Organisez vos projets avec Monday.com
Lancée en février 2014, monday.com est une start-up indépendante proposant une solution de collaboration pour les start-up et entreprises. Sa mission est d’aider les équipes à construire une culture de la transparence, permettant ainsi à chacun de gagner en efficacité et de s‘épanouir dans son travail. Pour cela, les créateurs de Monday se sont focalisés sur l’accessibilité de leur logiciel et sur l’ergonomie de l’interface.
Monday.com est un outil de gestion et d’organisation d’une entreprise. Ce dernier permet notamment à vous et votre équipe de communiquer et de travailler via un seul et même espace de travail en ligne. Cet espace de travail est construit sur un principe simple: les tableaux. En effet, toutes vos tâches et travaux seront organisés sur différents tableaux. Nous entendons par là que la gestion de vos projets à long comme à court terme sera entièrement prise en charge par ces derniers. Ainsi, il vous suffira de vous y reporter pour savoir comment un projet avance, quelles sont les équipes en retard s’il y en a, où est-ce qu’un élément bloque... Tous ces tableaux peuvent être automatisés sans avoir à écrire ne serait-ce qu’une ligne de code, de quoi gagner un temps considérable sur les petites tâches chronophages mais obligatoires et se concentrer sur l’essentiel de son travail. Bien que le site soit fait pour pouvoir être utilisé en ligne, il dispose également d’une version bureau Mac et Windows.
Les tableaux
Un tableau est un endroit pour organiser ce que vous avez à faire : un projet, une liste de tâches, le CRM, le planning… Il existe trois types de tableaux : les tableaux principaux, les tableaux partagés et les tableaux privés. Les structures de ces tableaux sont identiques, leur différence se trouvant dans leur niveau d’accès. Vous pouvez personnaliser tous les tableaux en fonction de vos besoins. Pour commencer, il suffit de cliquer sur Nouveau et de renommer votre tableau! Une sidebar à gauche de l’interface permet de naviguer facilement entre les projets créés, les projets sont publics, privés, ou partagés avec les clients. Pour chaque projet vous serez amené à créer un dossier avec différents tableaux. Chaque élément de votre interface est personnalisable et vous pouvez attribuer les codes couleur que vous souhaitez, par exemple un code couleur pour chaque domaine
concerné par un tableau ou un code couleur pour déterminer l’avancement d’une tâche: orange « en attente », bleu « en cours » et vert « terminé ». Monday propose des modèles prédéfinis pour vous aider à commencer facilement. Sinon, vous pouvez commencer à partir de zéro et personnaliser selon vos besoins. Pour ajouter un modèle, il vous suffit de cliquer sur Choisir un modèle. Vous pouvez également sélectionner l’option Commencer de zéro pour démarrer avec un tableau vierge. A
Gérez des groupes
Un tableau est composé de groupes. Un groupe est une section codée par couleur qui contiendra vos tâches. Un groupe peut être une semaine, un mois, une étape spécifique d’un projet ou tout ce que vous voulez. Pour ajouter un nouveau groupe à votre tableau, passez la souris sur le titre d’un groupe existant. Une flèche s’affichera à gauche. Cliquez dessus et choisissez Ajouter un groupe. Un nouvel onglet apparaîtra en haut de votre tableau, juste sous le filtre/tableau. Saisissez le nom de votre groupe, appuyez sur Entrée et vous avez terminé! B
Ajoutez des tâches
Maintenant que vous avez créé votre premier tableau, vous pouvez commencer à lister vos tâches ou, dans le langage monday.com, créer de nouveaux éléments. Vous pouvez avoir un nombre illimité d’éléments dans votre tableau. Alors n’hésitez pas à lister tout ce dont vous avez besoin, mais assurez-vous que toutes les tâches sont pertinentes pour le tableau (projet) que vous avez créé. Vous pouvez diviser vos éléments en ce que nous appelons des « groupes ». Les groupes sont un moyen d’organiser tous vos éléments, que ce soit par heure, catégorie, thème ou autre. Les groupes permettent d’apporter de la couleur à vos tableaux. Avec neuf couleurs au choix, vous pouvez facilement différencier les groupes. C
Maintenant que vos tâches sont listées, il est temps d’ajouter des colonnes. Les colonnes sont comme la construction d’un processus ou un moyen d’inclure tous les aspects nécessaires à la réalisation des tâches. monday.com propose de nombreux types de colonnes pour répondre à vos besoins, de la colonne Personne à la colonne État.
Un outil de collaboration
Au-delà de ces tableaux, monday.com est un service qui vous propose de mettre en relation vos collaborateurs. C’est d’ailleurs l’objectif principal de cet outil: que chacun puisse rester connecté afin d’optimiser la productivité globale. Pour atteindre cet objectif, monday.com met à votre disposition un chat, dans lequel tous les utilisateurs pourront interagir entre eux. À la manière de n’importe quel réseau social, vous pourrez donc créer des conversations entre certains collaborateurs qui travaillent sur le même projet, et ainsi éviter d’incessantes allées et venues dans chaque bureau. Grâce à cette fonctionnalité, vous permettez à toutes vos équipes de travailler de manière non seulement plus efficace, mais aussi et surtout plus autonome! D m