Séminaires en ville
Les atouts d’un lieu près de chez soi : des événements plus courts, moins chers, et peut-être plus efficaces
On a beaucoup dit que pour qu’un séminaire ou un incentive fonctionne, il fallait frapper les esprits. Mais est-on obligé pour cela de partir avec ses équipes plusieurs jours dans un lieu privatisé à la campagne ? Pas forcément, car l’offre de salles accueillant des événements d’entreprise s’est radicalement diversifiée. Et il est désormais possible de trouver le dépaysement, ou en tout cas la disruption créatrice, à deux pas des bureaux. Pour un ou deux jours et une nuit, une journée sans nuitée, ou juste une heure.
Alors, ville ou campagne? Voilà la question que se posent toutes les entreprises au moment d’imaginer et de prévoir leurs événements : incentives, réunions commerciales, comité de direction, séminaires, cocktails, voeux du président ou de la présidente… Ce choix à première vue assez simple viendra pourtant radicalement changer la physionomie de la manifestation. Mais qui, entre l’événement des villes et l’événement des champs, tient la corde en ce moment ? Chez AccorHotels, qui regroupe notamment les marques Mercure, Ibis, Ibis Styles, Novotel, Pullman, Sofitel, Raffles, soit plus de 4 300 établissements, William Cornuault, vice-président des ventes France du groupe, ne voit pas l’un prendre l’avantage sur l’autre dans les demandes des entreprises. “Chez nous, les destinations en ville ont de plus en plus la cote, avec 60 % des demandes”, estime quant à lui directeur général de Châteauform’. Si bien que le groupe fondé en 1996 par le professeur émérite Jacques Horowitz, qui s’était beaucoup développé “au vert”, est en train d’accélérer l’ouverture de “maisons” en ville.
La campagnepg pourp faire le point et se détendre
Lorsqu’on préfère la mise au vert à l’événement citadin, on a souvent un objectif précis en tête. Il s’agit de couper les équipes de leurs habitudes, de les réunir dans un lieu souvent privatisable où elles pourront être en immersion. Il s’agit donc à la fois de les couper de leur “train-train”, donc de les déstabiliser, et de les mettre dans les meilleures conditions pour réfléchir. On recherche avant tout des effets de long terme. “Les séjours au vert seront privilégiés lorsque la réflexion doit être longue et profonde, on y prend plus le temps, analyse Bertrand Arnauld. En moyenne, les entreprises restent deux jours et une nuit.” Ces événements sont aussi prisés car ils permettent aux participants d’avoir dans un lieu unique tous les services dont ils ont besoin : chambres, restaurant, salles de réunion, parc… Une fois qu’on est arrivé sur place, on n’en sort plus ou presque. Mais l’autre grand intérêt est de pouvoir facilement organiser des incentives avec diverses activités en extérieur. Chose qui sera moins aisée (mais pas impossible) en ville. Les hôtels et autres gîtes proposent de nombreux équipements et activités qui permettront aux participants de s’amuser, ou au moins de ne pas avoir trop l’impression d’être au travail : accrobranches, lacs, forêts pour faire des courses d’orientation, tir à l’arc, terrains de sport (football, tennis)… Ils sont parfois même proches des pistes de ski en hiver ou de la mer en été. Mais pas la peine d’aller aussi loin. “Il est tout à fait possible de faire une réunion dans un site à moins d’une heure de Paris, puis d’aller se détendre, avant de rentrer à l’hôtel pour la soirée et la nuitée, explique William Cornuault. Par exemple notre Novotel de Saint-Quentin-enYvelines est sur le golf national !”
Ville, le choix de l’accessibilité
Malgré les atouts de la campagne, la ville a le vent en poupe. “À travers l’organisation d’un séminaire en ville, on recherche quelque chose de simple, efficace et surtout de facile d’accès, explique William Cornuault. Et par ‘en ville’, on ne veut pas forcément dire ‘centreville’, car la périphérie, si elle est bien desservie par une gare ou un aéroport, est elle aussi attractive.” Le plus souvent, les hôtels sont sollicités pour des formats deux jours et une nuit, comme à la campagne. Les entreprises font venir leurs salariés de Paris pour aller à Marseille par exemple, ou optent pour une destination lointaine comme Londres ou New
“Les séjours au vert seront privilégiés lorsque la réflexion doit être longue et profonde, on y prend plus le temps” “Il est tout à fait possible de louer une salle en appelant le matin, d’ailleurs c’est de plus en plus courant depuis l’ouverture de notre site du Cnit à La Défense il y a 5 ans.” Bertrand Arnauld,
Châteauform’.
York. Souvent, ces voyages internationaux sont pensés et vécus comme des récompenses.
