Services généraux
Le cahier des charges du nettoyage en entreprise
Lors de l’établissement d’un contrat avec un prestataire d’hygiène en entreprise, les coûts peuvent passer du simple au double selon la prestation demandée, l’état général des locaux, la nature des sols. Le cahier des charges reste la base essentielle de l’appel d’offres et permet à l’acheteur de formuler ses besoins. Mais ces derniers peuvent évoluer en fonction des conseils et adaptations proposés par les professionnels d’un secteur qui a à coeur de répondre aux préoccupations tarifaires et RSE de sa clientèle.
Lors de l’établissement d’un contrat avec un prestataire de nettoyage en entreprise, à chaque site, à chaque situation, à chaque usage fait d’un local par ses occupants, correspondent des besoins différents, et des modalités d’intervention de propreté adaptée. Et il est essentiel pour les entreprises de propreté Le cahier de charges est composé d’éléments techniques : la désignation des locaux, la détermination et la fréquence des tâches à effectuer, une organisation du personnel oeuvrant et une sélection de matériels à disposition de s’adapter aux conditions et aux demandes des clients, que ce soit du nettoyage général ou spécifique, de la remise en état ou des travaux ponctuels. “Nous établissons avec l’entreprise cliente un cahier des charges à partir duquel on fait une proposition de contrat chiffré sur des besoins précis.
Nos clients nous proposent souvent un cahier des charges type. Nous leur suggérons des aménagements pour tenir compte de leurs exigences, qui sont souvent tarifaires, remarque Philippe
Jouanny, président de Neova. Il faut chercher la meilleure adéquation entre leurs besoins, leurs possibilités économiques et la faisabilité en termes de prestations, d’hygiène et de bien-être au travail.” “Il y a d’abord le contenu du cahier des charges. Le deuxième critère, c’est la qualité des prestations et leur fréquence. Si dans le cahier des charges il est demandé de faire un shampoing moquette tous les mois, il est évident que cela coûtera plus cher qu’une simple aspiration, note Philippe
Jouanny de Neova. Autre critère, c’est le type de revêtement du sol ; nous passons plus de temps à entretenir des sols en thermoplastique qu’en carrelage. Le dernier critère, c’est l’encombrement d’un bureau. Il faut plus de temps pour nettoyer un bureau de quatre personnes qu’un bureau occupé par une seule personne.”
Aides au cahier des charges
Fondée en 2012, Cleany, une entreprise spécialisée dans le nettoyage de bureaux, travaille avec des acteurs type start-up ou espaces de coworking comme Pinterest, Cheerz, SendinBlue, Leetchi, LeCab, mais également avec des clients plus traditionnels comme les cabinets d’avocats et autres PME. “Le point essentiel pour nous est d’être très clairs sur les prestations que le client nous achète. Nous détaillons spécifiquement le dispositif humain et matériel que nous déployons pour lui, précise Olivier Saint Germain, pdg de Cleany. Le client peut monitorer en direct la bonne exécution du cahier des charges.” Traditionnellement, ce cahier de charges est composé d’éléments techniques : la désignation des locaux, la détermination et la fréquence des tâches à effectuer, une organisation du personnel oeuvrant et une sélection de matériels à disposition pour la réalisation des prestations. “Nous déployons une relation de proximité favorisant l’amélioration continue des prestations, soutenue par un outil de pilotage informatisé, la GNAO (Gestion du nettoyage assistée par ordinateur), complètement personnalisé et développé en interne, indique Marion Jamet, responsable communication, marketing et RSE chez Essi. La pertinence d’un cahier des charges ne se mesure plus à son exhaustivité. C’est la capacité de l’entreprise de propreté à s’adapter aux singularités des espaces à entretenir et aux exigences de son client qui fait l’efficacité.”
Le prix du bien-être des salariés
Chez Cleanea, ce sont les clients qui fabriquent eux-mêmes leurs produits, grâce à une machine qui transforme par électrolyse la structure moléculaire de l’eau salée en acide hypochloreux et en lessive de soude. Cette technologie présente sur plus de 120 sites tertiaires, particulièrement les sites classés HQE, commence à se développer en province sur des sites
plus petits. “Elle est rentable à partir d’un nettoyage de 20 000 m2, ou 120 lits pour les établissements de santé, mais on aimerait baisser ce seuil. On évoque souvent le problème de la qualité de l’air dans certains immeubles confinés, résultant de l’amélioration énergétique. Il est évident que tout polluant introduit dans cette atmosphère risque de nuire à la santé des salariés, précise Jean-Christophe Pruvost, président et fondateur de Cleanea. Aujourd’hui, le sujet est de diminuer la charge polluante des détergents, notamment en composés organiques volatils. Cela correspond bien à la technologie que nous utilisons, qui est neutre par rapport à la qualité de l’air.” La prestation de nettoyage est nécessaire pour le bien-être des salariés. Le prix, c’est aussi celui de la qualité, de leur santé. Tous les grands groupes ont réalisé un effort d’optimisation de la fonction nettoyage, mais cela ne doit pas se traduire par une baisse de l’exigence de qualité et du confort des salariés au travail.
