première avec des services tiers qui complètent ou étendent les possibilités offertes aux utilisateurs. ✖
Le monde d’après sera probablement plus mobile. BYOD ou flotte d’entreprise, les salariés se doivent d’être joignables, accélérant certaines tendances, déjà observées auprès du grand public, dans le monde professionnel.
Pendant le confinement, le télétravail s’est imposé à une grande majorité de salariés reclus chez eux. Dans ce contexte, la mobilité, de par son agilité, s’est avérée être une réponse aux difficultés des premiers jours. Dans une étude présentée à ses clients et à la presse à la fin juin, Bouygues Télécom livre quelques chiffres tirés de ses observations auprès de ses abonnés. Ainsi, le nombre de réunions virtuelles a été multiplié par 5, la bande passante utilisée par les VPN par 4 et le nombre d’appels par le biais d’outils collaboratifs multiplié par 3. « On a vu au cours de cette crise une accélération de la transformation des entreprises, qui ont été amenées à passer en télétravail de manière presque instantanée » , fait remarquer Xavier Hémery, collaboration pre- sales manager chez Cisco. « Les formes de travail sont de plus en plus destructurées, d’où un besoin d’agilité des organisations, une recherche de flexibilité chez les collaborateurs avec de la mobilité, du BYOD, de la gestion de flotte. » Premier problème : l’équipement des collaborateurs en télétravail.
Plusieurs entreprises, au coeur de la crise, nous signalaient les difficultés qu’elles rencontraient lorsqu’il s’agissait de commander et de fournir des terminaux à leurs salariés. Dans le chat de la conférence de Bouygues, un participant s’en fait le porte- parole, félicitant l’opérateur pour sa réactivité mais soulignant des difficultés en termes de logistique. Et même en interne, certains observent une asymétrie entre la demande des salariés et l’offre que L’IT est en mesure de fournir. En conséquence de quoi la question du BYOD, ou Bring your own device, s’est posé lors de la crise. Néanmoins, après crise, cette solution n’apparaît pas comme un moyen à long terme, d’autant qu’elle implique des démarches supplémentaires en termes de sécurité, un point problématique qui n’a pas attendu le Covid pour se poser. De même que cette inévitable question de « la sécurité et la confidentialité des communications, qu’on a parfois tendance à considérer comme acquises » , mais qui ne saurait s’affranchir de considérations sécuritaires lorsque des réseaux publics sont utilisés, rappelle Xavier Hémery.
C’est cependant un fait établi : les usages mobiles des salariés ont connu un boom. L’étude de Bouygues Télécom montre que, si le trafic voix en mobilité dans la grande majorité des secteurs a explosé lors du confinement, il ne retrouve pas pour autant ses niveaux d’avant- crise. Tous domaines confondus, de 6 h 22 mn par mois par personne avant la crise, le trafic voix a grimpé à 9 h 37 mn par mois pendant les semaines où la France était confinée : il se maintient à 9 h 26 mn depuis le mois de mai. Une situation particulièrement marquée dans les activités administratives : de 2 h 57 mn par mois au début 2020, le trafic voix bondit à 8 h 44 mn de la semaine 12 à la semaine 20, et se maintenant aujourd’hui à 7 h 11 mn. « De manière générale, il y a un usage de la mobilité en entreprise qui augmente, c’est une tendance de fond » , nous explique François Treuil, directeur général Entreprises chez Bouygues Telecom. « On est en train de vivre en entreprise ce qui s’est passé dans le grand public : le mobile remplace le fixe » , ajoute- t- il, précisant que la courbe devrait redescendre dans les prochains mois, mais rester au- dessus des niveaux d’avant crise. C’est probablement ce qu’il faut retenir de cette période post- confinement : les mouvements qui se sont accélérés ces trois derniers mois ne reviennent pas à l’état dans lequel ils se trouvaient avant la crise, mais se maintiennent, à un niveau moindre certes qu’en plein confinement, mais au- dessus de la normale.