Contrôlez les saisies avec Excel
Un document Excel peut s’avérer redoutablement efficace en saisie lorsque cette saisie est optimisée avec l’outil Validation des données...
Vous disposez de plusieurs options lorsque vous voulez entrer des données manuellement dans Excel. Vous pouvez entrer des données dans une cellule, dans plusieurs cellules en même temps, ou sur plusieurs feuilles de calcul en même temps. Les données que vous entrez peuvent être des nombres, du texte, des dates ou des heures. Bien sûr, vous pouvez mettre en forme les données de manières différentes. Et, il existe plusieurs paramètres que vous pouvez régler pour faciliter la saisie de données pour vous ou vos collaborateurs.
Saisie intelligente
Lorsque vous saisissez un nombre dans une cellule, Excel interprète cette donnée comme un nombre. Il est alors possible d’ employer des for mules mathématiques sur cette donnée. Par défaut (c’est-à-dire sans action contraire de votre part ), les données reconnues comme des nombres sont alignées à droite dans la cellule. Cliquez avec votre souris sur la cellule concernée ( si elle n’est pas déjà sélectionnée), puis appuyez sur la touche
Entrée. Le nombre saisi apparaît dans la cellule, et le curseur se déplace vers la cellule suivante (en dessous ou à droite selon le paramétrage retenu). Souvent, si vous commencez à taper une entrée qui ressemble à une entrée saisie ailleurs dans une autre colonne, Excel peut compléter automatiquement l’entrée à votre place. En outre, si vous orthographiez mal un nom commun, Excelle corriger a à votre place : il contient des entrées Correction auto
matique qu’il partage avec les autres programmes de la suite Office. Elles corrigent les fautes classiques, les problèmes de case, etc.
Validation des données
Vous pouvez utiliser la validation des données pour restreindre le type de données ou des valeurs que les utilisateurs entrent dans des cellules. Par exemple, vous pouvez utiliser la validation des données pour calculer la valeur maximale autorisée dans une cellule basée sur une valeur ailleurs dans le classeur. La validation des données s’avère particulièrement utile quand vous avez besoin de par tager un classeur avec d’autres personnes, vous souhaitez que les données entrées par tous vos collaborateurs soient exactes et cohérentes. Entre autres, vous pouvez utiliser la validation des données pour les éléments suivants : Dresser une liste des entrées qui limitent les valeurs autorisées dans une cellule. Créer un message d ’invite expliquant le type de données autorisées dans une cellule. Créer des messages qui s’affichent lorsque des données incorrectes sont entrées. Rechercher les entrées incorrectes à l’aide de la barre d’outils Audit. Définir une plage de valeurs numériques pouvant être entrées dans une cellule. Déterminer si une entrée est valide en fonction d’un calcul dans une autre cellule.
Faire une liste d’entrée
Vous pouvez dresser une liste des entrées autorisées dans une cellule d’un classeur. Vous pouvez ensuite limiter les entrées acceptées par la cellule à cette liste en utilisant la fonctionnalité de validation des données. Pour créer une liste déroulante et limiter les valeurs autorisées dans la cellule à cette liste, procédez ainsi : sélectionnez la cellule souhaitée et, dans le menu Données, cliquez sur Validation. Sous l’onglet Paramètres, cliquez sur Liste dans la liste déroulante Autoriser. Par défaut, les cases à cocher Ignorer si vide et Liste déroulante
dans la cellule sont activées. Ne modifiez pas cette sélection. Dans la zone Source, tapez par exemple a,b,c. Vous pouvez également entrer une plage nommée ou une référence de cellule si elle contient une liste de valeurs. Les deux doivent être précédées du signe égal. Cliquez sur OK. La cellule A1 est à présent associée à une liste déroulante que vous pouvez utiliser pour sélectionner la valeur à entrer dans la cellule. Cliquez sur la liste déroulante, puis cliquez sur n’importe quel élément de cette liste. Cette valeur est alors entrée dans la cellule.
Création d’un message d’erreur
Le style de message d’erreur affiché par Microsoft Excel lorsque vous tapez des données incorrectes détermine si des restrictions sont appliquées. Vous pouvez afficher un message qui vous empêche d’entrer des valeurs de données autres que celles spécifiées. Vous pouvez aussi afficher des messages explicatifs et d’avertissement qui vous permettent d’entrer des données hors plage ou définir des limites pour les données mais sans afficher de message.
Quelques formules de validation
Pour terminer, voici quelques exemples de formules de validation. Ils utilisent l’option Personnalisé là où vous écrivez des formules pour définir vos conditions. Peu i mpor t e ce qui est affiché dans l a zone Données, puisqu’elle est désactivée avec l’option Personnalisé. La cellule contenant un anniversaire ( B6) doit contenir un nombre supérieur au nombre d’années défini dans la cellule d’âge ( B4) : =SI(B6<=(AUJOURDHUI()-(365*B4)),VRAI,FAUX) Toutes les données d’une plage de cellule ( A2: A10) contiennent des valeurs uniques. =NB.SI($A$2:$A$10,A2)=1 Si vous devez faire remplir un formulaire contenant une adresse e- mail : vérifiez que l’adresse de courrier entrée dans la cellule ( B5) contient le symbole @. =ESTNOMBRE(TROUVE(«@»,B5)