Syn­chro­ni­sez vos tâches Out­look et OneNote

Pas tou­jours fa­cile de s’or­ga­ni­ser dans un monde qui file à 300 à l’heure… Les tâches Out­look d’un cô­té, les notes prises à la vo­lée sous OneNote de l’autre : il se­rait temps de ré­con­ci­lier ce­la pour – en­fin – plus de sé­ré­ni­té !

Micro Pratique - - SOMMAIRE - Vir­gi­nie Dor­seuil

Avec les der­nières ver­sions d’Of fice, il de­vient fa­cile de s’or­ga­ni­ser : vous pou­vez écrire des notes ma­nus­crites, prendre des pho­tos, en­re­gis­trer des mes­sages avec OneNote, tout en étant as­su­ré d’être syn­chro avec votre or­ga­ni­sa­tion sous Out­look car, dé­sor­mais, les tâches des deux en­vi­ron­ne­ments peuvent être mises en cor­res­pon­dance. Il y a de fortes chances pour que votre mode d’or­ga­ni­sa­tion soit dic­té par deux sources : vos e-mails en­trants gé­rés sous Out­look sur votre or­di­na­teur et vos notes prises à la vo­lée de­puis votre smar tphone do­té de l’ap­pli­ca­tion OneNote. Sans un mi­ni­mum de syn­chro­ni­sa­tion de ces deux sources, vous ris­quez de faire che­vau­cher des évé­ne­ments pro­fes­sion­nels et/ou per­son­nels tous aus­si im­por tants les uns que les autres. Voyons donc com­ment évi­ter une telle si­tua­tion…

Les tâches sous Out­look

Sous Out­look, pour créer ins­tan­ta­né­ment une tâche, uti­li­sez le rac­cour­ci cla­vier [Ctrl+Maj+K]. Sai­sis­sez alors un nom pour la tâche dans la zone Ob­jet. Pri­vi­lé­giez les in­ti­tu­lés d’ob­jet cour ts et ajou­tez les dé­tails dans le corps de la tâche. Par­mi les op­tions les plus im­por tantes, il convient de dé­fi­nir une date pré­vi­sion­nelle de dé­but ou de fin ou en­core une date d’échéance. L’op­tion Prio­ri­té vous per­met de prio­ri­ser vos tâches et le prin­cipe de Rap­pel d’être aver ti à une date et une heure pré­cises. Pour va­li­der votre sai­sie, cli­quez sur En­re­gis­trer et fer­mer.

Les tâches sous OneNote

OneNote vous per­met de créer plu­sieurs blocs-notes per­son­na­li­sés. Ces blocs- notes sont sau­ve­gar­dés, au choix, en lo­cal sur le poste de tra­vail, en ré­seau ou en­core dans le cloud pour per­mettre un ac­cès im­mé­diat de n’im­por te où. Il existe des ap­pli­ca­tions OneNote pour Windows Phone, An­droid et iOS (iP­hone). Chaque bloc-notes peut être or­ga­ni­sé en sec­tions et chaque sec­tion est com­po­sée de plu­sieurs pages de notes. Pour créer une nou­velle page dans une sec­tion, l’uti­li­sa­teur peut par tir d’une page blanche ou choi­sir un mo­dèle par dé­faut. Sa­chez que par­mi les mo­dèles de pages pro­po­sés par dé­faut, vous re­trou­ve­rez une liste de tâches !

Le sui­vi des tâches avec OneNote

OneNote per­met de dis­po­ser dif fé­rentes ba­lises pour mieux re­pé­rer les élé­ments. C’est par le biais de cer taines ba­lises (les in­di­ca­teurs) que la syn­chro­ni­sa­tion de tâches peut s’ef fec­tuer entre OneNote et Out­look. Il en va de même pour les contacts et les ren­dez- vous. Le mo­teur de re­cherche in­terne peut se ba­ser sur les ba­lises comme cri­tères. En as­so­ciant une note à une tâche Out­look, vous pou­vez af fec­ter la tâche à un membre de votre équipe, dé­fi­nir un rap­pel et ef fec­tuer le sui­vi de la tâche di­rec­te­ment dans Out­look. Lors­qu’un in­di­ca­teur rouge de tâche Out­look ap­pa­raît en re­gard d’une note dans une page OneNote, ce­la si­gni­fie qu’elle est liée à Out­look pour le sui­vi.

