Gestionnaire paie, une expertise au service des entreprises
Savoir s’entourer des bons acteurs, est un vrai plus pour le passage d’une crise comme celle du COVID
Avant le 16 mars 2020, très peu de gestionnaires paies avaient eu à gérer l’activité partielle en paie. Pourtant, durant la pandémie, l’application s’est généralisée, et a dû être gérée en urgence, au plus juste, au gré de nombreux décrets, ordonnances, questions-réponses, publiés quasi quotidiennement. Concilier production de paie justes, conseils clients, tout en respectant les délais et les nouvelles obligations légales, n’a pas été chose facile.
SMARTPAIE produit chaque mois 2400 bulletins de salaire, pour environ 350 TPE/PME, couvrant environ 90 conventions collectives. Chaque société ayant ses spécificités, sa manière à elle de gérer son entreprise, de manager son personnel. En plein COVID, une bonne connaissance de ses clients, a été stratégique pour la gestion de la crise. La fermeture administrative de certain établissement a généré, à juste titre, une sorte de panique auprès des entrepreneurs. Face à cette situation inédite, le conseil a été au coeur de notre quotidien. Ecouter, comprendre, tenter de trouver des alternatives pour l’activité, rassurer, expliquer les solutions à venir, a été notre quotidien durant le confinement. Un bon accompagnement, un suivi rapproché des demandes de chômage partiel, ont fait une vraie différence pour les chefs d’entreprises qui font confiance à SMARTPAIE.
Cela fait de nombreuses années, que nous entendons parler des plateformes en ligne “full web”, ou il suffit de mettre les bonnes informations dans les bonnes cases, et le bulletin de salaire “sort tout seul”, appelé parfois par provocation “des paies presse bouton”.
Certains ont des tarifs très attractifs, quand d’autres séduisent par leur design. Il est dommage de réduire le métier de gestionnaire paie à la simple production du bulletin de salaire. Quand on sait que la production de la paie c’est tenir compte des effectifs, du code du travail, de la convention collective, des directives européennes, des accords d’entreprises,… nous sommes souvent effarés de voir les risques pris par certaines sociétés, pour une économie parfois de quelques euros. La plupart des sites en ligne, proposent une production de la paie simple et rapide, alors même que la paie française est une des plus complexes au monde.
Même si les logiciels de paies ont considérablement progressé, et la technologie permet de faciliter le quotidien, laissez penser aux chefs d’entreprise que la production d’un bulletin sécurisé se fait en quelque clic, en revient à leur faire croire que construire une maison sur un sol sableux et aussi facile que déposer un abri au fond d’un jardin. Il nous paraît essentiel de faire connaitre ce métier, et valoriser l’expertise du gestionnaire paie au service des entreprises. Il serait trop simpliste de réduire ce métier à un bon logiciel ou un joli design.
Durant le confinement, nous avons reçu de nombreuses demandes de la part de notre réseau, qui avait “une connaissance” en besoin de conseils, car elle gérait sa paie via le TESE (URSSAF : permet à certaines entreprises de produire des bulletins gratuitement), plateformes low-cost ou autres supports technologiques, et qui se retrouvait totalement isolé, sans aides, et dans le désarroi le plus total face au silence. Les sujets et les risques liés à la paie et au social sont bien réels et bien trop importants au quotidien pour laisser les choses se gérer “automatiquement”. La force de SMARTPAIE est de savoir concilier un accès full web et l’accompagnement quotidien par un expert de la paie.
Nous ne sommes pas un “concept” mais une solution, qui se distingue en s’adaptant aux besoins de ses clients. Selon la maturité et la taille de l’entreprise, les services proposés s’ajustent. De la production des bulletins de salaire au déclaratif auprès des organismes sociaux, SMARTPAIE peut gérer l’administration du personnel de son entrée jusqu’à sa sortie de l’entreprise.
SMARTPAIE élargit aussi son offre en proposant les services en ligne tels que la gestion des demandes de congé par les salariés (par application), gestion des documents liés au salarié directement dans l’outils, traitement des notes de frais, coffre-fort numérique, gestion des visites médicales, suivi des plans de formations, entretiens annuels, bilan social,…
Gestionnaire paie, ce n’est pas seulement produire des bulletins de salaire entre le 25 et 5 du mois, puis laisser le temps couler le reste du temps. Les vieilles idées perdurent encore trop. Durant la crise Covid, nous avons beaucoup entendu parler des services RH en difficultés, mais trop peu des services paie.
Les gestionnaires paies, appelées parfois “Les payeurs”, interprètent les textes, en déduisent les règles de calculs, les intègres à celles existantes pour générer des bulletins de salaire juste.
Au quotidien, le gestionnaire paie prépare ses dossiers pour qu’en fin de mois la période de paie respecte les échéances, et les obligations. Intégrer dans les dossiers les nouveautés légales ou conventionnelles. Saisir les changements liés au personnel, entrée, sortie, changement de contrat. Traiter les évènements tels que les absences maladies, les maternités, paternités, accident du travail ou autres absences plus techniques. Paramétrer les déclarations sociales en fonction du cahier des charges DSN* qui évolue sans cesse.
Mais aussi, gérer les dysfonctionnements liés à la gestion des flux transmit aux organismes sociaux.
Encore trop d’organismes sociaux de prévoyance et de frais de santé, intègrent mal les enjeux liés à la DSN. Celle-ci permet de déclarer chaque mois les bases de cotisations afin de reverser les charges obligatoires auprès des organismes sociaux. Bien que la DSN soit obligatoire depuis 3 ans, et alors même que 100 % des sociétés respectent cette obligation, dont les TPE qui manquent souvent de moyen pour se structurer, de grands groupes de l’assurance imposent encore aux entreprises des bordereaux papiers. Ils traitent chaque mois la conformité des fichiers transmis, mais n’exploitent pas les données. Cela génère un double travail pour nos gestionnaires paies, une production à perte pour les sociétés productrices de bulletin, et de l’incompréhension de la part des chefs entreprises, qui soupçonne une mauvaise gestion de leur dossier par leur gestionnaire. Quotidiennement, le métier de la paie est confronté aux injonctions contradictoires de part et d’autre. Alors même que la DSN est pratiquée depuis 2016, et le prélèvement à la source depuis bientôt 2 ans, nous entendons encore trop souvent de la part des institutions : “ce cas n’a pas été prévu, nous n’avons pas de solution”.
Il en revient alors aux gestionnaires paie, de concilier avec plusieurs systèmes, trouver des solutions et des alternatives. Faire preuve d’agilité afin de libérer ses clients employeur de ses obligations, tout en respectant la législation et la bonne gestion des systèmes internes de chaque organisme.
Le métier de la paie fut pendant de nombreuses décennies, indissociable des services comptables. Aujourd’hui, seul des spécialistes hautement qualifiés ont la capacité de suivre et d’interpréter l’actualité et les changements liés aux règles sociales, en perpétuel changement.
Chez SMARTPAIE, mettre notre expertise au profit de nos clients, c’est notre raison d’être. Notre engagement : apporter des solutions au quotidien, au plus près des problématiques de nos clients.
*Déclaration Sociale Nominative, obligatoire depuis le 1er janvier 2017, elle vise à remplacer la majorité des déclarations sociales Françaises, périodiques ou évènementielles, transmises au minimum mensuellement auprès des acteurs comme URSSAF, AGIRC ARRCO, Pole emploi, Impôts, organismes de prévoyances,…