Gérez vos tâches avec Outlook
Outlook vous permet de fusionner plusieurs listes en une seule, dotée d’options de rappel et de suivi.
De nombreux utilisateurs tiennent à jour une liste de tâches à accomplir, sur papier, sur une feuille de calcul ou en utilisant une combinaison de supports papier et électroniques. Outlook vous permet de fusionner plusieurs listes en une seule, dotée d’options de rappel et de suivi.
Quel que soit le canal par lequel vos tâches vous par viennent ( e- mail, téléphone, courrier, entretien, réunion), centralisez l’ensemble dans le dossier Tâches d’Outlook. Pour chacune, saisissez au minimum un objet précis et explicite, une date d’échéance. Ajoutez éventuellement un rappel qui s’affichera automatiquement quelques jours ou quelques semaines avant la date butoir.
Créez une tâche dans Outlook
Les tâches sont affichées dans la barre des tâches ainsi que dans la liste des tâches quotidiennes du calendrier. Pour accéder aux tâches Outlook depuis votre ordinateur, sélectionnez l’icône de calepin en bas à gauche de la fenêtre. Vous avez alors accès à toutes vos tâches dans la fenêtre centrale, le volet de gauche présentant les différents dossiers. Pour créer une nouvelle tâche, dans l’onglet Accueil, cliquez sur Nouvelle tâche ou appuyez sur Ctrl + Maj + K. Dans la zone Objet, tapez un nom pour la tâche. Si vous devez entrer beaucoup d’informations, préférez un objet cour t, puis ajoutez les détails dans le corps de la tâche. S’il existe une date prévue de début ou de fin, définissez les options
Date de début ou Échéance. Définissez la priorité de la tâche à l’aide de l’option Priorité. Si vous voulez recevoir un rappel, activez la case à cocher Rappel, puis définissez la date et l’heure. Une f ois l a saisie t er minée, cliquez sur
Tâche/ Enregi s t r er et r ef er mez la fenêtre.
Créez une tâche à partir d’un e-mail
Un e-mail peut initier une action réalisable immédiatement ou non. Si vous décidez de reporter cette action, nous vous conseillons de l’intégrer dans la liste de vos tâches. Lorsque vous voulez créer une tâche, basée sur le contenu d’un message électronique, vous n’êtes pas obligé de retaper toutes les informations. Au lieu de cela, cliquez sur le message et faites-le glisser vers Tâches dans la barre de navigation. Le contenu du message, à l’exception des pièces jointes, est copié
dans le corps d’une nouvelle tâche à laquelle vous pouvez – si vous le souhaitez – rajouter un objet, attribuer une date d’échéance et éventuellement une catégorie. Lorsque vous ajoutez un indicateur à un message électronique, ce dernier apparaît dans la liste des tâches et dans l’aperçu des tâches. En revanche, si vous supprimez le message, il disparaît de ces deux emplacements. L’utilisation d’un indicateur pour un message ne crée pas de tâche distincte. En créant une tâche à par tir d’un message comme décrit précédemment, la nouvelle tâche distincte est indépendante du message. Si le message d’origine est supprimé, la tâche reste disponible, y compris le contenu copié du message.
Mettez de l’ordre
Pour faciliter la gestion de vos priorités, vous avez la possibilité de créer une liste personnalisée de catégories qui correspondent à vos objectifs professionnels. En attribuant une ou plusieurs catégories à chaque tâche, vous pouvez les regrouper pour mieux les gérer. Pour créer une liste de catégories allez dans l’onglet Accueil. Dans le groupe Indicateurs, cliquez sur Classer puis Toutes les
catégories. Pour attribuer une catégorie à une tâche, faites un clic droit sur la tâche puis sélectionnez Classer et attribuez la catégorie de votre choix. Vous pourrez ensuite afficher les tâches par catégorie en sélectionnant l’onglet Affichage puis dans le groupe Réorganisation, en cliquant sur Catégories. Vous pouvez également créer des dossiers directement dans la fenêtre de gauche de l’accueil. Si vous souhaitez rajouter un dossier à la racine faites un clic droit sur Mes
Tâches et choisissez Nouveau groupe de dossier vous pourrez ensuite créer des sous-dossiers en réalisant la même manipulation avec le dossier de votre choix (qu’il convient au préalable de sélectionner). Enfin, vous pouvez également modifier l’ordre d’affichage de ces dossiers en cliquant sur Organiser ou dans l’ordre de votre choix avec Monter et Descendre.
Vos tâches dans votre calendrier
La liste des tâches quotidiennes apparaît uniquement dans l es vues j our et semaine de votre calendrier Outlook. Pour activer ou désactiver la liste des tâches quotidiennes dans le calendrier, cliquez sur Affichage, pointez sur la Liste des tâches quotidiennes, puis cliquez sur Normal ou inactif. Vous voilà paré pour ne plus rien oublier ! Une fois que vous avez ajouté vos tâches, ces dernières se synchroniseront avec vos autres appareils : tablettes ou mobiles (si Outlook y est installé). Rien de plus efficace pour ne pas oublier des choses aussi essentielles qu’aller chercher votre petit- fils à la crèche et acheter le dernier numéro de Micro Pratique !