Les réunions faciles
Doodle est un outil en ligne, très simple d’utilisation, qui permet de simplifier l’organisation de réunions, de fixer une date de retrouvailles ou encore de créer de petits sondages.
Doodle est l’outil en ligne qui vous aidera à simplifier l’organisation des réunions, de fixer une date de retrouvailles ou encore de créer de petits sondages.
Doodle est un ser vice Web créé en 2003. Ce ser vice permet de planifier très facilement des réunions et également de créer des petits sondages. Le principe de planification d’une réunion est simple. Il suffit d’inviter des personnes en proposant plusieurs dates et plusieurs créneaux horaires. Les invités choisissent les créneaux horaires qui leur conviennent. L’organisateur de la réunion dispose d’un tableau récapitulant les réponses des participants. Grâce à cela, il est extrêmement facile de choisir le créneau horaire qui regroupe le plus de par ticipants. Le principe est le même pour créer un sondage. Il suffit d’inviter des personnes à choisir différentes options d’un sondage. Un tableau récapitule les réponses.
Les deux fonctionnalités de planification de réunions et de création de sondages sont parfaites pour s’organiser au travail mais aussi pour organiser toutes activités rassemblant plusieurs personnes comme une sortie entre amis ou un repas de famille.
Découvrez Doodle
Doodle ( doodle.com) est un service Web qui fonctionne sur un ordinateur depuis n’importe quel navigateur Internet. C’est aussi une application mobile Android et iOS que vous trouverez dans les magasins d’applications Google Play et App Store. Vous trouverez quasiment les mêmes fonctionnalités avec la version Web qu’avec les versions mobiles.
Pendant ses premières années d’existence, Doodle était utilisable par tout le monde sans nécessité de créer un compte. Aujourd’hui, vous devez créer un compte pour utiliser Doodle, même si vous vous contentez de la version gratuite. Pour créer votre compte :
● Ouvrez l’appli Doodle sur votre téléphone puis cliquez sur le bouton Utiliser l’e-mail.
● Touchez ensuite S’inscrire.
● Indiquez votre nom, votre adresse mail et choisissez un mot de passe.
● Touchez le bouton S’inscrire.
Planifiez une réunion
Doodle est conçu pour la planification de réunions. Vous planifiez une réunion en choisissant plusieurs dates et plusieurs créneaux horaires puis vous envoyez une invitation aux personnes de votre choix. Ces personnes choisissent le ou les créneaux horaires qui leur conviennent. Les choix sont répertoriés dans un tableau très facile à lire. Vous n’avez plus qu’à sélectionner le créneau horaire qui regroupe le plus de participants. C’est simple et efficace. Pour créer une réunion avec la version Internet de Doodle :
● cliquez sur le bouton Créer un Doodle,
● saisissez un titre pour votre réunion,
● ajoutez le lieu de la réunion,
● ajoutez une note d’explication,
● choisissez plusieurs créneaux horaires dans le calen
● drier qui s’affiche, cliquez sur Continuer,
● réglez les paramètres de la planification,
● cliquez sur Terminer,
● saisissez les adresses mail des personnes que vous souhaitez inviter à votre réunion,
● cliquez sur Envoyer.
Le récapitulatif de votre réunion s’affiche et vous n’avez plus qu’à attendre les réponses de vos invités pour choisir le bon créneau horaire.
Planifiez une réunion en tête à tête
Il est très rapide de planifier une réunion en tête à tête avec la fonction Doodle 1: 1 meetings. Cette fonction n’est disponible qu’avec les comptes premium. Vous devez utiliser la version Internet de Doodle pour planifier une réunion en tête à tête :
● cliquez sur votre nom affiché en haut à droite,
● cliquez sur le bouton +Créer,
● sélectionnez Réunion 1:1,
● saisissez le nom de votre réunion,
● sélectionnez les dates et heures qui vous conviennent,
● ajoutez éventuellement un lieu et une note explicative,
● envoyez le mail d’invitation à votre invité.
Votre invité recevra un message lui permettant de choisir un créneau horaire parmi ceux que vous lui avez proposés. Vous recevrez à votre tour un message indiquant le choix de votre partenaire.
Créez un sondage
Un sondage Doodle est comparable à une planification de réunion Doodle. En effet, pour planifier une réunion, vous demandez aux participants à votre réunion de choisir un créneau horaire parmi ceux que vous leurs proposez. Pour créer un sondage, vous indiquez plusieurs options et vous demander aux participants au sondage de choisir parmi les options disponibles. C’est parfait pour choisir, par exemple, un cadeau d’anniversaire qui sera offer t en commun, ou pour choisir le restaurant où vous dînerez entre amis la semaine prochaine. Voici la méthode permettant de créer un sondage avec l’appli mobile Doodle :
● touchez le bouton bleu +,
● faites glisser l’écran vers la gauche pour afficher l’écran Sondage textuel,
● saisissez le titre de votre sondage,
● saisissez les différentes options de votre sondage,
● indiquez éventuellement un lieu et ajoutez une note d’explication,
● touchez Paramètres pour personnaliser votre sondage,
● touchez Créer.
