Travaillez et stockez en ligne avec les outils Google
Aujourd’hui, il est intéressant de travailler avec des outils en ligne. Ce sont des applications gratuites, collaboratives et elles assurent automatiquement les sauvegardes. Découvrons la gamme d’outils en ligne proposés par Google.
Dès les débuts de l’informatique grand public, les logiciels bureautiques ont permis au plus grand nombre de travailler sur des microordinateurs. La suite Microsoft Office en est le meilleur exemple. Depuis, cette tendance n’a cessé de se développer pour aboutir aujourd’hui à des outils très complets permettant de collaborer à distance, de sauvegarder ses données automatiquement dans le cloud et d’accéder à tous ses documents à l’aide de n’importe quel appareil connecté à Internet.
Un bon outil de travail et de stockage en ligne doit permettre de : travailler en ligne à partir de n’importe quel appareil, travailler en ligne n’importe où, travailler à plusieurs sur le même document en même temps (on parle alors de travail collaboratif), enregistrer facilement et en toute sécurité ses données sur des serveurs accessibles via Internet (dans le cloud), par tager des documents avec les personnes de son choix.
Google a toujours été précurseur dans le domaine du travail et du stockage de données en ligne. Il y a d’abord eu Gmail qui était une des premières messageries Web. Avec ce type de messagerie, il suffit d’un navigateur Web pour accéder à tous ses messages. Vous accédez indifféremment à votre messagerie avec un ordinateur, un smartphone, une tablette. Ensuite, Google a lancé le ser vice Google Drive qui est une suite bureautique en ligne de type Microsoft Office combinée à un espace de stockage dans le cloud. Avec Google Drive, vous travaillez gratuitement, vous collaborez à distance si nécessaire et vous sauvegardez automatiquement toutes vos données. Enfin, Google a complété ses outils en ligne en ajoutant : un agenda partagé, un outil de prise et de partage de notes, un tableau blanc partagé, une messagerie instantanée, une messagerie instantanée vidéo, un outil de vidéoconférence, une solution d’impression à distance.
Bien entendu, il suffit d’un simple compte Google pour accéder à tous ces outils qui fonctionnent aussi bien sur un PC, sur un Mac, sur un smartphone Android ou iOS ou sur une tablette.
Avec Gmail, échangez des messages
Nous considérons que Gmail est le premier outil de travail et de stockage en ligne utilisé en masse. En effet, dès son lancement en 2004, Gmail offrait un espace de 1 Go dans lequel étaient enregistrés tous les messages. Un navigateur Web suffisait pour lire, rédiger et envoyer des messages. Il s’agissait là de l’ancêtre de tous les outils de travail en ligne que nous connaissons aujourd’hui. En effet, armé de seulement Gmail, le tra
vailleur en ligne de l’époque pouvait rédiger des textes, joindre des documents et envoyer le tout aux personnes de son choix. Ces personnes pouvaient à leur tour modifier le document reçu, ajouter des pièces jointes et renvoyer l’ensemble à l’expéditeur.
Disponible gratuitement en se connectant à cette adresse : mail.google.com, Gmail est utilisé quotidiennement par plus d’un milliard de personnes. Les fonctionnalités proposées sont désormais tout à fait classiques. Il est bien entendu tout à fait possible d’utiliser Gmail pour travailler et enregistrer ses données en ligne mais il y a d’autres outils beaucoup plus efficaces.
Il est nécessaire d’avoir un compte Google pour accéder à Gmail. Si cela n’est pas déjà fait, créez gratuitement votre compte Google en vous connectant sur cette page : accounts.google.com/signup. Le même compte Google donne accès à tous les services Google.
Google Drive, votre suite bureautique en ligne...
La suite bureautique de Google Drive est compatible avec Microsoft Office. Vous trouverez : le traitement de texte Docs capable de lire et sauvegarder des fichiers Microsoft Word au format .doc et .docx, le tableur Sheets compatible avec Excel, l’outil de présentation Slides comparable à Powerpoint, un service de création de formulaires appelé Forms, un service de création de dessins et schémas, Draw, plusieurs services permettant de créer toutes sortes de documents comme des car tes mentales, du code HTML, des scripts, des plans, des notes…
...Compatible avec n’impor te quel appareil
La suite bureautique Google Drive est utilisable avec n’impor te quel appareil connecté à Internet (PC, Mac, smar tphone Android ou i Phone, tablette). Tous l es fichiers que vous créez avec cette suite sont enregistrés dans votre espace Google Drive. Vous pouvez tout à fait commencer un document avec votre ordinateur pro au bureau, travailler sur ce document dans les transpor ts avec votre téléphone et terminer le document avec votre ordinateur personnel chez vous.