Mais la location de salles à la journée, sans nuitée, se pratique aussi. Chez Chateauform’, contrairement aux maisons à la campagne, les maisons à la ville ne proposent pas de chambres pour y passer la nuit. Cela oblige les couples qui gèrent les maisons à faire preuve de flexibilité. “Il est tout à fait possible de louer une salle en appelant le matin, d’ailleurs c’est de plus en plus courant depuis l’ouverture de notre site du CNIT à La Défense il y a 5 ans, révèle Bertrand Arnauld. En moyenne, nos clients nous préviennent deux à trois semaines à l’avance pour les Chateauform’ citadins et deux mois à l’avance pour ceux au vert.”
La flexibilité comme règle
Mais pourquoi diable une entreprise de La Défense voudrait-elle louer une salle dans un espace qui se trouve à quelques centaines de mètres de son siège ? “Les entreprises viennent chercher la chaleur ajoutée dans leurs réunions et leurs séminaires”, dit joliment Bertrand Arnauld. En fait, les enjeux ne sont pas très différents des séminaires et incentives qui se tiennent à la campagne. Il s’agit là aussi de sortir les participants de leurs habitudes pour leur permettre de mieux réfléchir, de mieux s’exprimer. Simplement, le coût sera sans doute moindre comparé à un séminaire au vert, car par exemple il n’y aura pas de transport. C’est aussi pourquoi le temps qui sera consacré à l’événement sera moins important, entre une heure et une journée lorsqu’il n’y a pas de nuitée. Pour les organisateurs et les lieux accueillant ces événements, l’idée est de s’adapter aux attentes des clients, et de sans cesse se renouveler. “Notre volonté est d’adapter la prestation aux évolutions des attentes clients. Un client peut aller deux fois dans le même hôtel pour faire un séminaire, et vivre deux expériences différentes, explique William Cornuault. Cela implique de changer les lieux, les types de salle, leur disposition, les types de restauration, c’est notre métier d’hôtelier !… ”
Chez Châteauform’, il existe différentes configurations de salles pour répondre aux objectifs des entreprises. La salle classique avec des tables et des chaises alignées façon salle de classe “sont de moins en moins demandées”, confie Bertrand Arnauld. Il existe des salles aménagées en îlots, qui permettent aux participants de se réunir en ateliers de travail. Les salles informelles
Il existe même des salles de création où on peut peindre ou écrire au mur et des salles rondes équipées de poufs où l’intervenant se place au milieu des participants
ressemblent d’avantage à un salon d’appartement, avec sofas, fauteuils, tables basses… Et les lieux hybrides sont entre la cuisine, la salle de réception et la salle de travail… Il existe même des salles de créativité où l’on peut peindre ou écrire au mur, et des salles rondes équipées de poufs où l’intervenant se place au milieu des participants. Toutes sont bien sûr équipées d’écrans et sont connectées. Des boissons, des pauses gourmandes sont bien sûr disponibles et compris dans le prix. Tout est fait pour que les participants n’aient à se soucier que de la raison pour laquelle ils sont là, qu’il s’agisse d’inventer un nouveau produit ou d’éplucher les budgets de l’année précédente.
Des repasp sains, locaux et sans allergènes
Ces moments doivent aussi être conviviaux, voire agréable, c’est pourquoi une grande attention est portée au design des lieux. Par exemple au Chateauform’ du CNIT de la Défense, l’esprit des lieux est résolument années 1950 et arty. Chaque salle porte le nom d’un architecte célèbre. C’est aussi pourquoi la nourriture prendra une grande importance. Après-tout, nous sommes en France ! “Nous devons être capables de proposer des pauses salées, sucrées, de faire des plateaux-repas, de permettre de manger sur le pouce, de disposer d’une salle adéquate pour le déjeuner et le dîner”, confie William Cornuault. Et ce à toute heure de la journée, car ce sont les hôtes qui se conforment aux besoins des entreprises et non ces dernières qui doivent se tenir à des horaires. Les professionnels ont remarqué que les tendances qui traversent actuellement la société se retrouvaient dans les demandes des entreprises concernant la restauration. “Nous proposons une nourriture saine, de saison et le plus possible locale”, analyse Bertrand Arnauld. Autre grande tendance, l’attention portée aux particularismes alimentaires comme les interdits religieux, les philosophies comme le végétarisme et surtout les allergies (gluten, lactose,…). Au final, la tendance de fond, ce qu’attendent réellement les organisateurs comme les participants, c’est de vivre une expérience, autant que faire se peut unique, même si ce n’est que pour une journée, et même si elle est à 200 mètres du bureau.
Autre grande tendance, l’attention portée aux particularismes alimentaires comme les interdits religieux, les philosophies comme le végétarisme et surtout les allergies (gluten, lactose…).