Passage obligé d’ici 2025
Rassurons-nous, la facturation dématérialisée se révèle plus simple à mettre en place qu’il n’y paraît
L’article 56 prévoit, en plus d’imposer la facture électronique BtoB, une obligation parallèle de l’émettre à l’administration fiscale pour contrôle
À partir de 2025, l’ensemble des entreprises françaises, toutes tailles confondues, devront utiliser la facture électronique pour leurs échanges BtoB. Et ce aussi bien avec les sortantes (à destination des clients), que les entrantes (envoyées par les fournisseurs).
C’est d’ailleurs déjà le cas depuis le 1er janvier 2020 pour celles qui facturent à des entités publiques. Le recours à la facture électronique présente de nombreux avantagesg techniquesq et économiquesq ppour les entreprises. Pour l’État, c’est un moyen de lutter contre la fraude à la TVA et de simplifier sa collecte. Reste que son déploiement, qui peut paraître complexe, se révèle assez simple lorsqu’il est correctement préparé. Le tout à un coût maîtrisé grâce à la multiplication d’offres adaptées au modèle
La dématérialisation gagne du terrain dans les entreprises. Parmi elle, celle concernant la facture électronique, prévue dans la loi de finances 2020, adoptée en lecture définitive par l’Assemblée nationale le 19 décembre 2019. Elle est déjà obligatoire depuis le 1er janvier 2020 dans le secteur public, pour les fournisseurs et prestataires qui ont pour clients des collectivités territoriales et des établissements publics (hôpitaux, ministères, etc.). Cette généralisation s’est mise en place progressivement à partir de 2017, d’abord pour les grands comptes et les personnes publiques, pour toucher désormais toutes les structures, y compris celles de moins de 10 salariés. Un schéma amené à se reproduire à l’horizon 2023-2025.
Tous concernés en 2025
L’objectif du gouvernement français est désormais d’étendre la facture électronique à l’ensemble des sociétés, tous secteurs confondus. L’article 56 de la loi de finances précise que cela s’appliquera “à compter du 1er janvier 2023 et au plus tard au 1er janvier 2025, selon un calendrier et des modalités fixées par décret en fonction, notamment, de la taille et du secteur d’activité des entreprises concernées”. Rien de bien différent par rapport à ce qui s’est mis en place pour le secteur public. “On va avoir un calendrier probablement similaire, avec des obligations plus rapides pour les très grandes firmes, puis les ETI, pour finir avec les petites structures”, analyse Thomas Honegger, directeur général d’Esker France, éditeur de logiciels de dématérialisation.
Les conditions d’exécution sont en revanche encore floues. Elles seront détaillées dans un rapport que le gouvernement doit remettre au Parlement en septembre 2020. Une nouveauté par rapport au secteur public s’y est en tout cas glissée. “L’article 56 prévoit, en plus d’imposer la facture électronique BtoB, une obligation parallèle de l’émettre à l’administration fiscale pour contrôle”, note Cyrille Sautereau, président du Forum national de la facture électronique et des marchés publics électroniques (FNFE-MPE), association en charge d’accompagner ce déploiement en France. Un moyen pour le gouvernement de réduire le “gap TVA” – la différence entre les recettes de TVA attendues et la TVA effectivement perçue – estimé à 20 milliards d’euros en France (137 milliards d’euros en Europe).
Retour sur investissement immédiat
L’État n’est pas le seul à profiter d’avantages directs grâce au passage à la facture électronique. Sur le papier, elle permet aux
entreprises d’optimiser leurs processus d’échange, de réduire leurs coûts administratifs et de gestion, et d’améliorer les délais de paiement. “Une facture traitée en papier coûte entre 13 et 14 euros tout compris, contre 2 à 3 euros pour l’électronique”, estime Julie Tarbé de Saint Hardouin, associée KPMG France, qui propose la mise en oeuvre de solutions de dématérialisation. Si le coût de la facture électronique tourne plutôt aux alentours de 5 à 6 euros pour Éric Jamet, directeur marketing et innovation de Tessi France, opérateur de services numériques dans le domaine du traitement des flux documentaires, les acteurs sont unanimes sur le gain financier induit par sa dématérialisation. “On a un retour sur investissement à partir du moment où on la met en place. Car on gagne fortement sur les coûts d’archivage au format papier, en termes de locaux, de frais annexes chez un tiers archiveurs. Tout ça représente des coûts directs gagnés”, appuie-t-il. Sans compter que “les flux vont plus vite”, comme le souligne Thomas Honegger. “La dématérialisation permet d’avoir une meilleure visibilité, mieux anticiper ses encours, améliorer sa gestion de cash et donc optimiser la performance de ses processus.”
