Choisir un logiciel de visioconférence
Avec la crise sanitaire du Covid-19 et les mesures de confinement mises en place par le gouvernement, les solutions de visioconférence se sont considérablement développées et sont aujourd’hui extrêmement utilisées, aussi bien pour des raisons professionnelles que personnelles. Voici comment choisir celle qui correspond à vos besoins.
L’année 2020 sera définitivement très particulière à cause du virus du Covid-19 qui a contraint les gouvernements de tous les pays à prendre des mesures de confinement afin de protéger leur population. Pour continuer à travailler malgré l’impossibilité de se rendre sur son lieu de travail, pour assurer le suivi des associations entre leurs membres ou simplement pour maintenir le lien social, les solutions de visioconférence se sont totalement démocratisées et ne sont plus l’apanage des grandes sociétés.
Autrefois essentiellement réservées aux entreprises, elles sont aujourd’hui utilisées par de très nombreux particuliers pour un usage personnel ou pour le télétravail. Les avantages de la visioconférence sont nombreux. En effet, avec les réunions à distance, plus besoin de se déplacer (si on en a l’autorisation) puisque les distances entre les interlocuteurs deviennent inexistantes. Avec un minimum de matériel, c’est presque comme si vous étiez réunis autour d’une table dans la même pièce. Pour cela, il faut tout de même disposer d’un ordinateur ou d’un smartphone, d’une connexion à Internet, d’un microphone et d’une caméra (celle du mobile ou une webcam).
Chez vous ou en situation de mobilité, il est possible de participer. En effet, la quasitotalité des solutions de visioconférence propose des applications pour les smartphones ou les tablettes tactiles sous Android ou iOS. Certaines sont également disponibles pour les récents mobiles de la marque Huawei, privés (encore pour le moment) des services de Google pour cause de sanctions américaines. Quelques solutions autorisent même à participer uniquement par la voie d’une communication téléphonique. La visioconférence peut même avoir un avantage écologique et économique dans le sens où les déplacements sont alors limités et les frais engendrés réduits à leur strict minimum. Alors certes, il y a l’empreinte carbone générée par les échanges vidéo qui ne sont pas avares en ce qui concerne la consommation de bandes passantes, sans parler des enregistrements que certaines solutions proposent afin de satisfaire les absents aux réunions, mais finalement, on y gagne.
Quelles sont les fonctions indispensables ?
Grâce aux solutions de visioconférence, il est possible non seulement d’échanger en vidéo, mais aussi en audio et par messages textuels. Plusieurs fonctions doivent être intégrées pour en faire un outil vraiment efficace et qui, au final, fera gagner du temps à tous. Ainsi, le minimum est donc de pouvoir se voir, s’entendre et d’autoriser les conversations textuelles. Le partage d’écran est aussi très souvent proposé. Cela permet de montrer aux autres participants tout ou partie de votre écran et ainsi d’être beaucoup plus précis sur les points à aborder, à corriger et à améliorer par exemple. Ne dit-on pas qu’une simple image vaut mieux qu’un long discours ? En parlant de longueur, les solutions de visioconférence ne sont pas toutes égales sur la durée maximale d’une réunion. Tandis que certains proposent seulement 20 minutes de discussion vidéo/ audio avant une coupure automatique, d’autres offrent un temps illimité. Les propositions ne sont pas toutes les même non plus concernant le nombre de participants qui, là aussi, est fonction de la solution retenue. Certains outils peuvent accueillir un maximum de quatre personnes alors que d’autres supportent jusqu’à 250 personnes simultanément.
Pour que tout le monde soit bien informé de la tenue de la réunion et pour recevoir une alerte peu de temps avant le début, il est important d’avoir une possibilité d’interaction avec différents calendriers comme celui de Google, Microsoft ou d’autres qui sont alors partagés. C’est pratique si l’organisateur peut ainsi alimenter les agendas des participants qui n’ont plus qu’un clic à faire pour rejoindre la réunion.
Il est aussi intéressant de regarder quels sont les outils de collaboration proposés. En effet, ils sont source d’une meilleure productivité. Par exemple, le transfert de fichiers est une fonction que l’on peut juger pertinente, tout comme la possibilité de partager des documents, directement en ligne. Évoquée plus haut, la possibilité d’enregistrer les sessions est aussi un vrai plus. En effet, cela permet d’envoyer la vidéo aux absents qui pourront ainsi prendre connaissance de ce qui s’est dit et de ce qui s’est échangé pendant la réunion.
Quelle sécurité pour les réunions et les échanges ?
Même si les solutions de visioconférence ont été principalement pensées à la base pour les professionnels et donc pour les entreprises dont la sécurité est un critère important, il est apparu des failles dans ce domaine sur certains services. Défrayant la chronique courant mars 2020 lors du premier confinement en France et ailleurs pour certains manquements, la plateforme Zoom s’est ainsi constitué un vrai plan d’action concernant la mise à niveau de systèmes de sécurité. Elle a ainsi pu rassurer ses utilisateurs et leur procurer un maximum de confidentialité et de possibilités de contrôle sur leurs réunions en ligne. L’une des principales barrières à l’intrusion dans une réunion est la création de ce que l’on appelle une salle d’attente. Concrètement, les personnes qui souhaitent participer et/ou qui ont reçu une invitation doivent d’abord patienter dans une zone virtuelle avant d’être acceptées par l’organisateur de l’événement une fois leur identité vérifiée. Pour limiter cela, il y a également le partage d’une réunion par un lien exclusif ou seulement sur invitation avec un compte rattaché, mais ce n’est pas obligatoire et cela dépend de la solution choisie. Dans la plupart des cas, les échanges entre les différents participants à une réunion sont cryptés. Chiffrées de bout en bout, les conversations sont ainsi protégées contre les personnes malveillantes. La confidentialité est ainsi assurée.
Pour le télétravail, la plupart du temps c’est l’entreprise qui, par la voix de son responsable des systèmes d’information (DSI), tranche pour telle ou telle solution. Vous n’avez alors pas vraiment le choix. Mais si vous êtes à la tête d’une petite entreprise, d’une association ou simplement à votre propre compte, vous avez tout le pouvoir de choisir le meilleur outil en fonction de vos besoins.