Utilisez toutes les fonctions de
Google propose gratuitement un disque virtuel couplé à une suite bureautique collaborative en ligne fonctionnant aussi bien sur ordinateur que sur smartphone. C’est tout ce qu’il vous faut pour travailler sur vos fichiers en toutes circonstances.
Google Drive est un ser vice Google qui existe depuis 2012. Ce service regroupe un disque vir tuel et une suite bureautique. Le disque virtuel vous permet de stocker et par tager vos fichiers en toute sécurité. Les fichiers que vous stockez dans Google Drive sont automatiquement sauvegardés dans le cloud Google. De cette manière, vous êtes assuré de ne perdre aucun fichier, vous accédez à vos fichiers avec n’impor te quel appareil où que vous soyez, vous partagez facilement vos fichiers si vous le souhaitez. La suite bureautique compatible Microsoft Office vous ser vira à créer et modifier des textes, des feuilles de calcul, des présentations, des schémas et des formulaires. De plus, la suite bureautique est collaborative. Cela signifie que vous avez la possibilité de travailler sur un même document à plusieurs personnes situées n’importe où dans le monde et n’importe quand. Google Drive et sa suite bureautique sont accessibles depuis un ordinateur et depuis un smartphone Android ou iOS. Nous évoquerons un petit peu Google Drive pour ordinateur mais l’essentiel de cet ar ticle concernera l’application mobile. En effet, vous êtes de plus en plus nombreux à vous passer d’ordinateur pour utiliser exclusivement un téléphone mobile.
Accédez à Google Drive
Google Drive est un service Web accessible à partir d’un navigateur et aussi une application mobile Android et iOS.
APPLICATION MOBILE
Vous trouverez l’application mobile Android sur le Google Play ( http://bit.ly/MPgdrivea) et l’application mobile iOS sur l’App Store ( http://bit.ly/MPgdrivei). Les applications mobiles Android et iOS Google Drive ne contiennent que le disque virtuel Google Drive. Pour profiter de la suite bureautique en ligne de Google, vous devez installer les applications mobiles Google Docs (traitement de texte), Google Sheets (feuilles de calcul),
Google Slides (présentations). Vous trouverez ces applications gratuitement sur le Google Play et sur l’App Store.
SERVICE WEB
Pour accéder à Google Drive à l’aide d’un ordinateur équi pé d’ un nav i g at eur i nt er net , c onnectez- v ous à l’adresse https://drive.google.com/. Vous serez invité à vous connecter à votre compte Google si vous n’êtes pas déjà connecté ou à créer votre compte si vous n’en avez pas. Le ser vice Web Google Drive comprend le disque vir tuel Google Drive plus la suite bureautique Google Drive. Il fonctionne sur les navigateurs Chrome, Firefox, Edge et Safari.
Découvrez Google Drive
Lorsque vous ouvrez Google Drive, la vue Mon Drive s’affiche. Cette vue vous montre les dossiers et fichiers qui se trouvent dans votre Google Drive. Elle est composée de la manière suivante : une barre supérieure comprenant le bouton d’accès au ● menu principal, l’icône de recherche, l’icône d’organisation de l’affichage et l’icône de tri et sélection, une zone d’accès rapide contenant les cinq derniers ● fichiers ouverts, la liste de vos dossiers, ● la liste de vos fichiers représentés par des images ● miniatures, un bouton + permettant de créer un nouveau dossier ● ou un nouveau fichier. L’utilisation de Google Drive est très simple. Touchez un dossier pour l ’ ouvrir et visualiser l es f i chier s qu’il
contient. Touchez un fichier pour l’ouvrir. Une fois ouvert, vous pouvez consulter le fichier, le modifier et le partager. Le bouton représentant le signe + inscrit dans un cercle bleu permet de créer un nouvel élément. Vous pouvez : créer un nouveau dossier, ● importer un fichier existant pour l’ajouter à votre Google ● Drive, prendre une photo et l’ajouter à votre Google Drive, ● créer un document à l’aide du traitement de texte ● Google Docs, créer une feuille de calcul à l’aide du tableur Google ● Sheets, créer une présentation à l’aide de l’application de pré● sentation Google Slides.
