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Dématérialisation et archivage, les solutions TPE-PME
D’ici 2020, les TPE-PME doivent surtout relever le défi de la facturation électronique indiquée dans le cadre de la loi Macron
En France, le marché de la dématérialisation de documents connaît une croissance sans précédent. Celui de l’archivage électronique intéresse de plus en plus les petites et moyennes entreprises qui peuvent désormais digitaliser des processus, à l’instar de ce qui se fait dans les grandes entreprises. Gain de temps et économies à la clé.
La dématérialisation documentaire, qui s’est imposée ces dernières années auprès des grandes entreprises, intéresse de plus en plus les TPE-PME. D’ici 2020, elles doivent surtout relever le défi de la facturation électronique indiquée dans le cadre de la loi Macron. Face à ces changements, elles peuvent d’ores et déjà disposer d’un système d’archivage électronique pour garantir la valeur
probante de leurs documents dématérialisés. “Pour répondre à cet enjeu, des solutions globales en mode SaaS existent, grâce auxquelles l’investissement en termes d’infrastructure, maintenance et mise en conformité réglementaire des technologies et solutions de dématérialisation sont à la charge du prestataire, et non plus de l’entreprise”, explique Stéphane Giverne, directeur marketing Neopost. La GED (Gestion électronique des documents) qui permet de gérer les contenus numériques, qu’il s’agisse de mails, de factures, de bons de commande ou de bulletins de paie, est ainsi accessible à tous. Et lorsque ceux-ci n’ont plus d’utilité immédiate, ils peuvent basculer dans le SAE (Système d’archivage électronique) afin d’être conservés de manière sécurisée et pérenne. “Les offres ne sont pas liées à l’archivage mais à la dématérialisation au sens large. On dématérialise un processus et ça se finalise par un archivage. Celles qui ne proposent que de l’archivage ont du mal à percer”, précise Christophe Viry, directeur stratégie et produit Generix Group.
Deux en un et flexibilité
Il y a encore peu, les prestataires de dématérialisation ne se préoccupaient pas des demandes des petites entreprises. Aujourd’hui, ils disposent de solutions adaptées et abordables, tournées vers elles. “Il n’y a plus de réticence financière ni de méfiance, mais il est compliqué pour les TPE-PME de choisir en même temps une solution de dématérialisation et un coffre-fort numérique, constate Charles de Boullay, président CDC Arkhineo. La solution la plus adaptée est de choisir une prestation de dématérialisation globale qui intègre un système d’archivage électronique.” En termes de choix de solutions, il convient de s’appuyer sur un outil flexible et packagé afin d’éviter de nombreux développements spécifi qui insécurisent le projet numérique et augmentent les délais de mise en oeuvre. “La dématérialisation par silos et le choix d’un outil de GED transverse permet d’agréger les différents processus au fil de l’eau, service après service, pour une démarche pragmatique et efficace, explique Gaëlle Florin, responsable marketing chez Archimed. L’interopérabilité avec le système d’information est également un point essentiel. L’intégration des référentiels de l’entreprise garantit la conformité de la solution aux attentes des métiers.” Lors de la phase de mise en oeuvre, il est primordial de ne pas négliger la phase d’accompagnement au changement, cruciale pour garantir l’adhésion des collaborateurs. “L’archivage est lié à des prestations de digitalisation et souvent intégré à l’intérieur d’un service de
dématérialisation générale. Pour nous, professionnels, il est difficile de le vendre seul, car pour les PME, l’intérêt
est d’acquérir un ensemble”, indique Christophe Viry, Generix Group. Mais les TPE-PME sont souvent circonspectes sur la façon d’aborder et gérer en interne la dématérialisation, et particulièrement l’archivage qui ne représente qu’un petit besoin en numérique. Alors comment le faire, avec qui, quel délai, quels impacts ? Telles sont les interrogations récurrentes face à cette transition. “Quand le changement impacte des documents sensibles (bulletins de paie) ou vitaux pour l’entreprise (facturation), la démarche peut être davantage anxiogène. Il est donc important de dématérialiser progressivement et d’être accompagné dans cette démarche par un prestataire expert et de proximité, conseille Stéphane Giverne, de Neopost. Un audit des processus documentaires est essentiel pour prioriser les flux à dématérialiser, soit les plus simples, soit ceux qui ont une contrainte réglementaire, telles que les factures vers Chorus Pro.”
Gagnerg du tempsp et réduire les coûts
Tout le monde reconnaît que la dématérialisation rationalise les processus métiers et fait gagner du temps. Les informations multicanales, circulant entre l’entreprise, ses clients et ses partenaires, sont centralisées dans un système de GED unique et connectées entreelles. Des interfaces entre le système de GED et les applications métiers permettent ainsi de décloisonner les informations et d’améliorer les circuits de traitement des documents.
“Les collaborateurs gagnent du