Ser­vices gé­né­raux

Dé­ma­té­ria­li­sa­tion et ar­chi­vage, les so­lu­tions TPE-PME

Le Nouvel Economiste - - La Une - EZZEDINE EL MESTIRI

D’ici 2020, les TPE-PME doivent sur­tout re­le­ver le dé­fi de la fac­tu­ra­tion élec­tro­nique in­di­quée dans le cadre de la loi Ma­cron

En France, le mar­ché de la dé­ma­té­ria­li­sa­tion de do­cu­ments connaît une crois­sance sans pré­cé­dent. Ce­lui de l’ar­chi­vage élec­tro­nique in­té­resse de plus en plus les pe­tites et moyennes en­tre­prises qui peuvent dé­sor­mais di­gi­ta­li­ser des pro­ces­sus, à l’ins­tar de ce qui se fait dans les grandes en­tre­prises. Gain de temps et éco­no­mies à la clé.

La dé­ma­té­ria­li­sa­tion do­cu­men­taire, qui s’est im­po­sée ces der­nières an­nées au­près des grandes en­tre­prises, in­té­resse de plus en plus les TPE-PME. D’ici 2020, elles doivent sur­tout re­le­ver le dé­fi de la fac­tu­ra­tion élec­tro­nique in­di­quée dans le cadre de la loi Ma­cron. Face à ces chan­ge­ments, elles peuvent d’ores et dé­jà dis­po­ser d’un sys­tème d’ar­chi­vage élec­tro­nique pour ga­ran­tir la va­leur

pro­bante de leurs do­cu­ments dé­ma­té­ria­li­sés. “Pour ré­pondre à cet en­jeu, des so­lu­tions glo­bales en mode SaaS existent, grâce aux­quelles l’in­ves­tis­se­ment en termes d’in­fra­struc­ture, main­te­nance et mise en confor­mi­té ré­gle­men­taire des tech­no­lo­gies et so­lu­tions de dé­ma­té­ria­li­sa­tion sont à la charge du pres­ta­taire, et non plus de l’en­tre­prise”, ex­plique Sté­phane Gi­verne, di­rec­teur mar­ke­ting Neo­post. La GED (Ges­tion élec­tro­nique des do­cu­ments) qui per­met de gé­rer les conte­nus nu­mé­riques, qu’il s’agisse de mails, de fac­tures, de bons de com­mande ou de bul­le­tins de paie, est ain­si ac­ces­sible à tous. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’uti­li­té im­mé­diate, ils peuvent bas­cu­ler dans le SAE (Sys­tème d’ar­chi­vage élec­tro­nique) afin d’être conser­vés de ma­nière sé­cu­ri­sée et pé­renne. “Les offres ne sont pas liées à l’ar­chi­vage mais à la dé­ma­té­ria­li­sa­tion au sens large. On dé­ma­té­ria­lise un pro­ces­sus et ça se fi­na­lise par un ar­chi­vage. Celles qui ne pro­posent que de l’ar­chi­vage ont du mal à per­cer”, pré­cise Ch­ris­tophe Vi­ry, di­rec­teur stra­té­gie et pro­duit Ge­ne­rix Group.

