Les documents longs
Il est parfois difficile de s’y retrouver dans la création d’un document long. Avec les notions de mode Plan et de document Maître, Word vous aide à mieux structurer vos idées…
La manipulation d’un document d’une cinquantaine de pages reste assez aisée sous Word. S’il s’agit de 500 pages, c’est déjà plus pénible... sans faire appel à quelques fonctions spécifiques à la gestion des longs documents. Par ailleurs, il n’est pas rare que sur un document de 500 pages, il y ait plusieurs intervenants qui oeuvrent simultanément ou pas : les fonctionnalités de travail collaboratif deviennent alors essentielles. L'inser tion de liens de documents, la notion de document Maître, le mode Plan, etc. sont autant de concepts qui vont vous faire voir votre traitement de textes sous un autre angle que celui de la saisie au kilomètre ! Les documents longs sont généralement composés de plusieurs par ties organisées de manière logique : sections, chapitres, sous chapitres, etc. Word permet d’appliquer la même mise en forme aux titres d’un même niveau hiérarchique via l’application de styles. Cette première notion est essentielle dans la manipulation et l’impact visuel des documents longs. Par ailleurs, le parcours d’un document long demande de faire appel à des fonctionnalités de navigation spécifiques, sous peine de faire chauf fer la roulette de la souris ou d’user les touches « flèche haut » et « flèche bas » de votre clavier !
Le mode Plan
Le mode Plan vous permet de gérer la structure d'un document tout en ayant accès au texte. Pour accéder au mode Plan, cliquez sur Affichage/Plan. Les outils de Mode Plan permettent de déplacer et modifier des titres et niveaux de titres, voire de déplacer, le cas échéant, le texte lui-même. Le fait de pouvoir décider du niveau d’af fichage permet d’avoir une vision d’ensemble du document. Ainsi, pour créer un titre, sélectionnez le corps du texte et sélectionnez le niveau dans la liste des niveaux hiérarchiques. Le style associé au niveau est alors automatiquement appliqué. Pour changer le niveau d’un titre, cliquez sur la flèche droite (pour abaisser) ou la flèche gauche (pour hausser) en regard de la zone Niveau hiérarchique d’un titre. Les symboles « + » et « – » vous permettent de réduire ou pas l’af fichage du texte. Pour retrouver le document
dans son mode d’af fichage normal, il suf fit de cliquer sur le bouton Fermer le mode Plan.
Les listes à plusieurs niveaux
Pour que le mode Plan soit ef ficace, il ne faut pas négliger le paramétrage des styles des listes à plusieurs niveaux. Pour ce faire, réactivez l’onglet Accueil du menu principal de Word puis, dans le groupe Paragraphe, cliquez sur la flèche en regard de Liste à plusieurs niveaux. Choisissez un style de plan dans la Bibliothèque de listes. Il suf fit alors de commencer à taper du texte pour démarrer la liste. Pour atteindre un nouveau niveau de liste, appuyez sur la touche Tab. L’appui sur la touche Entrée permet de revenir au niveau de liste précédent.
Gérez les sous-documents
Les sous-documents sont accessibles de manière autonome ou directement depuis le document Maître. Pour insérer un nouveau sous-document (en mode Plan), cliquez sur le bouton Insérer du groupe Document maître. La boîte de sélection de fichier s’ouvre et il ne vous reste plus qu’à parcourir votre disque pour trouver le fichier concerné. Une fois le sous-document dans le document Maître, la commande Supprimer le lien devient active. Si vous cliquez sur cette commande, le lien avec le fichier d'origine est rompu et toute modification faite dans le document Maître ne sera enregistrée que dans le document Maître.
La table des matières
Word vous permet de gérer une table des matières automatique pour votre document. Ce principe est aussi applicable à un document Maître composé de plusieurs sousdocuments. Le principe de base est de disposer dans tous vos sous-documents d’un ensemble de styles cohérent (sachant que Word se base sur les styles de titres pour construire sa table des matières). Le fait de créer votre table dans le document Maître vous permet de gérer automatiquement le suivi de la numérotation des pages. Ceci étant, il est préférable de créer votre table des matières qu’une fois tous les sous-documents insérés dans le document Maître et souvenez-vous que l'enregistrement du document Maître déclenche automatiquement l'enregistrement de tous les sous-documents qui ont été modifiés : fini les galères de mise à jour manuelle du sommaire !