Work­place : quand Fa­ce­book entre dans l’en­tre­prise

Quand Fa­ce­book entre dans l’en­tre­prise

L'Informaticien - - SOMMAIRE - GUILLAUME PéRISSAT

Fa­ce­book Work­place a su pro­fi­ter de sa res­sem­blance avec le Fa­ce­book clas­sique pour at­ti­rer les en­tre­prises : son in­ter­face ne ris­quait pas de per­tur­ber des sa­la­riés dé­jà ha­bi­tués au ré­seau so­cial. Le RSE compte dé­jà 14 000 en­tre­prises uti­li­sa­trices. En France, Ra­ja et Cen­tu­ry 21 ont fait par­tie des bê­ta- tes­teurs : ils nous narrent leur ex­pé­rience.

Le col­la­bo­ra­tif est, dans le sec­teur du nu­mé­rique, un do­maine à suivre at­ten­ti­ve­ment. Mal­gré un mi­lieu ul­tra- concur­ren­tiel, au­cune so­lu­tion ne do­mine ce mar­ché à forte de­mande. Cette si­tua­tion sous- tend qu’un nou­vel ac­teur peut ra­pi­de­ment y faire son nid, pour peu qu’il ait quelque chose de neuf à ap­por­ter. La cas de Slack est le plus re­pré­sen­ta­tif mais Fa­ce­book Work­place ne manque pas d’in­té­rêt. Lan­cé il y a tout juste un an, le ré­seau so­cial pro­fes­sion­nel – dis­po­nible sur desk­top et mo­bile – re­ven­dique au­jourd’hui 14 000 en­tre­prises uti­li­sa­trices. Fa­ce­book peut se tar­guer d’avoir at­ti­ré des grands comptes par­mi les­quels Volks­wa­gen, Boo­king. com, Da­none ou en­core Star­bucks. En France, Cen­tu­ry 21 et Ra­ja font par­tie des en­tre­prises « pi­lotes » , qui ont dé­bu­té dès l’au­tomne 2015 les tests sur ce ré­seau so­cial alors connu sous le nom Fa­ce­book At Work. C’est Fa­ce­book qui est al­lé cher­cher les deux en­tre­prises afin qu’elles in­tègrent le pro­gramme de bê­ta. « Nous n’avions pas de so­lu­tion équi­va­lente. Jus­qu’à pré­sent nous uti­li­sions l’in­tra­net et la news­let­ter in­terne pour l’in­for­ma­tion des­cen­dante et les réunions ain­si que les consul­tants sur le ter­rain pour re­mon­ter l’in­for­ma­tion » , nous ex­plique Va­lé­ry de la Bou­ra­lière, di­rec­teur de la Stra­té­gie Di­gi­tale chez Cen­tu­ry 21. La so­cié­té im­mo­bi­lière re­pose sur un ré­seau d’agences fran­chi­sées, un sys­tème qui ne sim­pli­fie guère la cir­cu­la­tion de l’in­for­ma­tion. La si­tua­tion est très dif­fé­rente chez Ra­ja, lea­der de la dis­tri­bu­tion d’em­bal­lages pour le stockage et l’ex­pé­di­tion. Gaël Oi­zel, So­cial me­dia ma­na­ger du groupe, sou­ligne l’ab­sence alors d’ou­tils de réseaux so­ciaux, la com­mu­ni­ca­tion se ba­sant sur le mail et, dans une moindre me­sure, sur Skype : « Il nous man­quait un liant, sa­chant qu’on est pré­sent dans de nom­breux pays. D’où l’in­té­rêt d’al­ler vers une or­ga­ni­sa­tion plus ma­tri­cielle sur des pro­jets don­nés et moins sur notre or­ga­ni­sa­tion py­ra­mi­dale clas­sique. »

Un RSE aux cou­leurs de Fa­ce­book

Comme tout RSE qui se res­pecte, il s’agit d’abord et avant tout de flui­di­fier la com­mu­ni­ca­tion entre les sa­la­riés. En 2016, Fa­ce­book at Work pro­met­tait une prise en main fa­ci­li­tée. Il re­prend en ef­fet l’in­ter­face du