Augmentez votre espace
Vous disposez de 15 Go d’espace de stockage gratuit avec Google Drive ; c’est suffisant pour stocker vos fichiers bureautiques, vos mails, vos notes. En revanche, si vous avez l’intention de stocker de la musique, des photos, de la vidéo, vous serez rapidement à l’étroit avec les 15 Go alloués par défaut. Google comptabilise l’espace occupé de manière un peu compliquée. En effet : l’espace occupé par tous les fichiers que vous importez dans votre disque vir tuel est comptabilisé, l’espace occupé par les fichiers créés avec la suite ● bureautique Google Drive n’est pas comptabilisé, l’espace occupé par vos mails ainsi que par les pièces ● jointes envoyées ou reçues est comptabilisé, l’espace occupé par les photos que vous importez en ● haute qualité n’est pas comptabilisé, pour Google une photo haute qualité ne pèse pas plus de 16 Mo, pour rester dans le cadre de la haute qualité les photos pesant plus de 16 Mo sont automatiquement redimensionnées lors de l’import, l’espace occupé par les photos pesant plus de 16 Mo ● que vous importez en qualité d’origine est comptabilisé. Il est possible d’acheter de l’espace supplémentaire en v ous c onnectant i c i : ht t p: // bi t . l y / MPgdstorage. Par exemple, un espace de 100 Go coûte 1,99 Go par mois, un espace de 1 To, ce qui est énorme, coûte 9,99 € pas mois.
Découvrez la suite bureautique Google Drive
La suite bureautique de Google n’est pas incluse dans l’application mobile Google Drive alors qu’elle l’est avec le ser vice Web. Pour utiliser la suite bureautique de
Google sur votre smartphone, vous devez donc installer les applications mobiles Docs, Sheets et Slides que vous trouverez sur le Google Play ou sur l’App Store. Dès que ces applications sont installées, elles fonctionnent automatiquement avec l’application Google Drive. Il suffit, par exemple, de toucher un document texte dans Google Drive pour l’ouvrir en édition dans l’application mobile Docs ; pareil pour les feuilles de calcul ou les présentations. Inversement, les applications Docs, Sheets et Slides fonctionnent isolément. Vous accédez à vos documents en ouvrant une de ces applications et tous les documents que vous créez à l’aide de ces applications sont stockés dans Google Drive.
GOOGLE DOCS
Google Docs est le ser vice de traitement de texte en ligne de Google. Comme tous les traitements de texte, il permet de créer des textes, de les mettre en forme, de les modifier seul ou à plusieurs personnes. Les documents créés avec Google Docs sont enregistrés dans Google Drive et sont donc disponibles à par tir de tous vos appareils.
GOOGLE SHEETS
Google Sheets est le tableur en ligne de Google. Il permet de créer facilement des feuilles de calcul, de les mettre en forme et de les modifier de manière collaborative. Comme pour Google Docs, les feuilles de calcul créées avec Google Sheets sont enregistrées dans votre espace Google Drive. Vous pourrez donc y accéder depuis tous vos appareils.
GOOGLE SLIDES
Google Slides est l’application de présentation en ligne de Google. Cette application permet de créer des diapo- sitives destinées à être projetées lors d’une présentation. Comme avec Docs et Sheets, vous créez des diapositives, vous les mettez en forme, vous les modifiez en collaboration si nécessaire et vous les enregistrez dans votre espace Google Drive. Vous accédez ainsi à vos présentations depuis n’importe quel appareil.
Utilisez Docs, Sheets, Slides
Les trois applications phares de la suite bureautique Google Drive fonctionnent de la même manière. Lorsque vous ouvrez une de ces trois applications sur votre téléphone, l’écran d’accueil s’affiche. Cet écran liste vos documents que vous pouvez afficher sous forme de grille ou sous forme de liste. Avec l’affichage sous forme de grille, les documents sont représentés par des images miniatures. Cela aide à les reconnaître rapidement. Vous avez la possibilité de trier vos documents selon différents critères. L’outil de recherche vous aidera à trouver un document précis. Il suffit de toucher le titre ou l’image miniature d’un document pour le modifier. Pour créer un nouveau document, touchez le signe + affiché en bas à droite de l’écran d’accueil. Choisissez ensuite Choisir un modèle pour démarrer avec un modèle de document tout fait ou Nouveau document pour démarrer avec un document vierge.
