Herkulesaufgabe: Digitalisierung von rund 80.000 Bauakten
Mehrjähriges dezernatsübergreifendes Projekt soll über kurz oder lang eine deutliche Vereinfachung darstellen
(an) - Die Stadt digitalisiert in einem mehrjährigen dezernatsübergreifenden Projekt das Bauarchiv der Stadt Aalen. Beteiligt sind das Bauordnungsamt, das Amt für IT und Digitalisierung, das Rechtsamt, das Amt für Vermessung, Liegenschaften und Bauverwaltung und das Stadtarchiv.
Dabei geht es um die Digitalisierung von mehr als 80.000 Bauakten von etwa 23.500 Gebäuden im Aalener Stadtgebiet. In diesen Akten sind verschiedenste Dokumente enthalten: Lagepläne, allgemeine Baubeschreibung, Grundrisse, Verkehrsgutachten, Entwässerungspläne oder Lärmimmissionsprognosen. Alles, was für ein Bauprojekt vonseiten der Verwaltung an Unterlagen benötigt wird, ist in einer Bauakte abgelegt. Bei größeren Vorhaben oder solchen, bei denen zum Beispiel Angrenzerbedenken vorliegen, können diese Akten sehr umfangreich sein. „Entsprechend groß ist der Aufwand bei der Digitalisierung.“, erläutert Susanne Ritz, Amtsleiterin des Bauordnungsamts.
Eine Herkulesaufgabe für alle Beteiligten, die sich jedoch mehr als auszahlen wird. Denn im Vergleich zur Papierform hat die digitale Bereitstellung der Bauakten
mehrere entscheidende Vorteile. Die Akten sind beispielsweise ständig und schnell verfügbar. Der Verwaltungsaufwand für digitale Bauakten ist geringer, da die Akten nicht mehr manuell ausgeliehen werden müssen, sondern einfach und schnell von den berechtigten Personen ohne großen Aufwand eingesehen werden können. Auch die baurechtliche Bearbeitung wird durch die digitalisierten Akten erleichtert, ergänzt und unterstützt. „Langfristig erwarten wir, dass die digitale Bereitstellung der Bauakten auch zur Beschleunigung der Bearbeitung von Bauanträgen führen wird, die schon länger über das Serviceportal service-bw.de des Landes Baden-Württemberg digital bei der Stadt Aalen eingereicht werden können“, so Ritz
In einem ersten Projektabschnitt werden aktuell die in Papierform im Bauarchiv des Rathauses eingelagerten Bauakten von bis zu 9600 Gebäuden eingescannt. Dafür wurden Spezialfirmen beauftragt, die die Akten dann als PDF-Dateien zur Verfügung stellen. Diese Dateien werden in einer Verwaltungssoftware aufbereitet und zur weiteren Verwendung bereitgestellt. Aus Gründen der Rechtssicherheit müssen die originalen Bauakten aus Papier zunächst noch aufbewahrt werden. Dauerhaft in Papierform aufbewahrt werden Bauakten zu denkmalgeschützten Objekten, zu stadtgeschichtlich bemerkenswerten Gebäuden und zu Bauwerken und baulichen Anlagen, die im Jahr 1918 oder früher errichtet worden sind.
In einem weiteren Projektabschnitt folgen dann die Akten von etwa 13.900 weiteren Gebäuden. Oberbürgermeister Frederick Brütting hob die enorme Bedeutung des Projekts hervor: „Durch die Digitalisierung des Bauarchivs macht die Stadt einen weiteren großen Schritt in Richtung digitaler Zukunft.“Er dankte den beiden Dezernenten Wolfgang Steidle und Karl-Heinz Ehrmann und den beteiligten Ämtern für den Einsatz und das Engagement bei der Umsetzung des Mammutprojekts. Voraussichtlich Anfang 2026 wird das Bauarchiv komplett digital verfügbar sein. Seit Projektstart im Jahr 2020 hat der Gemeinderat für die Digitalisierung des Bauarchivs bisher Mittel in Höhe von rund 500.000 Euro bereitgestellt.