Au­jourd’hui, 75 % de nos col­la­bo­ra­teurs l’uti­lisent, c’est énorme dans un ré­seau de fran­chises comme le nôtre Va­lé­ry de la Bou­ra­lière, di­rec­teur de la Stra­té­gie Di­gi­tale, Cen­tu­ry 21.

ré­seau so­cial grand pu­blic créé par Mark Zu­cker­berg, une forte pro­por­tion de ses fonc­tion­na­li­tés et ses al­go­rithmes. On trouve évi­dem­ment un cer­tain nombre d’ajouts afi n d’adap­ter le ré­seau so­cial à l’en­vi­ron­ne­ment de l’en­tre­prise, mais rien qui puisse perdre un uti­li­sa­teur de Fa­ce­book. Le sa­la­rié y pos­sède un Pro­fi l af­fi chant son iden­ti­té, son ac­ti­vi­té, ses contacts… Un News Feed per­son­na­li­sé per­met­tra de vi­sua­li­ser l’ac­ti­vi­té du ré­seau. En­fi n, Work­place per­met de créer des groupes, qu’ils soient ou­verts, fer­més ou secret s. Nous sommes ici en ter­ri­toire connu. Pour Gaël Oi­zel, « tout le monde uti­lise Fa­ce­book : on fait ici l’éco­no­mie de l’ap­pren­tis­sage d’un nou­vel ou­til » . Chez Cen­tu­ry 21, avant Work­place, on uti­li­sait dé­jà le ré­seau so­cial pour com­mu­ni­quer à tra­vers des groupes se­crets. De­puis, tout a été trans­fé­ré sur le RSE. Mais, il fal­lait s’y at­tendre, la proxi­mi­té avec le Fa­ce­book clas­sique sus­ci­tait quelques craintes de la part des sa­la­riés. Voi­ci le pre­mier pro­blème de Work­place, d’au­tant plus que du temps de Fa­ce­book at Work, il était pos­sible d’uti­li­ser son iden­ti­fi ant Fa­ce­book pour ac­cé­der au RSE. « Ces pas­se­relles in­quié­taient, » té­moigne Va­lé­ry de la Bou­ra­lière, « Nous avons beau­coup échan­gé avec Fa­ce­book et il a fal­lu ras­su­rer les col­la­bo­ra­teurs sur l’étan­chéi­té entre le ré­seau per­son­nel et le ré­seau pro­fes­sion­nel pour le­ver les craintes. » De­puis, la fonc­tion­na­li­té a été sup­pri­mée par le géant amé­ri­cain et les ponts ont été cou­pés entre les deux ser­vices.

Simple d’uti­li­sa­tion

Pour le dé­ploie­ment de la so­lu­tion, les deux en­tre­prises ont choi­si des ap­proches dif­fé­rentes. Du fait du sys­tème de fran­chise, la deuxième dif­fi­cul­té pour Cen­tu­ry 21 consis­tait à faire connaître Work­place

