La révision de documents
Word est un logiciel de traitement de texte extrêmement complet, pourtant trop souvent utilisé pour ses fonctions les plus basiques.
Word est un logiciel de traitement de texte extrêmement complet, pourtant trop souvent utilisé pour ses fonctions les plus basiques. Certaines fonctionnalités méconnues peuvent s’avérer redoutables pour simplifier des tâches fastidieuses. C’est le cas du mode de révision de documents.
Si vous êtes amené à travailler à plusieurs sur un même document, il vous sera nécessaire de suivre simplement et efficacement toutes les corrections apportées par chacun. Tout cela est possible grâce au mode de révision (ou au suivi). Ce module permet d’appliquer des corrections de manière non destructives à un document. Les passages corrigés sont barrés, et la correction suggérée est affichée à côté, tandis que le correcteur peut également intégrer des commentaires dans sa correction. De plus, l’auteur du document peut ensuite choisir de valider, ou non, les corrections suggérées.
Comment effectuer des révisions
Pour commencer à corriger un document, il faut dans un premier temps activer le suivi des modifications. Pour ce faire, dans le document Word, rendez-vous sur l’onglet Révision, et cliquez sur Suivi des modifications. Lorsque le suivi des modifications est activé, les suppressions sont signalées par du texte barré et les ajouts sont marqués d’un trait de soulignement. Les modifications apportées par les différents auteurs sont indiquées par différentes couleurs. Lorsque le suivi des modifications est désactivé, Word arrête de marquer les modifications, mais les soulignements et les traits de soulignement et de mise en forme de vos modifications restent dans le document jusqu’à ce qu’ils soient acceptés ou rejetés. La valeur par défaut dans Word consiste à afficher les suppressions et les commentaires dans des bulles dans les marges du document. Toutefois, vous pouvez modifier l’affichage pour voir les commentaires dans le texte, et les suppressions sous forme de texte barré plutôt que dans des bulles.
Ajoutez un commentaire
Si vous n’êtes pas certain de la correction à apporter sur un passage précis, ou encore si vous souhaitez joindre une précision à votre correction, à destination des autres utilisateurs ou simplement pour vous le rappeler à vousmême, il est possible d’ajouter un commentaire dans le fichier. Sélectionnez le passage puis, toujours dans l’onglet Révision, cliquez sur Nouveau commentaire. Surligné en rouge, l’élément sélectionné et directement relié au commentaire qui vient prendre place dans une colonne située à droite du document. Cliquez sur le cadre du commentaire pour l’éditer.
Validez les corrections
Lorsque vous ouvrez un document ayant été corrigé avec le module Révision intégré, il existe plusieurs possibilités pour valider ou rejeter les corrections. Placez le curseur au début du texte, puis dans l’onglet Révision, cliquez sur Accepter. La première correction suggérée devrait être sélectionnée. Cliquez à nouveau sur Accepter pour la valider. Pour ce qui concerne les éventuels commentaires saisis, cliquez sur le commentaire dans la colonne de droite et, après en avoir pris connaissance, cliquez sur le bouton Supprimer.
Les corrections peuvent également être validées une par une, directement depuis le menu du clic droit. Il faudra alors choisir de Valider ou de Refuser l’insertion. Enfin, si vous ne souhaitez pas passer en revue la totalité des corrections apportées dans un document, vous pouvez parfaitement décider de toutes les valider en une seule fois. Pour ce faire, cliquez sur le menu déroulant du bouton Accepter depuis le ruban, et choisissez d’Accepter toutes les modifications et d’arrêter le suivi. Tous les éléments corrigés dans le document seront alors validés, et le suivi des corrections, qui permet d’afficher en rouge toutes les modifications apportées dans un document, sera désactivé. Le document original reprend son affichage classique et peut à nouveau être édité par son auteur.
Examinez un résumé des modifications
À l’aide du volet Vérifications, vous pouvez rapidement vous assurer que toutes les modifications ont été supprimées de votre document. La section de résumé en haut du volet Vérifications affiche le nombre exact des modifications et commentaires restants dans votre document. Le volet Vérifications vous permet également de lire les commentaires trop longs pour être affichés dans une bulle de commentaire. Contrairement au document ou aux bulles de commentaire, le volet Vérifications n’est pas conçu pour apporter des modifications à votre document. Plutôt que de supprimer du texte ou des commentaires ou d’apporter d’autres modifications dans le volet Vérifications, il est recommandé d’apporter toutes les modifications éditoriales dans le document. Celles-ci apparaîtront ensuite dans le volet Vérifications.
Antoine Dorseuil