...Permettant le travail collaboratif
Le travail collaboratif est par ticulièrement bien implémenté dans Google Drive. Vous pouvez par tager n’importe quel document. Vous partagez un document avec les personnes de votre choix et vous leur accordez des droits en lecture ou en modification. Les personnes disposant du droit de modifier votre document sont autorisées à travailler librement sur votre document en même temps que vous. Les modifications appor tées par les collaborateurs s’affichent en temps réel.
...Archivant des modifications
Google Drive enregistre l’historique des modifications. Vous pouvez consulter cet historique, i dentifier l es auteurs des modifications et revenir à des versions précédentes.
...Accessible hors connexion
En activant la consultation hors connexion, vos fichiers Google Drive deviennent disponibles l or sque votre téléphone ou votre tablette ne sont plus connectés à Internet. Cela permet de travailler en avion ou dans un endroit hors réseau. Les modifications que vous appor tez hors connexion sont automatiquement enregistrées dans Google Drive dès qu’une connexion est disponible.
Un espace de stockage et de par tage dans le cloud
Google Drive est aussi un espace de stockage dans lequel sont sauvegardés tous les documents créés à l’aide de la suite bureautique Google Drive plus vos messages Gmail et leurs pièces jointes ainsi que vos photos et vidéos si vous utilisez Google Photos.
Les fichiers enregistrés dans Google Drive sont stockés physiquement sur les ser veurs de Google. C’est pour cela que vous accédez à tous vos fichiers avec n’impor te quel appareil connecté à Internet. Vous pouvez aussi configurer Google Drive pour que vos fichiers soient également enregistrés sur votre ordinateur
comme le fait Dropbox. Dans ce cas, vous travaillez sur des fichiers enregistrés en local et toutes les modifications sont automatiquement répercutées sur les fichiers sauvegardés dans le cloud.
Un espace gratuit de 15 Go
Vous bénéficiez de 15 Go de stockage gratuit avec Google Drive. Cet espace est largement suffisant pour enregistrer les documents que vous créez avec la suite bureautique de Google. En revanche, vous risquez de manquer de place si vous enregistrez toutes vos photos et vidéos ainsi que toutes les pièces jointes reçues sur votre messagerie Gmail. Dans ce cas, il est possible d’augmenter l’espace de stockage en vous abonnant pour un coût modique. Un espace de 100 Go coûte 1,99 € par mois, un espace de 200 Go coûte 2,99 € par mois. Google propose des abonnements allant jusqu’à 30 To.
Tous les types de fichiers
Google Drive enregistre tous les types de fichiers ; tous les fichiers créés par la suite bureautique bien entendu mais aussi des PDF, des fichiers Microsoft Office, des photos, des vidéos, des graphismes.
Une excellente sauvegarde
Google Drive constitue un excellent système de sauvegarde. En effet, vos fichiers sont stockés sur les serveurs de Google. Ils sont dupliqués sur plusieurs serveurs ce qui fait qu’il est quasi impossible de les perdre. Toutes les modifications sont automatiquement enregistrées. Vous n’avez plus besoin de penser à faire vos sauvegardes. De plus, Google Drive conserve les différentes versions de vos documents ce qui permet de remonter dans le temps pour retrouver une bonne version de document.
Google Agenda, partagez votre emploi du temps
Un agenda est indispensable pour organiser son travail, ses rendez-vous et ses déplacements. Il est intéressant d’utiliser un agenda en ligne lorsque vous travaillez déjà avec des outils en ligne. Si vous utilisez déjà Gmail et Google Drive, nous vous conseillons de continuer dans le « full Google » avec Google Agenda.
Google Agenda est un calendrier en ligne qui enregistre vos données dans le cloud Google. Tous vos appareils accèdent à votre agenda et vous retrouvez tous vos rendez-vous sur tous vos appareils.
L’agenda de Google est capable de retrouver tout seul vos rendez-vous et vos réservations qui figurent dans vos messages Gmail. Vos rendez-vous et vos réservations détectées sont ajoutés automatiquement dans votre agenda. Vous avez la possibilité de partager votre agenda entier ou seulement certains événements. Dans ce cas, vous pouvez partager un événement complet ou simplement indiquer que vous avez un rendez-vous et que vous êtes soit occupé, soit libre. C’est parfait pour le travail collaboratif. Vous t r ouverez Google Agenda à c et t e adr esse : google.com/intl/fr/calendar/about/.
