Se préserver soi et ses équipes : les bonnes stratégies à mettre en place tout de suite

Oui, il est possible de gérer un emploi du temps surchargé. Les pistes de Christine Godet, coach professionnelle au sein du cabinet Etholia, pour tout mener de front en gardant le sourire.

Chaque jour, au travail comme dans la vie, se joue une partition qui amène son lot de surprises, de tâches et d’obstacles. Certaines femmes ont appris à manier avec brio les instruments d’une organisation méthodique. La charge de travail est là. Mais leur façon d’orchestrer les journées – c’est-à-dire, de gérer leur temps, leur niveau de stress et leur rapport aux autres – allège l’esprit. Car s’organiser, c’est satisfaire aux exigences de son emploi, mais aussi ne pas s’en demander trop et savoir jouer en bande.

[ Elles anticipent ]

Vivre au jour le jour : aussi cool qu’elle soit, cette philosophie ne suffit pas toujours à mener à bien des projets qui demandent à être pensés, préparés et calés. Les femmes qui arrivent au bout de leur journée satisfaites de leurs accomplissements sont des planificatrices. Christine Godet, coach professionnelle spécialisée dans l’organisation au sein du cabinet Etholia, explique que « ces femmes se projettent. Anticiper est un travail sur soi. Il faut avoir une grande confiance en soi pour affronter ce qu’on a à faire dans les jours et semaines à venir, pour regarder son rétroplanning sans hyperventiler ». Le classique « P.D.C.A » (plan, do, check, act, c’est-à-dire planifier, passer à l’action, évaluer le résultat et entamer un nouveau cycle) n’est pas une mince affaire. « Chacun a un rapport au temps différent. Beaucoup de mes « coachés » me disent qu’ils ont des difficultés à imaginer le temps, à l’apprivoiser. » Les femmes les mieux organisées en font l’un de leurs principaux alliés.

[ Elles disent stop ]

Malgré les raccourcis, organisation ne rime pas forcément avec perfection. Ne pas rayer chaque ligne de sa

to do list peut être une source de stress… ou au contraire une libération. « Lorsque l’on entend le mot “organisation”, précise Christine Godet, on imagine tout de

suite des femmes sans faille. Or, elles sont parfois à l’opposé de ce fantasme. Elles savent dire “Stop. Ça pourrait être mieux, mais j’ai donné le maximum aujourd’hui” ». Il faut souvent décider si l’on préfère passer un temps fou sur une tâche, quitte à laisser les autres de côté, ou si l’on doit passer à la tâche suivante, au risque de laisser derrière soi quelques imperfections.

[ Elles font une chose à la fois ]

E-mails, messages et réunions compliquent l’art de la « monotâche ». « Faire plusieurs choses à la fois peut être épuisant, prévient Christine Godet. Certaines femmes viennent me voir pour apprendre à dire à leurs collègues qu’elles ne sont pas disponibles à l’instant T car elles ont besoin de concentration. Elles y vont à petits pas : aujourd’hui, je ne réponds pas à mes e-mails entre 10 heures et 11 heures. Demain, je n’ouvre pas mon planning 5 fois dans la journée ». Le soir, un flash-back s’impose. On se demande si on a rempli ses objectifs, même sans avoir tenté de jongler avec trois éléments à la fois. » Et peu à peu, on y arrive.

[ Elles gèrent les imprévus ]

Il n’est pas rare qu’ils surgissent, parfois au mauvais moment. Fait étonnant : les femmes dont les journées se « goupillent » le mieux peuvent gérer les aléas… car elles se laissent des plages de temps libre. Et ne se sentent pas obligées de remplir à ras bord leur emploi du temps quotidien. Elles responsabilisent aussi leur entourage. Christine Godet a accompagné des managers d’équipe sans cesse sollicités par leurs salariés, qui leur demandaient de gérer des tas de petits soucis inopinés. « Plutôt que de gérer le problème, les managers ont commencé à demander quelles solutions leur interlocuteur pouvait apporter. Après quelque temps, les employés venaient directement avec des solutions. En même temps qu’ils développaient leur autonomie, ils allégeaient l’emploi du temps de leur manager. » Valorisant et utile.

[ Elles mettent en place un système d’entraide ]

« J’accompagne des équipes qui sont bloquées par le manque d’entraide », constate Christine Godet. Car l’organisation au sein d’une entreprise est aussi (voire avant tout) collective. « Connaître ses équipes, ce n’est pas seulement une question de bonnes relations. Il faut d’abord que chacun identifie qui fait quoi et pourquoi. » Ainsi, tout le monde sait à qui s’adresser en cas de blocage. « Une fois que les équipes se connaissent, il devient possible de déléguer une mission à un n-1 à qui on sait que l’on peut se fier, ou de demander du soutien à un n+1. » Les relations de confiance, si elles sont nouées, permettent de communiquer, et donc de travailler avec de nombreux appuis. Nécessaire en termes d’organisation.