dans le ré­seau d’agences. « La to­ta­li­té de nos col­la­bo­ra­teurs y

sont éli­gibles » , in­dique Va­lé­ry de la Bou­ra­lière, « Au­jourd’hui, 75 % l’uti­lisent [ sur les 6 250 que compte le ré­seau NDLR], c’est énorme dans un ré­seau de fran­chises comme le nôtre » . Le RSE a été connec­té au sys­tème in­for­ma­tique de la so­cié­té pour la va­li­da­tion de l’ins­crip­tion des uti­li­sa­teurs. Lors­qu’un nou­veau col­la­bo­ra­teur entre dans l’en­tre­prise, à par­tir de son adresse e- mail nou­vel­le­ment créée, une rou­tine a été mise en place lui pro­po­sant de créer son compte Work­place. De même, lors­qu’un sa­la­rié – ou sta­giaire/ ap­pren­ti/ al­ter­nant – quitte le groupe, la rou­tine in­verse se met en marche, avec la désac­ti­va­tion de l’adresse mail et du compte Fa­ce­book. Du cô­té de Ra­ja, Work­place n’est pas « pour l’ins­tant » bran­ché sur l’Ac­cess Di­rec­to­ry du groupe. « Tout s’est fait ma­nuel­le­ment » , ra­conte Gaël Oi­zel, « Je re­ce­vais des no­tif ica­tions des RH pour créer et re­ti­rer les ac­cès ma­nuel­le­ment. J’en­voie un mail au col­la­bo­ra­teur pour créer son compte et le da­sh­board per­met la désac­ti­va­tion en trois se­condes. » Mais de­puis le 1er oc­tobre, les en­tre­prises pi­lotes sont pas­sées sur la so­lu­tion payante, dite Pre­mium. Ce fai­sant, le bran­che­ment à l’Ac­cess Di­rec­to­ry a été mis à l’agen­da du dé­par­te­ment IT de Ra­ja. Le dis­tri­bu­teur re­cense 1 000 sa­la­riés ins­crits à Work­place. Il fau­dra pro­chai­ne­ment y ajou­ter une cen­taine de col­la­bo­ra­teurs sup­plé­men­taires suite au ra­chat d’une en­tre­prise al­le­mande « dont les em­ployés ont si­gni­fi é leur in­té­rêt à re­joindre le ré­seau in­terne » . Pré­ci­sons que le RSE dé­ve­lopp­pé par Fa­ce­book com­porte bien sûr une console ad­min, que le So­cial Me­dia Ma­na­ger de Ra­ja nous pré­sente comme un « ou­til très simple » . C’est par son biais que le « su­per- ad­min » a ac­cès à l’en­semble du ré­seau, peut suivre et gé­rer l’en­semble des groupes. Viennent en­suite les ad­mins dont la tâche se­ra d’ani­mer et de mo­dé­rer un ou plu­sieurs groupes. Et s’il est lar­ge­ment ques­tion de « groupes » ici, c’est avant tout du fait de la place de cette fonc­tion­na­li­té dans Work­place : le groupe, qui passe sou­vent pour un gad­get sur Fa­ce­book, est la clef de voûte de ce ré­seau so­cial pro­fes­sion­nel. Va­lé­ry de la Bou­ra­lière les com­pare à des bu­reaux : « Les groupes ou­verts sont des bu­reaux vi­trés dont la porte est ou­verte ; les groupes fer­més sont si­mi­laires, à la dif­fé­rence près que la porte est fer­mée mais

à la­quelle vous pou­vez to­quer pour de­man­der à ren­trer. En­fin, les groupes se­crets sont des bu­reaux dont vous ne connais­sez pas l’exis­tence à moins d’y être in­vi­té. »