Deux en un et flexi­bi­li­té

Il y a en­core peu, les pres­ta­taires de dé­ma­té­ria­li­sa­tion ne se pré­oc­cu­paient pas des de­mandes des pe­tites en­tre­prises. Au­jourd’hui, ils dis­posent de so­lu­tions adap­tées et abor­dables, tour­nées vers elles. “Il n’y a plus de ré­ti­cence fi­nan­cière ni de mé­fiance, mais il est com­pli­qué pour les TPE-PME de choi­sir en même temps une so­lu­tion de dé­ma­té­ria­li­sa­tion et un coffre-fort nu­mé­rique, constate Charles de Boul­lay, pré­sident CDC Ar­khi­neo. La so­lu­tion la plus adap­tée est de choi­sir une pres­ta­tion de dé­ma­té­ria­li­sa­tion glo­bale qui in­tègre un sys­tème d’ar­chi­vage élec­tro­nique.” En termes de choix de so­lu­tions, il convient de s’ap­puyer sur un ou­til flexible et pa­cka­gé afin d’évi­ter de nom­breux dé­ve­lop­pe­ments spé­ci­fi qui in­sé­cu­risent le pro­jet nu­mé­rique et aug­mentent les dé­lais de mise en oeuvre. “La dé­ma­té­ria­li­sa­tion par si­los et le choix d’un ou­til de GED trans­verse per­met d’agré­ger les dif­fé­rents pro­ces­sus au fil de l’eau, ser­vice après ser­vice, pour une dé­marche prag­ma­tique et ef­fi­cace, ex­plique Gaëlle Flo­rin, res­pon­sable mar­ke­ting chez Ar­chi­med. L’in­ter­opé­ra­bi­li­té avec le sys­tème d’in­for­ma­tion est éga­le­ment un point es­sen­tiel. L’in­té­gra­tion des ré­fé­ren­tiels de l’en­tre­prise ga­ran­tit la confor­mi­té de la so­lu­tion aux at­tentes des mé­tiers.” Lors de la phase de mise en oeuvre, il est pri­mor­dial de ne pas né­gli­ger la phase d’ac­com­pa­gne­ment au chan­ge­ment, cru­ciale pour ga­ran­tir l’adhé­sion des col­la­bo­ra­teurs. “L’ar­chi­vage est lié à des pres­ta­tions de di­gi­ta­li­sa­tion et sou­vent in­té­gré à l’in­té­rieur d’un ser­vice de

dé­ma­té­ria­li­sa­tion gé­né­rale. Pour nous, pro­fes­sion­nels, il est dif­fi­cile de le vendre seul, car pour les PME, l’in­té­rêt

est d’ac­qué­rir un en­semble”, in­dique Ch­ris­tophe Vi­ry, Ge­ne­rix Group. Mais les TPE-PME sont sou­vent cir­cons­pectes sur la fa­çon d’abor­der et gé­rer en in­terne la dé­ma­té­ria­li­sa­tion, et par­ti­cu­liè­re­ment l’ar­chi­vage qui ne re­pré­sente qu’un pe­tit be­soin en nu­mé­rique. Alors comment le faire, avec qui, quel dé­lai, quels im­pacts ? Telles sont les in­ter­ro­ga­tions ré­cur­rentes face à cette tran­si­tion. “Quand le chan­ge­ment im­pacte des do­cu­ments sen­sibles (bul­le­tins de paie) ou vi­taux pour l’en­tre­prise (fac­tu­ra­tion), la dé­marche peut être da­van­tage an­xio­gène. Il est donc im­por­tant de dé­ma­té­ria­li­ser pro­gres­si­ve­ment et d’être ac­com­pa­gné dans cette dé­marche par un pres­ta­taire ex­pert et de proxi­mi­té, conseille Sté­phane Gi­verne, de Neo­post. Un au­dit des pro­ces­sus do­cu­men­taires est es­sen­tiel pour prio­ri­ser les flux à dé­ma­té­ria­li­ser, soit les plus simples, soit ceux qui ont une contrainte ré­gle­men­taire, telles que les fac­tures vers Cho­rus Pro.”

Ga­gnerg du tempsp et ré­duire les coûts

Tout le monde re­con­naît que la dé­ma­té­ria­li­sa­tion ra­tio­na­lise les pro­ces­sus mé­tiers et fait ga­gner du temps. Les in­for­ma­tions mul­ti­ca­nales, cir­cu­lant entre l’en­tre­prise, ses clients et ses par­te­naires, sont cen­tra­li­sées dans un sys­tème de GED unique et connec­tées en­treelles. Des in­ter­faces entre le sys­tème de GED et les ap­pli­ca­tions mé­tiers per­mettent ain­si de dé­cloi­son­ner les in­for­ma­tions et d’amé­lio­rer les cir­cuits de trai­te­ment des do­cu­ments.

“Les col­la­bo­ra­teurs gagnent du

“La so­lu­tion la plus adap­tée est de choi­sir une pres­ta­tion de dé­ma­té­ria­li­sa­tion glo­bale qui in­tègre un sys­tème d’ar­chi­vage élec­tro­nique.” Charles de

Boul­lay, CDC Ar­khi­neo.

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