Maîtrisez les styles et les QuickParts
Peu importe son contenu, un document Word de qualité servira bien plus son propos qu’un simple bloc de texte. Word met à disposition de nombreux outils pour apporter lisibilité et concision à vos textes. Nous allons détailler les styles et les QuickParts, deux fonctionnalités essentielles.
Vous pouvez utiliser des Styles pour appliquer rapidement un ensemble de choix de mise en forme à la totalité de votre document. Si vous souhaitez des mises en forme qui ne sont pas disponibles dans les styles intégrés et thèmes prédéfinis dans Word, vous pouvez modifier un style existant et le personnaliser selon vos besoins. Vous pouvez modifier la mise en forme (par exemple, le retrait du texte, la couleur et la taille de police) dans les styles appliqués aux titres, titres, des paragraphes, listes et ainsi de suite. Vous pouvez également utiliser la Galerie de composants
QuickPart pour créer, stocker et réutiliser les éléments de contenu, notamment l’inser tion automatique, les propriétés du document (par exemple, le titre et l’auteur) et les champs. Ces blocs de contenu réutilisables sont également appelés blocs de construction. Ainsi, Insertion
automatique est un type courant des blocs de construction contenant du texte et des graphiques. Enfin, vous pouvez utiliser l’Organisateur de blocs de
construction pour rechercher ou modifier un bloc de construction. Ces outils de mise en forme vous permettront de mieux structurer et de mieux naviguer dans votre document Word.
Une mise en page avec ou sans style ?
Les styles décrits dans cet article apparaissent dans la galerie Styles, un menu visuel situé dans l ’ onglet
Accueil. Pour appliquer un style, il suffit de sélectionner le texte à mettre en forme, puis de cliquer sur le style souhaité dans la galerie Styles.
Si un style est déjà appliqué à du texte dans votre document, vous pouvez modifier la mise en forme de ce texte et l’appliquer au style dans la galerie Styles. Sélectionnez le texte auquel le style est appliqué dans votre docu- ment. Lorsque vous sélectionnez le texte auquel un style est appliqué, ce style est mis en évidence dans la galerie
Styles. Donnez la mise en forme souhaitée ( police, taille etc.) à votre titre. Puis, depuis l’onglet Accueil, dans le groupe Styles, cliquez avec le bouton droit sur le style que vous voulez modifier, puis sur Mettre à jour
[Nom du style] pour correspondre à la sélection. Ainsi, tout texte auquel le style modifié est appliqué est automatiquement mis à jour avec les nouveaux paramètres de mise en forme.
Styles et Table des matières
Une fois que vous avez appliqué des styles à votre document vous pouvez créer une table des matières pour naviguer dans votre document. Pour créer une table des matières facilement actualisable, vous devez appliquer des styles de titre au texte que vous voulez inclure dans la table des matières. Word la crée ensuite automatiquement à partir de ces titres. Word utilise les titres de votre document pour générer une table des matières automatique qui peut être mise à jour lorsque vous modifiez le texte, l’ordre ou le niveau du titre. Cliquez à l’endroit où vous souhaitez insérer la table des matières (en général vers le début du document ). Clique z sur Réfé
rences > Table des matières, puis choisissez un style de Table des matières automatique dans la liste.
Les QuickParts
QuickPar t est un autre outil permettant l’inser tion de composants aidant à la mise en page. Pour ouvrir la galerie de composants QuickPart, sous l’onglet Insérer, dans le groupe texte, cliquez sur QuickPart. Les QuickParts sont basés sur l’utilisation des blocs de construction : des contenus prédéfinis, comme un logo, une présentation, un filigrane etc. Une multitude de blocs de construction sont proposés par Word depuis l’onglet
Organisateur de blocs de construction du menu QuickPart. Ces insertions automatiques sont souvent utilisées pour les formules de politesse dans un courrier, mais peuvent être utilisées pour d’autres blocs de texte dont vous avez souvent besoin dans vos différents documents. Par exemple : Lorsque vous souhaitez insérer un Veuillez agréer, Madame, Monsieur, l’expression de mes sentiments distingués par exemple, au lieu de saisir manuellement cette phrase à chaque courrier et risquer d’oublier ou de remplacer un mot, vous pouvez l’enregistrer pour d’autres utilisations.
Les blocs de construction personnalisés
Procédez comme suit pour créer un bloc de construction personnalisé : commencez par taper et éditer le texte (ou le graphisme) qui sera transformé en bloc de construc- t i on. Sélecti onnez ensuite votre création puis cliquez sur
QuickPart puis enregistrez la sélection dans la galerie des composants QuickPart (groupe
Texte de l’onglet Inser tion). Vous pouvez aussi utiliser le r accourci- cl avi er Al t + F3. Ensuite, choisissez une catégorie. Une catégorie est une subdivision d’une galerie. La catégorie par défaut est Géné
ral, mais vous pouvez créer vos propres catégories. Pour l’enregistrement de votre bloc de construction, vous avez le choix entre Building Blocks et ( modèle) Nor mal. Building
Blocks contient uniquement les blocs de construction alors que le modèle Normal comporte toutes les personnalisations que vous avez ajoutées au modèle Normal. dotx associé aux documents. Consultez éventuellement la page Modèles de ce site ; un choix plus que per tinent lorsque vous par tagez vos modèles avec d›autres utilisateurs ! Pour terminer, choisissez l’une des deux options suivantes : Insérer le contenu dans son paragraphe (le bloc sera placé dans un nouveau paragraphe) ou Insérer un
contenu dans sa propre page (le bloc sera placé sur une nouvelle page). C’est magique ! Vous verrez, à l’utilisation on s’y fait très vite… Et rien qu’avec ces deux fonctionnalités de Styles et de QuickParts, vous allez optimiser votre efficacité et améliorer considérablement la qualité de vos futurs documents Word.