À ce niveau- l à, votre sondage est créé mais i l n’a été envoyé à personne. Il vous reste à saisir la liste des destinataires qui recevront votre sondage par mail. Pour cela :
● touchez le bouton Super,
● choisissez comment vous souhaitez envoyer votre sondage, vous avez le choix entre un envoi par WhatsApp, par Messenger, par SMS, par mail, ou alors copiez le lien vers le sondage puis envoyez-le par le moyen de votre choix,
● un message d’invitation à participer à votre sondage
● est créé dans l’application que vous venez de choisir,
● choisissez les destinataires du message puis envoyez le message.
Vos destinataires recevront le message d’invitation à participer à votre sondage. Ils auront la possibilité de participer directement depuis l’application utilisée pour l’envoi ou depuis Doodle.
Vérifiez votre tableau de bord
La version Internet de Doodle comporte un tableau de bord qui liste toutes les réunions planifiées ainsi que tous les sondages que vous avez créés ou auxquels vous avez été invités. Pour accéder à votre tableau de bord :
● cliquez sur votre nom en haut à droite de l’écran d’accueil de Doodle version Internet,
● cliquez sur Tableau de bord.
À partir de votre tableau de bord, vous pouvez :
● accéder aux invitations que vous avez envoyées ou que vous avez reçues,
● partager votre calendrier,
● gérer vos calendriers,
● ajouter des contacts,
● créer une planification de réunion ou un sondage,
● voir les planifications de réunion et les sondages que vous avez envoyés.
Partagez votre agenda
Plutôt que planifier une réunion, vous avez la possibilité de partager votre calendrier. De cette manière, les personnes avec lesquelles vous vous réunissez souvent verront vos disponibilités et pourront inscrire des réunions dans votre calendrier. Libre à vous, ensuite, d’accepter, de modifier ou de supprimer ces réunions.
Pour partager votre calendrier :
● ouvrez votre table de bord Doodle,
● cliquez sur le bouton Free - Create calendar+ ou Premium - Create calendar+ selon le forfait Doodle dont vous disposez,
● un calendrier est créé, il s’agit de votre calendrier partageable.
Une fois que votre calendrier par tagé est créé, vous devez le paramétrer en indiquant la durée maximale des réunions qui pourront être ajoutées, vos heures de travail et le délai minimum à respecter pour ajouter une réunion. Les plages horaires libres s’affichent en vert. Un collaborateur avec qui vous avez partagé votre calendrier disposera de la possibilité d’ajouter une réunion en respectant le délai minimum. Vous recevrez une notification et vous devrez accepter, modifier ou refuser la réunion.
Connectez votre agenda
Doodle peut se synchroniser avec votre agenda Google, Office 365, Outlook ou avec un agenda respectant la norme ICS feed. Pour connecter votre agenda avec la version Internet de Doodle :
● cliquez sur votre nom affiché en haut à droite de l’écran d’accueil,
● sélectionnez ensuite Paramètres du compte/Calendriers,
● cliquez sur le bouton Google ou Office 365/Outlook. com ou ICS feed en fonction du type d’agenda que vous utilisez.
● suivez les instructions pour connecter votre agenda. Dès que votre agenda est connecté, Doodle tient compte des rendez-vous inscrits dans votre agenda et marque les plages horaires correspondantes comme étant occupées. Votre agenda par tagé se met automatiquement à jour tout comme les plages horaires proposées lorsque vous planifiez une réunion.
Envoyez des rappels
Malgré toutes les qualités de Doodle, la planification de réunions ou l’envoi de sondage ne sont pas infaillibles. Il est courant que cer taines personnes invitées à planifier une réunion ne répondent pas. Doodle est capable d’envoyer des rappels seulement aux personnes qui n’ont pas répondu. Pour envoyer des rappels :
● ouvrez votre tableau de bord Doodle sur votre ordinateur, une réunion planifiée ou un sondage en cours,
● cliquez sur le bouton Envoyer des rappels,
● Doodle crée un message de rappel que vous pouvez modifier,
● Doodle crée automatiquement une liste de destinataires regroupant les personnes qui n’ont pas répondu,
● cliquez sur Envoyer pour envoyer le rappel.
Qui est absent ?
L’heure de la réunion ou l’échéance du sondage approchant, il est intéressant de savoir rapidement qui sera présent ou qui a répondu. Doodle vous fournit la réponse sous forme d’un tableau clair et lisible.
Pour savoir qui sera présent ou absent à une réunion ou qui a bien répondu à un sondage :
● ouvrez votre tableau de bord Doodle sur votre ordinateur,
● sélectionnez une réunion planifiée ou un sondage,
● faites défiler l’écran pour voir le tableau des réponses. Les réponses sont représentées par une coche ver te. Pour choisir le meilleur créneau horaire pour une réunion, il suffit de choisir le créneau choisi par le plus grand nombre de personnes. C’est très visuel et très facile.