Les Groupes, maillon es­sen­tiel

Ce fonc­tion­ne­ment a pu pré­sen­ter quelques dif­fi­cul­tés. « Il a fal­lu en com­prendre le fonc­tion­ne­ment, car­to­gra­phier notre ré­seau et seg­men­ter la po­pu­la­tion » , pré­cise le di­rec­teur de la stra­té­gie di­gi­tale de Cen­tu­ry 21, « de sorte que chaque col­la­bo­ra­teur soit po­si­tion­né d’em­blée dans un cer­tain nombre de groupe qui peuvent l’in­té­res­ser en fonc­tion des mé­tiers, des agences ou de thé­ma­tique par exemple » . Ci­tons une hot­line des­ti­née aux agences. Si le sup­port té­lé­pho­nique in­terne existe tou­jours, un groupe dé­dié prend une grande par­tie des ques­tions des fran­chi­sés, « ce qui évite l’en­com­bre­ment d’ap­pels » . Sans comp­ter les groupes « trucs et as­tuces » où les col­la­bo­ra­teurs ré­pondent eux- mêmes aux ques­tions de leurs col­lègues. La so­cié­té im­mo­bi­lière a en ef­fet lais­sé à chaque col­la­bo­ra­teur la li­ber­té de créer un groupe, sa­chant que « vous avez tout un sys­tème d’au­to­ri­sa­tion lié au ni­veau ad­mi­nis­tra­teur » . Chez Cen­tu­ry 21, deux su­per- ad­mins sont char­gés de gé­rer l’en­semble et de faire fonc­tion­ner le sys­tème. « Mais c’est plus de l’ac­com­pa­gne­ment que du contrôle. » La si­tua­tion est si­mi­laire chez Ra­ja. « On a mis en place des groupes par ser­vice, qui cor­res­pondent à l’or­ga­ni­sa­tion py­ra­mi­dale du groupe. Mais nous avons aus­si des groupes trans­verses par fonc­tion­na­li­té et par pro­jet » , dé­crit Gaël Oi­zel. Ain­si, il existe dans le Work­place de Ra­ja un groupe per­met­tant aux com­mer­ciaux de re­mon­ter l’in­for­ma­tion du ter­rain aux autres ser­vices afin qu’ils puissent ré­agir plus ra­pi­de­ment. Il faut y ajou­ter un groupe ou­vert à tous les col­la­bo­ra­teurs. Autre avan­tage de ce sys­tème, l’his­to­ri­sa­tion – à la­quelle par­ti­cipent ha­sh­tags et mo­teur de re­cherche – fa­ci­li­tant la com­pré­hen­sion d’un su­jet là où il fal­lait au­pa­ra­vant ré­cu­pé­rer moult ar­chives de mails. Pra­tique pour les nou­veaux ar­ri­vants.

L’infra de… Fa­ce­book

Bi­lan, l’in­for­ma­tion passe mieux, se­lon le So­cial Me­dia Ma­na­ger. « Le Co­mex de Ra­ja est mieux in­for­mé des ac­ti­vi­tés, les groupes fé­dèrent les col­la­bo­ra­teurs sur cer­tains su­jets, ils peuvent di­rec­te­ment in­ter­pel­ler leur N+ 2 ou N+ 3 » , nous confiet- il, bien conscient des chan­ge­ments pro­vo­qués au ni­veau du middle ma­na­ge­ment. Quant aux ques­tions de sé­cu­ri­té, le su­jet est sur­tout abor­dé sous l’angle de l’hy­giène in­for­ma­tique, des bonnes pra­tiques.