À chaque entreprise ses spécificités
Envoyer une facture électronique ne consiste pas simplement à mailer un fichier PDF à son client ou son fournisseur. L’émetteur et le récepteur doivent garantir trois conditions de sécurisation : l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité de la facture. Il existe en réponse trois méthodes d’émission ou de réception, appelées “voies fiscales possibles”. La plus répandue dans les établissements repose sur des contrôles documentés et permanents établissant une piste d’audit fiable entre la facture et la livraison. “Une autre possibilité est de recourir à la signature électronique qualifiée ou, pour les gros flux, à l’échange de données informatisé (EDI)”, explique Cyrille Sautereau. La première étape pour une entreprise consiste à opter pour une de ces trois méthodes. “Il n’y a pas de règles à ce sujet. Chacune doit choisir en fonction de ses attentes et surtout du volume de factures qu’elle traite”, pointe Vincent Taillebois, dirigeant d’Inovera, société spécialisée dans le conseil et la mise en oeuvre de solutions de dématérialisation. Il n’y a pas non plus de généralités sur la complexité du déploiement de la facture électronique. Elle touche aussi bien les petites structures que les grosses, sur des critères distincts. Mais se révèle plus simple à mettre en place qu’il n’y paraît.
Petites et grandes entreprises, quelles différences ?
La généralisation de la facture électronique nécessite des changements de process en interne. Les petites boîtes tirent leur épingle du jeu à ce niveau-là, car comme le note Thomas Honegger, “remettre à plat des process qui existent depuis fort longtemps n’est pas forcément facile, particulièrement dans les grands groupes. Ça peut perturber des organisations”. Un argument validé par Vincent Taillebois, pour qui ces processus “sont beaucoup plus complexes dans les grandes sociétés que dans les petites”.
Et si tout était finalement une question d’anticipation ? C’est l’avis de Julie Tarbé de Saint Hardouin : “la mise en oeuvre n’est pas difficile et elle est rapide à partir du moment où le besoin a été bien défini en amont et la solution choisie en fonction”. Et ce, pour les petites et les grosses structures. La taille de l’affaire n’est pas synonyme de complexité, pour Thomas Honegger. “Ce n’est pas forcément la taille d’une entreprise qui reflète son niveau d’avancée en termes de dématérialisation. Il dépend davantage de la typologie d’un secteur et du nombre d’acteurs présents”, avance l’expert. Il n’est ainsi pas rare qu’une société ayant recours à la facture électronique se retrouve confrontée à des clients ou fournisseurs très loin de cette forme de dématérialisation. Une réalité aujourd’hui pour celles, petites ou grosses, qui travaillent à la fois dans le secteur public – et sont donc déjà soumises à l’obligation de recours à la facture électronique – et privé. La généralisation progressive devrait finir par gommer ces difficultés.
Un coût difficile à chiffrer
Le passage à la facture électronique nécessite des changements de process en interne, ce qui peut se révéler plus compliqué pour les grandes entreprises que pour les petites
Reste qu’il est difficile de chiffrer le coût du déploiement de la facture électronique. Tous les acteurs le disent : il dépend de la méthode choisie, du volume de transactions, de la complexité des processus internes, des systèmes d’information en place… Les entreprises n’auront de toute façon pas le choix de se mettre en conformité, bien qu’aucune sanction ne soit prévue pour le moment dans les textes si elles ne le font pas. Les TPE/PME peuvent se consoler sur un point : contrairement à avant, de plus en plus de solutions adaptées à leurs modèles fleurissent sur le marché. Avec notamment des offres en ligne qui évitent le passage à une restructuration totale en interne (voir encadré). De quoi regarder cette nouvelle réglementation sous de meilleurs auspices.