Franchisés, vous responsables de êtes aussi votre stock !
Focalisés sur leurs performances commerciales, occupés par les tâches administratives, les franchisés oublient souvent de se soucier de leur stock. Or il s’agit d’un outil de travail indispensable au bon fonctionnement de leur activité. Il faut donc en prendre soin en le suivant de très près. Ève MENNESSON Le stock est un outil de travail et il faut en prendre soin.”
AVANT de se lancer comme franchisés, ces derniers pensent à leur capacité à attirer et retenir de nouveaux clients, aux difficultés de trouver local, financement et employés sérieux, aux lourdeurs des tâches administratives… Mais aucun ne semble se soucier de la gestion des stocks. Pourtant, c’est bien au franchisé que cette tâche incombe, et non au franchiseur. “C’est au franchisé que le stock appartient, c’est à lui de le gérer, insiste Jean-Luc Fumey, co-fondateur d’Avenir Franchise. Le franchiseur peut, dans le meilleur des cas alerter”. Or, un stock bien géré est l’assurance ensuite de ventes optimales. “C’est un outil de travail et il faut en prendre soin”, insiste Bertrand Brumel-Jouan, manager au sein du cabinet de conseil Citwell. En effet, avoir trop de stock peut coûter cher : “Avoir trop de stock cause des problèmes de trésorerie puisqu’une somme financière est
bloquée. Le stock est un élément de la gestion financière de l’entre
prise”, pointe Jean-Luc Fumey. A contrario, ne pas avoir en stock un produit demandé par un client peut amener ce dernier à se tourner vers un autre magasin ou à commander sur Internet. “Il n’est pas acceptable de ne pas fournir ses clients à temps”, pense Laurent Maimi, responsable de l’offre Supply chain et Logistique chez Cegos. “Si un franchisé est trop régulièrement en rupture de stock, cela génère une mauvaise image du magasin auprès de la clientèle”, poursuite Jean-Luc Fumey. Il s’agit donc de bien suivre l’état de son stock pour l’optimiser. Tout un travail !
Micro-inventaires tournants
Un travail qui débute avant même l’ouverture du point de vente : Jean-Luc Fumey conseille d’inclure le stock initial dans le business plan afin de s’assurer d’avoir la surface financière suffisante pour le financer. Car, en effet, sans stock, pas d’activité ! Il s’agit donc
de bien analyser, dès le début, le stock initial qu’il sera nécessaire de posséder. “Il faut également se poser la question du réapprovisionnement pour prévoir suffisamment d’avance de trésorerie”, ajoute Jean-Luc Fumey. Pour les premières livraisons des fournisseurs, Bertrand Brumel-Jouan recommande de bien contrôler les mouvements d’entrée. Pour s’assurer que tout correspond à la commande. “Une fois que la confiance s’est installée, il est intéressant de conserver des
contrôles aléatoires”, conseille-t-il. Donc pas de confiance aveugle en ses fournisseurs mais du contrôle, du contrôle et encore du contrôle. Surtout au début de la relation. Autre obligation : connaître en permanence l’état de son stock, son évolution. Bertrand BrumelJouan conseille aux franchisés de mettre en place des inventaires tournants (par ligne de produits par exemple) pour constater d’éventuelles erreurs avant l’inventaire comptable. “Faire des micro inventaires tournants régulièrement, tous les jours ou au moins toutes les semaines, permet de
garder un stock de travail propre. Sinon, le problème est réglé trop
tard”, précise-t-il. Il invite d’ailleurs à former ses salariés sur ces questions de gestion du stock, voire à les incentiver, afin de permettre la tenue régulière de ces microinventaires. Ces micro-inventaires sont d’autant plus importants à réaliser quand le franchisé a fait le choix d’un réapprovisionnement automatique. Pour Bertrand BrumelJouan, le réapprovisionnement automatique est une bonne solution, car moins chronophage, à condition qu’il n’y ait pas d’erreur dans la gestion de son stock. “Afin que ne soient pas commandés des produits dont on n’a pas besoin et inversement”, ajoute-t-il.
