Droits et devoirs
John F. Kennedy disait “l’ignorance coûte plus cher que l’information”. Cet adage s’applique parfaitement à la franchise.
Le reporting peut être vu comme intrusif et être mal vécu par un
franchisé qui n’en aurait pas
perçu l’intérêt.
La franchise repose sur une relation de confiance qui implique la transparence : le franchiseur doit connaître les résultats de l’exploitation de son savoirfaire et de sa marque par le franchisé. Détaillons plus avant les motivations des clauses de remontées d’information stipulées dans les contrats de franchise (1), avant de voir comment le contrat de franchise l’organise le plus souvent (2).
1 - JUSTIFICATIONS DE LA CLAUSE DE REPORTING
Outil d’animation du réseau.
Le reporting est un outil d’animation qui permet au franchiseur de déployer une assistance et des techniques d’animation adaptées aux besoins du franchisé. Il permet au franchiseur de collecter et d’analyser les chiffres d’affaires, les données commerciales et le cas échéant les ratios de compte d’exploitation du franchisé, afin de situer sa performance par rapport aux autres franchisés. Les difficultés du franchisé peuvent être identifiées tôt, de manière à permettre une réaction en temps utile, c’est-à-dire une compréhension des causes des difficultés à un moment où le franchisé dispose encore de ressources pour réagir et améliorer sa performance. Plus la remontée est fréquente, plus l’analyse est automatisée, plus les problèmes seront identifiés et traités, évitant la survenance de bien des contentieux ultérieurs.
Outil d’amélioration du savoir-faire.
L’utilisation des données permet au fran- chiseur de mesurer la performance de chaque franchisé dans l’application de son savoir-faire et de mesurer l’impact des évolutions qu’il diffuse, de même que de l’usage des techniques de développement des ventes et de notoriété de la marque. Le reporting permet ainsi de conduire une analyse objective de la pertinence des éléments du savoir-faire et l’opportunité de les faire évoluer. Il est ainsi indispensable à la définition et à la mesure des avantages concurrentiels que le savoir-faire peut apporter. Cet outil permet de constater quels points de vente sont performants, lesquels le sont moins et d’analyser quelles sont les bonnes pratiques, c'est-à-dire celles qui fonctionnent et méritent d’être dupliquées et partagées avec l’ensemble des autres franchisés. Le franchiseur dispose ainsi de matière pour faire évoluer son savoir-faire. La remontée d’information permet également au franchiseur d’identifier les produits qui remportent le plus de succès chez les consommateurs ou de détecter les périodes creuses. Le reporting offre donc au franchiseur l’opportunité de développer son offre de produits ou services (assortiment/ gammes) et d’adapter sa politique marketing et de communication en organisant des opérations permettant de dynamiser les ventes.
Calcul des redevances contractuelles.
La relation de franchise est basée sur une mise à disposition de signes distinctifs, d’un savoir-faire et la fourniture d’une assistance par le franchiseur contre paiement par les franchisés de redevances. Les redevances sont souvent proportion-
nelles au chiffre d’affaires ou aux achats du franchisé. Dès lors, les données comptables que le franchisé transmet au franchiseur sont indispensables au calcul des redevances, sans lesquelles le franchiseur ne pourrait assumer le financement des outils et services qu’il met à la disposition des franchisés.
2 - MODALITÉS
En l’absence de règle légale, les obligations du franchisé en matière de reporting ont pour source le contrat de franchise. Le contrat de franchise doit donc fixer tant le principe du reporting que ses modalités. L’analyse des informations récoltées par le franchiseur ne présente un intérêt que dès lors que l’ensemble des franchisés ont communiqué les données qui lui sont propres. Ainsi, le reporting doit être défini dans chaque contrat de franchise, et ce dès la signature du premier contrat afin que l’ensemble du réseau soit soumis à cette obligation, dans les termes les plus proches possibles. Cette clause doit rappeler les objectifs avant d’énoncer les obligations incombant au franchisé. En effet, le reporting peut être vu comme intrusif et être mal vécu par un franchisé, qui n’en aurait pas perçu l’intérêt. Pour être accepté, il doit être compris et perçu comme un moyen d’aider le franchisé en lui permettant d’améliorer ses performances. Le contrat de franchise doit ensuite préciser les modalités de remontée d’information : périodicité, contenu, modalités de transmission, ainsi que les sanctions en cas de non-respect, et en particulier la stipulation d’une astreinte contractuelle en cas de retard de communication des données. Ces modalités seront adaptées selon l’activité du réseau, les outils disponibles et les besoins de chacun. La liberté contractuelle prévaut. Une remontée automatique des informations gérée par logiciel commun à l’ensemble des franchisés est indispensable et évite au franchiseur les difficultés pratiques de collecte des données. Le contrat doit prévoir la possibilité pour le franchiseur d’accéder, de stocker et d’utiliser les données du franchisé traitées par le logiciel. À défaut, l’intrusion illégale dans un système informatique est un délit sanctionné par une peine maximum de deux ans d’emprisonnement et 30 000 euros d’amende. En sus de la remonté d’information automatique, il est usuel que soient commu-
Il doit être compris et perçu comme un moyen d’aider
le franchisé en lui permettant
d’améliorer ses performances.
niqués les comptes annuels du franchisé, les déclarations de TVA, parfois des rapports d’activité selon un format définit par le franchiseur, et certaines informations spécifiques à tel ou tel secteur d’activité. Le contrat de franchise doit être rédigé avec soin : il devra être détaillé et la clause devra pouvoir être mise en oeuvre efficacement. On le voit, le reporting est au coeur d’un système de franchise efficace. Et loin de s’en défier, le franchisé devrait le louer ! Le franchiseur devrait quant à lui se doter d’outils performants : c’est un élément essentiel du savoir-franchiser.