Maîtrisez votre addiction aux mails professionnels

La nouvelle loi française sur le droit à la déconnexion fait réfléchir le Financial Times, qui y voit plus de qualités que de défauts

Janvier est le mois des bonnes résolutions pour vaincre les addictions: ne plus toucher à l’alcool, manger moins, arrêter de consulter Facebook et Twitter à la moindre occasion et ainsi de suite. Mais que se passe-t-il quand l’addiction est collective ? Peut-elle être vaincue par un individu quand d’autres continuent à abuser ? Les mails sont un exemple de choix, d’autant qu’une loi française vient d’entrer en vigueur récemment. Cette loi accorde aux employés le “droit à la déconnexion” en obligeant les entreprises à négocier avec le personnel les heures durant lesquelles ils ne sont pas obligés de répondre aux appels téléphoniques et aux messages électroniques. Ce qui représente l’équivalent numérique de la pointeuse d’usine. Il est facile de critiquer cette approche dirigiste dans un pays qui a imposé une semaine de 35 heures. La possibilité de quitter leur bureau tout en restant en relation avec l’entreprise est un atout pour les employés. Vaudrait-il mieux lambiner au bureau au cas où votre patron ait besoin de vous ? Et les fuseaux horaires ? Le personnel basé à Hong Kong doit-il ignorer les mails hors horaires de New York ? Le gouvernement français a cependant raison à plus d’un titre. D’abord, les mails et autres moyens de communication numériques, depuis les réseaux sociaux d’entreprise jusqu’aux messageries instantanées comme Slack, peuvent effacer les frontières entre travail et vie personnelle de façon nocive. Ensuite, il s’agit d’un challenge collectif. Difficile pour une personne d’ignorer ses mails tant que les autres continuent à lui en envoyer. Les entreprises et les employés sont co-dépendants des mails et autres filets numériques tels que les conférences virtuelles entre plusieurs pays, qui dévorent des heures de travail de façon invisible. Le pire tyran n’est pas l’entreprise, mais le manager intermédiaire avide de pouvoir qui consomme le temps de travail des employés sans qu’une trace n’apparaisse sur les plannings. Comme la pollution, tout cela a un coût au niveau collectif mais il est difficile de l’imputer à une personne en particulier. L’impact immédiat est ressenti par les individus, qui ne cessent de penser au travail que lorsqu’ils dorment. Puisque les mails peuvent arriver dans votre messagerie à n’importe quel moment, la nature ininterrompue, “always on”, de la communication numérique rend difficile de relâcher l’attention et de se reposer. Les mails professionnels sont un genre d’addiction particulièrement aride car elle procure peu de plaisir, contrairement à d’autres formes de communication, comme les posts sur les réseaux sociaux. Nous pouvons regretter de passer trop de temps sur Instagram, Pinterest et autre Snapchat, mais ils offrent au moins une récompense sous forme d’amusement, de distractions, de flirts, de fanfaronnades et autres interactions avec les amis. Les mails sont plus de l’ordre du devoir : ils doivent être lus et il faut y répondre si vous voulez rester dans la boucle. Une étude a déterminé que 70 % des mails sont ouverts en six secondes dans le cadre professionnel, et aussi que le destinataire met une minute après chaque interruption par un mail à retrouver sa concentration. C’est vraiment beaucoup d’interruptions de la vie professionnelle quand on sait que 120 milliards de mails professionnels devraient être reçus et envoyés quotidiennement en 2017. Quand l’habitude se prolonge audelà des heures de bureau, l’absence de déconnexion peut devenir pernicieuse. Une autre étude conduite sur 300 employés de différents secteurs a révélé que l’incapacité à se déconnecter entraînait “stress chronique et épuisement émotionnel” pour certains, même si d’autres y sont moins sensibles. La plupart des employeurs sont heureux de stresser les managers et les collaborateurs pourvu que les choses ne dégénèrent pas. Beaucoup d’environnements professionnels “haute performance” sont conçus pour fonctionner de la sorte. Mais la surcharge chronique de travail entraînée par l’absence de pauses a un impact évident sur la productivité. Des employés fatigués et stressés travaillent moins. Cela semble évident et les confirmations abondent. Une étude sur les ouvriers dans les usines de munitions en Grande-Bretagne durant la Première guerre mondiale concluait que s’ils avaient travaillé trop d’heures lors d’une semaine, la productivité en souffrait la semaine suivante. Ou, plus récemment, que les enseignants des écoles maternelles en Allemagne étaient plus heureux et plus efficaces en classe s’ils avaient pris un vrai week-end de repos. Limiter le nombre d’heures travaillées était simple, autrefois : il suffisait d’imposer des horaires plus courts. Mais la nature ininterrompue et addictive de la communication en ligne rend les choses plus compliquées. Néanmoins, c’est un enjeu pour les entreprises de comprendre “à quel point l’addiction aux médias sociaux et à la technologie peut-être nuisible”, comme le souligne Adam Alter, auteur de ‘Irresistible’, un livre à paraître sur les addictions. La nouvelle loi française est bien inspirée, en demandant aux entreprises et aux employés de trouver la bonne solution eux-mêmes. Certaines organisations sont très éparpillées géographiquement et emploient de nombreux collaborateurs autonomes qui préfèrent fournir le travail demandé sans être contrôlés physiquement. Si les mails leur permettent de travailler avec efficacité depuis chez eux, il serait stupide de les en empêcher. Mais les mails peuvent rapidement devenir une addiction collective. Certains managers trouvent commode d’envoyer des rafales d’e-mails tard le soir, par exemple quand leurs enfants sont couchés, alors que ces messages produisent une intrusion stressante dans la vie des destinataires, qui sont supposés répondre. Le stress retombe sur les employés, mais le coût en terme de baisse de productivité joue contre l’employeur. Les résolutions collectives de la nouvelle année, celles de changer de comportement, n’ont peut-être pas une durée de vie plus longue que les résolutions individuelles. Elles sont aussi probablement plus difficiles à respecter. Mais prendre une bonne résolution est déjà un début.