Collaborez efficacement 0
Parmi les nombreux logiciels de planification et d’organisation, Asana a été imaginé et développé par l’un des cocréateurs de Facebook, Dustin Moskovitz. Asana est utilisé par les employés de plus de 75 000 entreprises, dont AT&T, Google et la NASA, pour les aider à reprendre le contrôle de leurs journées en gérant tout, de la rédaction d’un mémo à la planification d’un événement...
Donnez une chance à vos projets d’aboutir! Planifiez toutes les étapes et organisez votre travail dans ses moindres détails en un seul endroit. Visualisez l’avancement de vos projets en quelques instants, identifiez les prochaines tâches à accomplir et prenez rapidement les mesures nécessaires pour garder vos projets sur les rails. Ne perdez plus votre temps sur de petites tâches manuelles et fastidieuses, le moteur d’automatisation d’Asana s’en charge pour vous. Simplifiez vos processus, diminuez les risques d’erreur et profitez du temps gagné pour résoudre des problèmes plus préoccupants. Gérez facilement le compte Asana de votre équipe, mettez en place les contrôles de sécurité nécessaires à votre organisation et analysez la manière dont les membres de votre équipe utilisent Asana.
Configurez votre nouveau projet
Après avoir cliqué sur Projet vierge, remplissez les détails du projet, sélectionnez une disposition et définissez les paramètres de confidentialité. Depuis l’écran de détails du projet, vous pouvez : saisir le nom et la description du projet, choisir l’équipe à laquelle vous souhaitez le rattacher, définir ses paramètres de confidentialité et créer le projet une fois tous les détails ajoutés. Dans la section Organisations, le bouton Créer un projet est rempli automatiquement avec le nom de l’équipe se trouvant en haut de votre barre latérale. Cliquez sur le champ Équipe pour sélectionner manuellement dans quelle équipe votre projet sera créé. Après avoir rempli ces champs, cliquez sur le bouton Créer un projet. Votre nouveau projet est alors chargé dans le volet principal et est également présent dans la barre d’outils.
Gestion de tâches collaboratives
Dans chaque projet, vous pouvez créer une liste ou un tableau de tâches. Vous pouvez aussi créer des tâches pour vous-même ou un autre collègue en dehors du projet . Chaque tâche présente les fonctionnalités suivantes... Responsables : allouez clairement chaque tâche à une personne afin que tout le monde sache qui en est responsable. Sous-tâches : divisez les tâches en éléments unitaires, chacun doté d’un responsable. Dates de début et échéances: précisez une date de commencement et de fin pour les tâches. Pièces jointes: joignez des fichiers depuis votre ordinateur, Dropbox, Box ou Google Drive. Dépendances : indiquez qu’une tâche est en attente d’une autre pour que le travail soit effectué dans le bon ordre. Abonnés aux tâches: ajoutez des collègues comme abonnés pour que chacun reste informé. Commentaires : posez des questions en commentant directement sur une tâche avec des mentions de collègues ou d’autres tâches. Champs personnalisés: gardez les informations importantes au centre en ajoutant des champs sur mesure.
Visualisation adaptée à vos besoins
La réussite d’un projet repose notamment sur notre faculté à visualiser aisément qui fait quoi et pour quand. Néanmoins, une vue de projet unique ne pourra répondre à l’ensemble des besoins. En effet, selon le type de projet que vous gérez, la disposition la mieux adaptée à votre équipe pourrait tout aussi bien être une liste de tâches, un tableau Kanban, un diagramme de Gantt ou encore un calendrier. Par ailleurs, certains membres
d’équipe et autres participants souhaitent parfois visualiser les informations de différentes manières, selon la raison qui les amène à consulter l’espace Projet.
Sur Asana, vous pouvez visualiser vos projets de quatre façons. En Vue Liste, une disposition de type feuille de calcul est proposée (aperçu rapide des responsabilités et échéances). Cette vue est particulièrement adaptée à la gestion de projet, au suivi des opportunités de vente et aux ordres du jour de réunion. La Vue Tableau propose un tableau Kanban au sein duquel les colonnes représentent, par exemple, le responsable ou l’étape à laquelle se trouve le projet. Servez-vous de la Vue Tableau pour les demandes de tâche, le suivi des bugs ou encore la planification de sprints dans des projets basés sur une méthodologie « Agile ». La Vue Chronologie est une vue de type diagramme de Gantt . Elle présente l’articulation précise et les liens entre les divers éléments du projet. Cette vue est pratique pour les projets de lancements de produits, l’organisation d’événements virtuels ou les campagnes marketing. Enfin, la Vue Calendrier propose de visualiser les tâches et assurer le suivi de leur rythme, de leur répartition et d’autres informations s’y rapportant, en toute simplicité. L’utilisation la plus classique de la Vue Calendrier répond à des problématiques de gestion de calendriers de réseaux sociaux ou encore de calendriers éditoriaux.
Niveaux d’accès aux projets
L’accès à un projet sur Asana dépend du contexte. Il existe différentes situations qui conditionnent l’accès à un projet et à ses tâches. Si une personne a accès à un projet, elle a également accès à toutes les tâches et discussions qu’il contient. Il existe 3 types d’accès: Projet privé accessible uniquement aux membres du projet, Projet public (avec accès sur demande ou dans une équipe masquée) pour les membres du projet et l’équipe. Le dernier type d’accès concerne les projets publics dans une équipe publique accessible par l’ensemble de l’organisation. Pour identifier un projet privé, le titre de ce dernier porte la mention Réservé aux membres. Pour partager un projet privé, il suffit depuis la vue Projet, de cliquer sur le bouton Partager. Une fenêtre contextuelle s’ouvre pour vous permettre d’inviter un membre à l’aide d’un lien. L’ajout du membre au projet se fait en précisant son nom ou son e-mail .
Lorsque quelqu’un demande l’accès à un projet privé, le propriétaire de ce dernier reçoit une tâche qui l’informe de la demande d’accès. Il peut alors ajouter l’utilisateur en question au projet concerné. Si le projet n’a pas de propriétaire, la demande d’accès est attribuée au créateur du projet (s’il dispose encore de droits de modification sur celui-ci). Si le projet n’a pas de propriétaire et que son créateur ne dispose plus des droits de modification, la demande d’accès est attribuée au premier membre disposant des droits de modification nécessaires. Maintenant que vous avez créé les composants fondamentaux de votre projet, vous pouvez utiliser les sections pour répartir, organiser et regrouper des tâches facilement. Selon le projet, vous aurez besoin de sections relatives au responsable ou à la progression, ou encore de sections destinées à répartir le travail entre différentes catégories. À vous de jouer!