Solutions intranet et travail collaboratif
Après l’administratif et la gestion des talents, la digitalisation de la fonction RH gagne le champ de l’“expérience collaborateur”. Objectif : l’amélioration de la performance de l’entreprise
utomatisation des proces-
administratifs, valori- sation de la plupart des informations disponibles, en place de plateformes numériques… Initié depuis quelque temps déjà, le mouvement général en faveur de la transformation digitale des entreprises est en train de gagner les services des ressources humaines. Une enquête réalisée récemment par la société d’études Markess, à la veille de l’édition 2018 du salon RH Solutions, le confirme : avec un chiffre d’affaires estimé à 2,6 milliards d’euros pour l’exercice 2017, le segment des logiciels et des services IT destinés aux responsables RH connaît un taux
Avec un chiffre d’affaires estimé à 2,6 milliards d’euros en 2017, le segment des logiciels et des services IT destinés aux responsables RH connaît un taux de croissance sensiblement plus élevé que celui des solutions informatiques dans son ensemble : 7 % par an
de croissance sensiblement plus élevé que celui des solutions informatiques dans son ensemble. Dans la foulée des exercices précédents, il devrait en effet se situer aux environs de 7 % au
cours des deux années à venir.
“C’est que, au-delà du contexte réglementaire favorable au lancement de nouveaux chantiers dans la réalisation des tâches purement administratives, comme la simplification des bulletins de paie ou la retenue à la source de l’impôt sur le revenu, on observe un certain nombre d’évolutions visant à mettre les nouvelles technologies au service d’une gestion dynamique des collaborateurs de l’entreprise”
explique Hélène Mouiche, analyste senior Markess.
Les techniques du workflow
Premier domaine concerné : les travaux administratifs obligatoires liés à la gestion du personnel. Lancé il y a plusieurs décennies avec l’édition des bulletins de paie des salariés, le processus d’informatisation des tâches répétitives à faible valeur ajoutée dévolues aux services des ressources humaines n’a cessé de se développer. Chacun connaît désormais les systèmes de workflow, c’està-dire de circulation dématérialisée des documents, qui permettent aux équipes RH de tenir de manière automatique le dossier individuel de chacun des collaborateurs: le planning des congés payés, la vérification des notes de frais, le compte rendu des entretiens annuels, le calcul des droits à la formation, le respect des règles d’avancement…
“Gain de temps, fiabilité des informations, traçabilité des données : un tel système permet sans aucun doute aux entreprises qui en disposent de gagner en efficacité et en agilité”
explique Steve Silva, responsable R&D de la société Le Document numérique, spécialisée dans la conception de logiciels destinés à la gestion du cycle de vie des documents et éditrice de DocuGed. Sans oublier la diminution des coûts et la réduction de l’empreinte écologique liées à l’absence de sorties papier d’un nombre important de documents. Autre avantage : la possibilité offerte à tous les collaborateurs de consulter à tout moment les données qui les concernent. Ils peuvent même, sous certaines conditions, procéder eux-mêmes à la saisie des changements qui concernent leur situation personnelle : une nouvelle adresse, un mariage, la naissance d’un enfant, l’inscription à une session de formation… Bref, autant de dispositifs qui contribuent à faciliter notablement le quotidien des salariés et des responsables RH dans leur entreprise.
Dématérialisation des bulletins de paie, le premier pas
Une évolution qui a débouché sur la mise en place dans un grand nombre d’entreprises de toutes tailles de systèmes de traitement permettant de générer de manière automatique les documents obligatoires prévus par le droit du travail, comme la rédaction des contrats de travail, l’édition des bulletins de paie ou la déclaration sociale nominative… Aujourd’hui, on estime en effet qu’un bon tiers des entreprises (deux fois plus pour les entreprises de plus de 250 salariés) sont équipées d’un tel dispositif. Des taux d’équipement qui devraient s’accroître notablement au cours des années à venir. Deux raisons : la loi du 1er janvier 2017 qui permet désormais aux chefs d’entreprise de dématérialiser les bulletins de paie sans avoir l’obligation d’obtenir l’accord préalable de leurs salariés, et le développement croissant de l’offre de programmes informatiques en mode SaaS qui permettent de mettre en oeuvre de solutions de ce type sans recourir à l’investissement informatique propre. Exemple:
“Nous avons mis au point un système de coffres-forts numériques certifiés individuels dans lesquels les responsables RH peuvent transmettre en toute sécurité les documents personnels correspondant à chacun des salariés de l’entreprise”
explique Ronan Gervez, directeur général adjoint d’eDocGroup, une entreprise éditrice de solutions de dématérialisation à valeur probatoire membre de la FNTC (Fédération nationale des tiers de confiance).
La ppromotion des talents, la partie noble du métier
Mais aujourd’hui, nombre d’entreprises ne se limitent plus à la digitalisation du seul travail de gestion administrative. Libérées de ces tâches répétitives et souvent fastidieuses, elles disposent de davantage de temps pour se consacrer à la partie noble du métier de responsable des RH, celle de la promotion des talents de leur entreprise. En prenant conscience de la valeur de toutes les informations contenues dans leurs bases de données, nombre de spécialistes ont eu l’idée de les mettre au service d’un système informatique de gestion dynamique de leur personnel. C’est ainsi qu’on a vu apparaître de nouveaux logiciels de traitement de données visant à améliorer les performances des collaborateurs au sein de leur entreprise. S’inspirant des solutions de CRM (Customer relationship management) déployées par les équipes commerciales afin de satisfaire au mieux les attentes de leurs clients, ils visent à améliorer ce que l’on commence à appeler “l’expérience collaborateur”, à l’image de “l’expérience client” en maketing. Une approche big data que près de