Quantité, valeur, âge
Au-delà des inventaires tournants, essentiels, le franchisé doit se doter d’un outil de gestion des stocks pour suivre certains indicateurs et réagir en conséquence. Mais quelles informations doivent y figurer afin d’optimiser la gestion ? Au-delà de l’état du stock
dans sa globalité (en quantité et en valeur), il est intéressant de suivre des familles de produits ou des marques (toujours en quantité et en valeur). Bien sûr, les mouvements d’entrée et de sortie doivent être reportés clairement. Ainsi que l’âge du stock. “Le franchisé doit acquérir le réflexe de bien faire tourner son stock en s’inquiétant de son âge et en organisant des actions commerciales pour garantir un écoulement optimal”, explique Bertrand BrumelJouan. Des actions qui peuvent consister en des placements des produits non écoulés en tête de gondole ou encore à pratiquer des promotions sur ces produits. Laurent Maimi conseille également de s’inquiéter du taux de service : “le client a-t-il obtenu son produit en temps et en heure ?”, précise-t-il. Le délai d’approvisionnement, également, doit être suivi. “Il est aussi intéressant de noter le délai d’approvisionnement réel par rapport au délai annoncé”, avance Laurent Maimi. Afin de ne pas se retrouver démuni et de prévoir ses commandes en temps et en heure. Il recommande de se soucier de cette question de rupture de stock en priorité pour les produits qui doivent être absolument présents et pour lesquels il faut donc prévoir un stock de protection. Car pour les autres produits, “les entreprises ont tendance à surstocker, par peur de manquer. Or, cela ne sert à rien car celles qui surstockent connaissent aussi des situations de rupture”, révèle Laurent Maimi. Il invite donc les entrepreneurs à savoir précisément quelles pièces doivent être absolument présentes au sein de leur magasin et de les surveiller plus attentivement. Et à ne pas surstocker les autres produits. En effet, rappelle-t-il, la possession a un coût : entrepôts, personnel, etc… sans parler de l’obsolescence des produits. Et le franchiseur ? L’outil de gestion du stock est généralement proposé par le franchiseur. À part si le logiciel proposé est totalement défaillant ou vraiment incomplet, il n’est pas utile de se doter d'un autre outil. Cela compliquerait en effet le suivi du stock, qui doit au contraire être simple pour pouvoir être fait tous les jours. Car même si la gestion du stock est l’apanage du franchisé et non du franchiseur, ce dernier accompagne généralement son réseau dans la bonne gestion. En fournissant un outil, nous l’avons dit mais également en l’aidant sur certains points. Comme la constitution du stock initial par exemple : “Les bons franchiseurs ont généralement à disposition de leurs franchisés un stock de référence qui est la moyenne de ce qui s’est fait ailleurs, dans les autres boutiques du réseau”, rapporte Jean-Luc Fumey. La tête de réseau est de plus généralement là pour discuter avec ses nouveaux franchisés lors de la constitution de son stock initial, afin de l’éclairer de son expérience. Mais son rôle d’accompagnement ne s’arrête pas une fois l’activité lancée : il joue souvent un rôle d’alerte, à travers l’outil de gestion fourni, que lui aussi suit scrupuleusement. Mais aussi via les visites de l’animateur, qui doit s’enquérir de la façon qu’a le franchisé de gérer son stock. Même si le franchiseur doit évidemment laisser une grande latitude au franchisé. “Ne seraitce que parce que, d’une région à l’autre, d’une ville à l’autre et même d’un quartier à l’autre, la façon de consommer des clients n’est pas la même”, note JeanLuc Fumey.
“Il n’est pas inutile de se renseigner en amont sur ce qu’offre le franchiseur en termes de pilotage des stocks, de délais de réapprovisionnement, de reprise de
stocks”, pense Bertrand BrumelJouan. En effet, les outils de gestion peuvent être de plus ou moins bonne qualité. Surtout, si le franchiseur ne pratique pas la reprise de stocks, le franchisé peut ne pas pouvoir y réinjecter de nouveaux produits. Et, en termes de commerce, l’obsolescence n’est jamais bonne. Avant de se décider pour un réseau de franchise, la question du stock doit donc être étudiée.
Les entreprises ont tendance à surstocker, par peur de manquer.”