Syn­chro­ni­sez l’or­di­na­teur et le smart­phone

Prendre des notes c’est dé­jà bien, pla­ni­fier des pro­jets c’est en­core mieux… en­core faut-il gé­rer les échéances et ne pas ou­blier les élé­ments dans votre liste des tâches ! Pour ce­la, vous avez tout in­té­rêt à créer une tâche dans OneNote. Sé­lec­tion­nez les mots qui dé­si­gne­ront votre tâche et cli­quez dans le me­nu contex­tuel sur la flèche en re­gard du bou­ton Tâches Out­look. Il ne vous reste plus qu’à choi­sir un type de rap­pel pour faire ap­pa­raître un in­di­ca­teur en re­gard de votre tâche dans OneNote et créer pa­ral­lè­le­ment au­to­ma­ti­que­ment votre tâche dans Out­look. Par la suite, pour re­cher­cher une tâche dans OneNote, sous l’on­glet Ac­cueil, sé­lec­tion­nez Re­cher­cher des in­di­ca­teurs. Vous re­trou­ve­rez vos tâches syn­chro­ni­sées dans le vo­let Syn­thèse des in­di­ca­teurs. Pour mar­quer une tâche comme ter­mi­née, co­chez l’in­di­ca­teur si­tué en re­gard d’une tâche Out­look. La tâche est alors mar­quée comme ter­mi­née à la fois dans le vo­let Syn­thèse des in­di­ca­teurs de OneNote et dans Out­look. De même, Lorsque vous mar­quez une tâche comme ter­mi­née dans Out­look, elle est mar­quée comme ter­mi­née dans OneNote lors­qu’Out­look et OneNote se syn­chro­nisent.

La sup­pres­sion de tâches syn­chro­ni­sées

Si la créa­tion de tâches entre Out­look et OneNote est syn­chro­ni­sée, la sup­pres­sion de tâches doit aus­si l’être ! Vous dis­po­sez néan­moins de deux pos­si­bi­li­tés : sup­pri­mer la tâche de­puis Out­look per­met de sup­pri­mer la ba­lise (l’in­di­ca­teur) de OneNote sa­chant que le texte reste dans votre bloc-notes OneNote). À l’in­verse, il est pos­sible de sup­pri­mer la ba­lise de OneNote et de conser ver la tâche dans Out­look. Sous OneNote, le choix est donc entre la com­mande Sup­pri­mer l’in­di­ca­teur et Sup­pri­mer la tâche Out­look. Avec OneNote et Out­look im­pos­sible de ra­ter le der­nier cours de MIA… ou de trou­ver une ex­cuse far fe­lue pour ne pas avoir ache­té les piz­zas pour la mi-temps du der­nier match de l’équipe de France !

Les­tâ­chesOut­look peu­ven­tê­tre­dé­fi­nies avec­dif­fé­rentes op­tion­sper­met­tant d’af­fi­ner­vo­tre­mode d’or­ga­ni­sa­tion.

La­créa­tiond’une­tâche OneNo­te­syn­chro­ni­séeàOut­look peut­se­fai­re­de­puisn’im­porte que­l­élé­ment.

De­puisO­neNote,vous­pou­vez sup­pri­merl’in­di­ca­teur­pour gar­der­la­tâ­che­dansOut­loo­kou Sup­pri­mer­la­tâ­cheOut­look.

Le­sin­di­ca­teurs­sont des­ba­li­ses­dé­diées àla­syn­chro­ni­sa­tion de­tâ­che­sentre OneNo­teetOut­look.

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