Synchronisez vos tâches Outlook et OneNote
Pas toujours facile de s’organiser dans un monde qui file à 300 à l’heure… Les tâches Outlook d’un côté, les notes prises à la volée sous OneNote de l’autre : il serait temps de réconcilier cela pour – enfin – plus de sérénité !
Avec les dernières versions d’Of fice, il devient facile de s’organiser : vous pouvez écrire des notes manuscrites, prendre des photos, enregistrer des messages avec OneNote, tout en étant assuré d’être synchro avec votre organisation sous Outlook car, désormais, les tâches des deux environnements peuvent être mises en correspondance. Il y a de fortes chances pour que votre mode d’organisation soit dicté par deux sources : vos e-mails entrants gérés sous Outlook sur votre ordinateur et vos notes prises à la volée depuis votre smar tphone doté de l’application OneNote. Sans un minimum de synchronisation de ces deux sources, vous risquez de faire chevaucher des événements professionnels et/ou personnels tous aussi impor tants les uns que les autres. Voyons donc comment éviter une telle situation…
Les tâches sous Outlook
Sous Outlook, pour créer instantanément une tâche, utilisez le raccourci clavier [Ctrl+Maj+K]. Saisissez alors un nom pour la tâche dans la zone Objet. Privilégiez les intitulés d’objet cour ts et ajoutez les détails dans le corps de la tâche. Parmi les options les plus impor tantes, il convient de définir une date prévisionnelle de début ou de fin ou encore une date d’échéance. L’option Priorité vous permet de prioriser vos tâches et le principe de Rappel d’être aver ti à une date et une heure précises. Pour valider votre saisie, cliquez sur Enregistrer et fermer.
Les tâches sous OneNote
OneNote vous permet de créer plusieurs blocs-notes personnalisés. Ces blocs- notes sont sauvegardés, au choix, en local sur le poste de travail, en réseau ou encore dans le cloud pour permettre un accès immédiat de n’impor te où. Il existe des applications OneNote pour Windows Phone, Android et iOS (iPhone). Chaque bloc-notes peut être organisé en sections et chaque section est composée de plusieurs pages de notes. Pour créer une nouvelle page dans une section, l’utilisateur peut par tir d’une page blanche ou choisir un modèle par défaut. Sachez que parmi les modèles de pages proposés par défaut, vous retrouverez une liste de tâches !
Le suivi des tâches avec OneNote
OneNote permet de disposer dif férentes balises pour mieux repérer les éléments. C’est par le biais de cer taines balises (les indicateurs) que la synchronisation de tâches peut s’ef fectuer entre OneNote et Outlook. Il en va de même pour les contacts et les rendez- vous. Le moteur de recherche interne peut se baser sur les balises comme critères. En associant une note à une tâche Outlook, vous pouvez af fecter la tâche à un membre de votre équipe, définir un rappel et ef fectuer le suivi de la tâche directement dans Outlook. Lorsqu’un indicateur rouge de tâche Outlook apparaît en regard d’une note dans une page OneNote, cela signifie qu’elle est liée à Outlook pour le suivi.
Synchronisez l’ordinateur et le smartphone
Prendre des notes c’est déjà bien, planifier des projets c’est encore mieux… encore faut-il gérer les échéances et ne pas oublier les éléments dans votre liste des tâches ! Pour cela, vous avez tout intérêt à créer une tâche dans OneNote. Sélectionnez les mots qui désigneront votre tâche et cliquez dans le menu contextuel sur la flèche en regard du bouton Tâches Outlook. Il ne vous reste plus qu’à choisir un type de rappel pour faire apparaître un indicateur en regard de votre tâche dans OneNote et créer parallèlement automatiquement votre tâche dans Outlook. Par la suite, pour rechercher une tâche dans OneNote, sous l’onglet Accueil, sélectionnez Rechercher des indicateurs. Vous retrouverez vos tâches synchronisées dans le volet Synthèse des indicateurs. Pour marquer une tâche comme terminée, cochez l’indicateur situé en regard d’une tâche Outlook. La tâche est alors marquée comme terminée à la fois dans le volet Synthèse des indicateurs de OneNote et dans Outlook. De même, Lorsque vous marquez une tâche comme terminée dans Outlook, elle est marquée comme terminée dans OneNote lorsqu’Outlook et OneNote se synchronisent.
La suppression de tâches synchronisées
Si la création de tâches entre Outlook et OneNote est synchronisée, la suppression de tâches doit aussi l’être ! Vous disposez néanmoins de deux possibilités : supprimer la tâche depuis Outlook permet de supprimer la balise (l’indicateur) de OneNote sachant que le texte reste dans votre bloc-notes OneNote). À l’inverse, il est possible de supprimer la balise de OneNote et de conser ver la tâche dans Outlook. Sous OneNote, le choix est donc entre la commande Supprimer l’indicateur et Supprimer la tâche Outlook. Avec OneNote et Outlook impossible de rater le dernier cours de MIA… ou de trouver une excuse far felue pour ne pas avoir acheté les pizzas pour la mi-temps du dernier match de l’équipe de France !