Google Keep, partagez vos notes
Google Keep est un petit service de prise de notes en ligne. Il est très facile et rapide de noter tout ce que vous voulez. Vous pouvez ajouter des images, des liens, des listes à cocher, des messages audio. De plus, il est possible d’ajouter un rappel pour que la note s’affiche juste quand vous en avez besoin.
Comme tous les outils en ligne de Google, vos données sont sauvegardées dans le cloud. Elles sont donc accessibles à l’aide de n’impor te quel appareil connecté à Internet et elles sont partageables avec les personnes de votre choix. Grâce à cela, Google Keep est un très bon outil de travail collaboratif. Vous pouvez facilement partager une liste de tâches à réaliser et chaque personne coche en temps réel la tâche qu’il a remplie.
Vo u s t r o u v e r e z G o o g l e Ke e p à c e t t e a d r e s s e : google.fr/keep/.
Google Jamboard, partagez vos idées
Google Jamboard est un tableau blanc interactif. Lorsque vous vous connectez au service Google Jamboard, vous disposez d’un écran blanc qui est un tableau blanc virtuel. Plusieurs outils vous permettent d’écrire ou dessiner sur le tableau blanc : un stylo pour écrire ou dessiner, une gomme pour effacer des parties du tableau blanc, un pointeur pour repérer des éléments, un pense-bête pour coller des Post-it sur le tableau, un sélecteur d’image, un pointeur laser qui affiche une trace temporaire à l’écran.
Les tableaux blancs peuvent être partagés avec plusieurs personnes. Dans ce cas, les personnes connectées en même temps voient en temps réel les modifications que vous apportez. Selon les droits que vous leur avez accordés, ces mêmes personnes peuvent elles aussi modifier le tableau blanc.
Les tableaux blancs que vous créez sont enregistrés dans l’application un peu comme des notes. Vous pouvez toujours reprendre un tableau blanc pour le modifier. Vous trouverez Google Jamboard à cette adresse : jamboard.google.com.
Google Messages, échangez des messages instantanés
Google Messages est une messagerie instantanée avec laquelle vous envoyez des messages mais aussi des photos, des vidéos, des SMS. Google Messages est capable d’envoyer des messages de groupe et vous voyez en temps réel ce qu’écrivent vos correspondants. Google Messages n’est ni la messagerie instantanée la plus utilisée, ni la plus complète. Toutefois, cette messagerie instantanée est largement suffisante pour échanger rapidement lorsque vous travaillez sur des
projets collaboratifs. De plus, si vous réser vez Google Messages à un usage professionnel, vous ne serez pas dérangé par des messages privés pendant que vous travaillez.
Goo g l e Messag e s f o n c t i o n n e s u r u n o r d i n a t e u r ou sur l e s s ma r t p h o n e s A n d r o i d u n i q u e me n t . Vous trouverez Google Messages à cette adresse : messages.google.com.
Google Duo, passez des appels vidéo
Google Duo est un ser vice d’appel vidéo qui f onctionne sur tous vos appareils (ordinateur, smartphone ou tablette). Avec Google Duo, vous passez un appel vidéo en face-à-face aussi facilement qu’un appel téléphonique. Vous avez la possibilité de prévisualiser les appels entrants et d’envoyer un message vidéo si vous ne souhaitez pas échanger en direct.
Vo u s t r o u v e r e z G o o g l e D u o à c e t t e a d r e s s e : duo.google.com/about/.
Google Hangouts, réunissez-vous en vidéo
Google Hangouts est l’outil de conférence vidéo professionnelle de Google. Avec cet outil vous passez des appels vidéo mais vous pouvez faire plus que cela. Google Hangouts permet de : envoyer des messages, passer des appels vocaux, passer des appels vidéo, lancer des conversations de groupe jusqu’à 100 personnes, lancer des appels vidéo de groupe jusqu’à dix personnes, synchroniser l’historique de tous vos messages, continuer une conversation sur d’autres appareils. Vous t r ouverez Google Hangouts à cette adresse : hangouts.google.com/.
Google Cloud Print, imprimez à distance
Google Cloud Print est un service très pratique lorsque des personnes travaillent ensemble à distance. Ce service permet d’imprimer à partir de n’importe quel appareil sur une imprimante distante connectée au Web. Pour que cela fonctionne, il est nécessaire de connecter une i mprimante à son compte Google. Ensuite, vous par tagez cette imprimante avec les personnes de votre choix qui pourront ainsi imprimer à distance. Bien entendu, Google Cloud Print est parfaitement compatible avec les outils en ligne de Google que nous venons de voir.
Vous trouverez la page d’accueil de Google Cloud Print à cette adresse : google.com/intl/fr_ALL/cloudprint/ learn/. Jean-Michel Plisson