Stockez vos fichiers
Nous avons vu que l es documents créés avec la suite bureautique Google Dri v e sont enregistr és dans v ot r e espace Google Drive. Vous pouvez vous aussi importer des fichiers dans votre espace Google Drive. Cela apporte de multiples avantages comme la possibilité de partager les fichiers, la possibilité d’accéder à vos fichiers avec n’im-
por te quel appareil, n’impor te où, n’impor te quand, et surtout la sauvegarde automatique dans le cloud sur les serveurs de Google.
Importez des fichiers
Pour importer un fichier dans votre espace Google Drive, ouvrez l’application Google Drive, touchez le signe + affiché en bas de l’écran puis appuyez sur Importer. Google Drive vous présente la liste des fichiers que vous pouvez impor ter. Il s’agit de fichiers qui sont disponibles sur votre smartphone. Par exemple, pour iOS, Google Drive liste les fichiers présents dans votre espace cloud Apple. Pour ajouter des fichiers dans votre cloud Apple, vous devez utiliser l’application iOS Fichiers installée par défaut sur votre iPhone.
Téléchargez des fichiers
Il est possible de télécharger vers votre smartphone des fichiers présents dans votre espace Google Drive. Avec un appareil Android, ouvrez l’application Google ● Drive, appuyez longuement sur le fichier à télécharger puis touchez Télécharger. Avec un appareil iOS, vous avez le choix de télécharger ● le fichier ou de l’ouvrir avec une application compatible. Pour cela, ouvrez Google Drive, appuyez sur l’icône Plus (trois petits points cote à cote) située à côté du fichier qui vous intéresse pour ouvrir un petit menu. Sélectionnez Ouvrir dans. Choisissez l’application iOS qui vous convient pour ouvrir le fichier dans une application ou choisissez Enregistrer dans Fichiers pour télécharger le fichier dans votre espace cloud Apple.
Partagez vos fichiers
Vous pouvez partager des fichiers et des dossiers complets avec Google Drive. Lorsque vous partagez un document ou un dossier, vous donnez l’autorisation de consulter uniquement ou de consulter et commenter ou de modifier les éléments que vous partagez. Pour partager un fichier ou un élément, ouvrez l’application Google Drive ou Docs, Sheets ou Slides. À côté de chaque fichier ou dossier se trouve l’icône Plus ( trois petits points cote à cote). Touchez l’icône Plus puis touchez Ajouter des contacts. Saisissez les adresses mail des personnes avec qui vous souhaitez par tager votre fichier ou dossier. Touchez ensuite la petite flèche se trouvant à droite du champ Utilisateurs. Choisissez l’autorisation que vous accordez ( Organiser, Ajouter et
modifier ou Lecture seule). Vous pouvez également rapidement partager un fichier ou un dossier avec plusieurs personnes. Cliquez sur l’icône Plus puis activez l’option Partager par lien. Touchez Copier le lien et envoyez ce lien par mail, Messenger, SMS aux personnes de votre choix. Toute personne disposant du lien pourra ouvrir et modifier le fichier ou le dossier.
Collaborez !
Le gros point for t de Google Drive est la possibilité de travailler en collaboration. En effet, lorsque vous avez par tagé un ou plusieurs fichiers, plusieurs personnes peuvent travailler en même temps sur le même fichier. Par exemple, quatre personnes modifient en même temps la même feuille de calcul sans se soucier de savoir qui est connecté ou pas. Le nom des personnes en train de modifier le document s’inscrit en temps réel pendant les modifications. Il n’y a rien à faire de particulier pour travailler en mode collaboratif. Il faut juste partager au préalable un ou plusieurs fichiers. Ensuite, vous travaillez sur vos fichiers comme si vous étiez seul.