“Dans une prestation de nettoyage, la plus grosse partie des coûts vient de la main-d’oeuvre, et le coût de la détergence reste faible, observe JeanChristophe Pruvost, de Cleanea. C’est sur cette détergence que nous nous positionnons puisque, sans mousse, sans rinçage, notre produit est plus neutre et moins agressif chimiquement, d’abord sur les employés qui l’utilisent, et ensuite sur les salariés de l’entreprise client.”
Le calcul du coût
Le coût du nettoyage est évalué en fonction des salaires du personnel affecté sur le site, auxquels s’ajoutent les dotations matérielles et d’éventuelles prestations de services
associées. “Le prix des prestations de nettoyage est directement corrélé au dispositif humain que nous mettons en place. Il est ensuite ajusté en fonction de prestations complémentaires telles que la vitrerie, l’entretien spécifique des sols, etc., précise Olivier Saint Germain, fondateur de Cleany. Pour avoir une idée du coût d’une prestation de nettoyage, on peut dire qu’un bureau de 1 000 m² avec 70 collaborateurs et une vitrerie trimestrielle sera facturé aux environs de 1 800 euros par mois en moyenne.” Pour des prestations exceptionnelles – nettoyage des conduits d’aération, des extérieurs, des vitres, etc. – ou un nettoyage “spécialisé”, le coût est évidemment plus élevé. De la maintenance de panneaux solaires à la solution bio, en passant par le lavage des façades vitrées, le nettoyage spécialisé représente en effet une discipline à part qui nécessite des interventions particulières. Ainsi en est-il par exemple du bio-nettoyage qui consiste à décontaminer les zones à risques dans les établissements de santé. Il est mis en oeuvre dans les locaux dits “à risques” où les individus sont exposés à des bactéries et des virus, comme une salle d’opération ou de réanimation. “Chaque espace nécessite une étude technique sur mesure, visant à déterminer la nature et la fréquence adaptée des interventions. Par ailleurs, au-delà du nettoyage, nous offrons à nos clients un pilotage personnalisé et informatisé des prestations, répondant à leur besoin accru de suivi et de reporting”,
explique Marion Jamet, d’Essi.
Normes à l’appui
L’écologiquement correct a aussi un prix qu’il faut justifier. Aussi, dès 2007, la Fédération des entreprises de propreté (FEP) a mis en place un programme de développement durable, certaines normes étant devenues incontournables. Les entreprises de propreté font certifier leurs prestations sur la base du référentiel ISO 9001 (management de la qualité). Elles se font également certifier de plus en plus en ISO 14001, afin de valider leur performance environnementale. Le secteur s’est en outre doté d’un système de labellisation, Qualipropre, écolabels et NF Environnement. La branche de la propreté ne cessant d’évoluer vers la reconnaissance des pratiques écologiques. D’abord inspirée par les demandes récurrentes de ses clients en matière d’achats responsables, elle s’est lancée dans une dynamique vertueuse.
Plus de RSE
“Il y a une vraie demande de la part des entreprises de propreté pour l’adoption de méthodologies écologiques. Elles répondent aussi aux souhaits de nos clients de plus en plus sensibilisés et intéressées par une démarche environnementale, sociale et sociétale”, indique Philippe Jouanny, de Neova. Dès lors la tendance forte du secteur est à la réduction des déchets à la source, une recherche de diminution des emballages, et surtout une plus forte utilisation des produits verts et labellisés. Les leaders de la propreté sont aussi en train d’impacter le marché et de le changer avec de nouvelles méthodes, notamment la préimprégnation, issue du monde de la santé. “Le nettoyage à l’ancienne est un peu derrière nous. Il y a dix ans, c’était la microfibre. Aujourd’hui, on est à la deuxième étape de cette révolution.” La pré-imprégnation consiste en effet à utiliser des outils en microfibre déjà imprégnés de produit. “Cette technique qui ne génère aucun gaspillage de solution, est aussi plus ergonomique : plus besoin d’essorer, les microfibres sont prêtes à l’emploi, note Jean-Christophe Pruvost, de Cleanea. L’utilisateur est mieux protégé contre les risques de TMS (troubles musculo-squelettiques) car les manipulations sont réduites. Tous les secteurs se dirigent vers cette préimprégnation, en sortie de machine. La microfibre, lavée, essorée et imprégnée de produits désinfectants ou détergents, va être utilisée directement sans autre manipulation. C’est l’avenir.”
“La pertinence d’un cahier des charges ne se mesure plus à son exhaustivité. C’est la capacité de l’entreprise de propreté à s’adapter aux singularités des espaces à entretenir et aux exigences de son client qui fait l’efficacité”