L’obligation de facturation électronique concerne déjà les entreprises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques et s’imposera en dernier aux TPE, le 1er janvier 2020
leur simplifier la vie en connectant tous les SI (comptabilité, paie, etc.). Par ailleurs, les bulletins de paie électroniques sont moins faciles à falsifier que les bulletins papier.” Autre document crucial qui peut prétendre à une existence 100 % numérique : la facture. Elle va devenir incontournable dans le cadre des marchés publics aux niveaux français et européen. L’ordonnance du 26 juin 2014 a défini un calendrier d’obligation de facturation électronique pour les émetteurs de factures à destination de l’État, des collectivités territoriales et de leurs établissements publics respectifs: elle concerne déjà les entreprises de plus de 5 000 salariés et les personnes publiques et s’imposera en dernier aux TPE, le 1er janvier 2020. Entre sociétés du secteur privé, c’est une moitié de contrainte… “Il faut pouvoir recevoir les factures dématérialisées, mais il n’y a pas d’obligation de les émettre, explique Maître Renard. En réalité, beaucoup d’entreprises ont des clients publics et vont être obligées de le faire.” La solution Chorus Pro (cf. encadré chiffré), mise en place par l’Agenceg ppour l’informatiqueq financière de l’État, qui permet le dépôt, la réception, la transmission des factures électroniques et leur suivi, n’est à disposition que des fournisseurs du secteur public. La facture électronique soulève aussi la question de sa conformité à la législation fiscale, qui n’accepte aujourd’hui que trois voies garantissant l’authenticité de l’origine, sa lisibilité et son intégrité (article 289 du CGI). Soit la facture est signée au moyen d’une signature électronique: “des plateformes d’intermédiation se sont développées pour satisfaire ce besoin”, note Maître Renard. Soit
elle prend la forme d’un “message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties”. “La transaction via un fichier EDI est le mode le plus sécurisé, soutient Éric Jamet, directeur marketing et innovation de Tessi. Les systèmes émettent et contrôlent les factures, en évitant la fraude ou l’altération des documents. Ce n’est en revanche pas forcément facile à mettre en place.”
Enfin, il est possible d’envoyer tout autreque la solutiontype de permetteformat, de “pour générer autantune piste et d’audit l’intégritég fiable de qui cette montre facture, la précise réalité
d’autres Éric pièces Jamet. qui En confirmentclair, on la produit réalité de l’existence de la facture.”
Copie fiable et certification Le Code civil a connu une évolution majeure avec le texte sur la copie fiable. “C’est une vraie révolution”, appuie Hervé Streiff. La réforme du droit des obligations opérée en février 2016 a introduit l’article 1379, qui dispose que “la copie fiable a la même force probante que l’original”. Les conditions à remplir sont énumérées par le décret du 5 décembre 2016. “Si votre système est conforme au décret, on pourra dire que la copie est fiable, développe Isabelle Renard. Mais comme le décret n’est pas très précis, la meilleure façon est de montrer sa conformité à la norme par la certification.” La certification ne sera possible qu’après la parution du référentiel de certification, pas avant 2018 selon l’avocate. L’enjeu est en particulier de pouvoir procéder à la destruction d’originaux. “Depuis longtemps, les banquiers détruisaient les chèques de moins de 50 euros alors que c’était interdit,
raconte Hervé Streiff. Ils avaient calculé que l’éventuelle contestation coûterait moins cher que l’archivage…” “Une fois que le client a confiance en son système, c’est à lui de décider s’il veut détruire le papier ou non”, rappelle Sandrine Hilaire. “Nous proposons de plus en plus de conseil et d’accompagnement, ajoute Aurélie Rocamora, responsable innovation et transformation digitale d’Everial. Les clients ne sont pas tous à l’aise avec la réglementation. Nous avons aussi besoin d’analyser les éléments contextuels pour faire un diagnostic précis du fonds documentaire, afin d’évaluer et mesurer la prise de risque sur le sort des documents. Faire appel à un prestataire certifié n’est pas le seul critère de décision en matière de destruction ou conservation du papier.”
Les normes à la rescousse “Le décret sur la copie fiable touche notre coeur de métier. Il demande une révision de nos modes de travail et de nos modes opératoires, vers davantage de suivi d’exploitation, de maintenance, pour démontrer notre respect de la norme”, analyse Aurélie Rocamora. La certification est un gage de sécurité. Aujourd’hui la norme NFZ 42-013 garantit la capture, l’archivage, la restitution de documents numériques gardant la même valeur que le document d’origine pendant toute la durée de conservation. La norme NF 461 certifie la conformité globale du SAE aux normes. “Ces normes ont eu un effet rassurant sur la logique de l’archivage électronique, mais faible encore sur le processus de transformation du ppapierp vers le numérique”,” souligne Éric Jamet, dont la société Tessi a obtenu la certification NF 461. “La future norme NFZ 42-026 ‘copie conforme’ va préciser un certain nombre de points manquants.”