Se connecter à différentes sources de données
Excel est un formidable outil d’analyse de données, encore faut-il qu’il y ait des données à analyser ! Au-delà de la saisie dans des tableaux de feuilles de calcul, il est possible de se connecter à différentes sources de données (fichiers externes, base
Un classeur Excel comporte des données qui sont soit internes, soit stockées dans une source de données externe. Par exemple, un fichier Excel pourrait ser vir de source de données externe pour un autre fichier Excel. Plus généralement, un fichier texte peut constituer une source de données mais aussi une base de données. Dans ce cas, la source externe est connectée au classeur Excel via une « connexion de données ». Ce concept regroupe dif férentes informations décrivant les modalités d’accès : où se trouve la base, quelle est la requête d’extraction à exécuter, quels sont les droits d’accès applicables, etc. Généralement, le principe de connexion aux données externes suppose que les données en question changent régulièrement (autrement on les intégrerait une fois pour toutes dans le classeur Excel). L’accès à des données externes fait appel au principe d’actualisation régulière. Chaque opération d'actualisation permet d'af ficher la version la plus récente des données et de mettre à jour les éléments associés aux données dans le classeur (tableaux représentant les dernières modifications, graphes, etc.)
Les fichiers de connexion
Les données de connexion peuvent être intégrées au classeur ou être stockées dans un fichier externe appelé « fichier de connexion ». Il peut s’agir d’un fichier ODC d’extension « .odc » (Of fice Data Connection) ou d’un fichier UDC d’extension « .udcx » (Universal Data Connection). Les fichiers de connexion sont par ticuliè- rement utiles lorsque vous envisagez de par tager régulièrement les connexions. Ils facilitent par ailleurs l'administration des sources de données. Lorsque vous vous connectez à une source de données à l'aide d'un fichier de connexion, Excel recopie les données de connexion du fichier de connexion dans le classeur. Lorsque des modifications sont ef fectuées via la boîte de dialogue Propriétés de connexion, ce sont les données de connexion stockées dans le classeur Excel actif qui sont modifiées. Le fichier de connexion initial ayant ser vi à créer la connexion (accessible via la propriété Fichier de connexion) n’est pas impacté.
Accédez aux connexions
Le fait de se connecter à des données externes of fre l’avantage de pouvoir analyser régulièrement les données dans Excel, sans avoir à les copier à chaque fois. Qui plus est, en mode « connecté », vous pouvez décider d’actualiser (ou mettre à jour) vos classeurs Excel au moment le plus impor tun. Pour créer une connexion, à par tir du groupe Données externes de l'onglet Données, il suf fit
de cliquer sur Connexions existantes. Pour af ficher toutes les connexions, cliquez sur Toutes les connexions. Pour af ficher uniquement les connexions disponibles depuis votre ordinateur, cliquez sur Fichiers de connexion
de cet ordinateur. La liste est obtenue à par tir du dossier Mes sources de données, généralement situé dans le dossier Mes documents de l’utilisateur. Une fois la connexion souhaitée sélectionnée, cliquez sur Ouvrir. À par tir de la boîte de dialogue Impor ter les données, sélectionnez la méthode d’affichage. Pour créer une table de tri et de filtrage simple, cliquez sur Table ou sur Rap
port de tableau croisé dynamique pour créer un rappor t de synthèse d’impor tants volumes de données.
Se connecter à une base de données ODBC
Le cas le plus classique de connexion est celui de la récupération de données provenant d’une base de données. Qu’il s’agisse de DB2, d’Oracle, de SQL Ser ver, d’Access ou de my SQL, le standard de connexion s’appelle ODBC (Open Data Base Connectivity). Depuis Excel, il est possible de déclarer des sources de données de type ODBC. Cela suppose bien évidemment que le paramétrage ODBC soit fait en amont ou, à la volée, lors de la déclaration de la connexion avec Excel. Avant de tenter une connexion à une base de données MySQL, vous devez vérifier que le connecteur MySQL Connector/Net 6.6.5 for Microsoft Windows est installé sur votre ordinateur et que le pilote correspondant à votre version d’Of fice y est associé. Une fois cette vérification faite, depuis Excel (version 2016), cliquez sur l’onglet Données, puis Obtenir des données/à par tir de la base de données/à partir de base de données MySQL. Si le bouton Obtenir les données n’est pas visible, cliquez sur Nouvelle requête/à partir de la base de données/à partir de base de données MySQL. Dans la boîte de dialogue Base de données MySQL, dans le champ Nom du serveur, spécifiez le ser veur de base de données MySQL auquel se connecter.
Rompre une liaison…
Rompre une liaison : c’est tout un ar t (…). Lorsque vous rompez une liaison avec le classeur source d’une réfé- rence externe, toutes les formules qui utilisent une information du classeur source sont conver ties en valeur (la valeur courante). Sachez que cette action ne peut être annulée : il est for tement conseillé d’enregistrer une copie de sauvegarde ! Pour la suppression, activez l’onglet Données, dans le groupe Connexions, cliquez sur Modifier les liaisons. Si la liaison utilise un nom défini, ce nom n’est pas automatiquement supprimé. Pour le supprimer, activez l’onglet Formules, dans le groupe Noms définis, puis cliquez sur Gestionnaire de noms. À par tir de la boîte de dialogue Gestionnaire de noms, cliquez sur le nom à modifier puis sur Supprimer. Validez par OK. La liaison est rompue définitivement… jusqu’au prochain numéro !