Car si Work­place res­semble for­te­ment à un ré­seau so­cial bien connu, il n’en reste pas moins un ou­til d’en­tre­prise. Il est pos­sible pour tout uti­li­sa­teur de si­gna­ler une pu­bli­ca­tion et pour les ad­mins de sup­pri­mer un conte­nu. Sur­tout, en termes de pro­tec­tion des don­nées sen­sibles, les groupes fer­més ou se­crets doivent as­su­rer la confi­den­tia­li­té d’in­for­ma­tions de grande va­leur. « Il faut bien pen­ser ces groupes » , sou­ligne Gaël Oi­zel. Même état d’es­prit chez Cen­tu­ry 21 : « On a le­vé beau­coup de le­viers de sé­cu­ri­té pour lais­ser le ré­seau faire sa vie sur cet ou­til. Ce qui est im­por­tant pour nous, c’est de pou­voir re­mon­ter et re­des­cendre ef­fi­ca­ce­ment l’in­for­ma­tion. » Si­gna­lons tout de même que Fa­ce­book as­sure que « la sé­cu­ri­té du ser­vice est ré­gu­liè­re­ment éva­luée et tes­tée. Des exemples de ces ac­ti­vi­tés in­cluent des ré­vi­sions de code source com­plet, des tests de pé­né­tra­tion et des au­dits de sé­cu­ri­té par un tiers in­dé­pen­dant » . Les ré­sul­tats de ces tests peuvent être four­nis sur de­mande aux en­tre­prises ayant sous­crit un compte Pre­mium. Quant à la ré­pu­ta­tion d’in­dis­cré­tion du géant du Web, il ne faut pas mé­lan­ger le ré­seau so­cial grand pu­blic et le ré­seau so­cial en­tre­prise. Pour le se­cond, Fa­ce­book est te­nu par des ac­cords contrac­tuels avec les so­cié­tés uti­li­sa­trices : il n’est pas cen­sé jouer avec leurs don­nées. C’est d’ailleurs un des ar­gu­ments ini­tiaux du groupe amé­ri­cain lors­qu’il ap­pro­chait les en­tre­prises. Pour en re­ve­nir aux fonc­tion­na­li­tés, Work­place a ajou­té ces der­niers mois tout un ar­se­nal de nou­veau­tés. Ain­si un mo­teur de re­cherche, des Tren­ding To­pics ou en­core des Ana­ly­tics ont fait leur ap­pa­ri­tion. Fa­ce­book Live a éga­le­ment été in­té­gré au RSE. Le ser­vice de dif­fu­sion en di­rect d’un flux vi­déo est uti­li­sé pour une ses­sion « Ren­dez- vous » entre le pré­sident de Cen­tu­ry 21 et le ré­seau d’agences toutes les 6 à 8 se­maines. Comme pour Fa­ce­book et Mes­sen­ger, le ser­vice de mes­sa­ge­rie ins­tan­ta­née, Work Chat, est sé­pa­ré de Work­place. Il sert « d’an­nuaire pro­fes­sion­nel » chez Cen­tu­ry 21 quand, chez Ra­ja, Gaël Oi­zel es­père qu’il rem­pla­ce­ra un jour les mails grou­pés. En­fin, der­nier gros ajout en date, des agents conver­sa­tion­nels per­son­na­li­sables in­té­grables aux fils de dis­cus­sion et aux groupes. Mais si le pro de l’em­bal­lage et le géant de l’im­mo­bi­lier y ré­flé­chissent, les bots ne sont pas pour le mo­ment au ca­len­drier. En­fin, il est un su­jet sur le­quel Work­place est très at­ten­du : l’in­té­gra­tion de ser­vices tiers. De­puis son lan­ce­ment, Fa­ce­book étoffe sa liste de par­te­naires. CRM de Sa­les­force, ges­tion de do­cu­ments avec Off ice 365, G Suite, Box, Drop­box et OneD­rive, Azure ou en­core Ok­ta four­nissent leurs ser­vices d’Iden­ti­ty Pro­vi­ders… Mais ni Ra­ja, ni Cen­tu­ry 21 n’ont en­core re­lié Work­place à un quel­conque autre ser­vice : il s’agit de « ne pas mettre la char­rue avant les boeufs » , pour ci­ter Gaël Oi­zel. « J’ai­me­rais dé­jà qu’il y ait une uti­li­sa­tion ul­tra fine des groupes avant » , ajou­tet- il. Avec tou­jours cet ob­jec­tif en tête : flui­di­fier l’in­for­ma­tion. ❍

Tout le monde uti­lise Fa­ce­book : on fait ici l’éco­no­mie de l’ap­pren­tis­sage d’un nou­vel ou­til Gaël Oi­zel, So­cial Me­dia Ma­na­ger, Ra­ja.

Le RSE se dé­cline éga­le­ment en ap­pli­ca­tion mo­bile. La mes­sa­ge­rie ins­tan­ta­née Work Chat en est dis­tincte.

L’in­ter­face et la plu­part des fonc­tion­na­li­tés de Work­place re­prennent celles de Fa­ce­book. Mais les Groupes, ou­verts, fer­més ou se­crets, y oc­cupent une place bien plus im­por­tante.

Si les struc­tures de Ra­ja et de Cen­tu­ry 21 dif­fèrent gran­de­ment, Fa­ce­book Work­place est uti­li­sé dans les deux en­tre­prises dans le même but : flui­di­fier le par­tage de l’in­for­ma­tion.

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