Einmal BLEISURE, bitte!
An die Geschäftsreise ein paar private Urlaubstage anhängen? Eine verlockende Option. Wenn Sie diese Tipps beherzigen, spielt auch das Finanzamt mit
Regelmäßige Businesstrips gehören zu Ihrem Berufsleben. Das bietet manchmal die Chance, die Dienstreise mit einem privaten Aufenthalt zu verbinden. Damit aber auch die anschließende Reisekostenabrechnung entspannt verläuft, gilt es, einige Punkte zu beachten. Wir haben die wichtigsten Fragen und Antworten zur privaten Verlängerung zusammengefasst.
Sind gemischte Dienst- und Privatreisen überhaupt möglich?
Ja. Das hat der Bundesfinanzhof im Jahr 2009 ausdrücklich so entschieden (Az. GrS 1/06). Damit kipp- te er das bis dahin geltende sogenannte Aufteilungsverbot. Nur lupenreine Dienstreisen ließen sich früher steuerlich absetzen. Seit der BFH-Entscheidung lassen sich Privat- und Geschäftsreisen kombinieren, und der geschäftliche Teil lässt sich absetzen.
Wie sind gemischte Reisen abzurechnen?
Wenn Sie an eine Dienstreise ein privates Wochenende dranhängen, dann müssen Sie die gemeinsamen Kosten, zum Beispiel für die Anreise, in einen dienstlichen und einen privaten Anteil aufteilen. Nur der dienstliche Teil ist als Betriebsausgabe abziehbar. Bei Hotel- und Verpflegungsaufwand lassen Sie sich am besten getrennte Rechnungen für die betrieblich veranlassten Zeiten und das Privatvergnügen schreiben. Die „dienstliche“Rechnung ist dann zu 100 Prozent absetzbar. Beispiel:
Sie fahren für vier Tage dienstlich nach Berlin und bleiben anschließend noch zwei Tage privat da. Dann können Sie für vier Tage und vier Nächte die Verpflegungspauschale und Hotelkosten als Betriebsausgaben absetzen. Die Flug- oder Fahrtkosten sind zu zwei Dritteln betrieblich absetzbar, ein Drittel ist privat; entsprechend müssen auch die Kilometer in einem Fahrtenbuch erfasst werden.
Muss ich bei der Anreise immer einen Privatanteil abziehen?
Grundsätzlich ja. Aber es gibt Ausnahmen. Wenn bei Arbeitnehmern durch die private Verlängerung keine erhöhten Kosten für An- und Abreise entstehen, so trägt der Arbeitgeber diese i.d.R. komplett. Durch die Verlängerung entstandene höhere Reisekosten trägt hingegen der Arbeitnehmer. Allerdings kann es vorkommen, dass ein betrieblich veranlasster Aufenthalt aus Kostengründen verlängert wird, weil ein späterer Rückflug einen günstigeren Preis aufweist. In diesem Fall trägt der Arbeitgeber sogar noch die dadurch entstehenden Verpflegungskosten.
Ab wann beginnt ein privater Anteil?
Bei zehn Prozent der Reise. Wenn der dienstliche Anteil über 90 Prozent beträgt, sind sämtliche Kos-
ten zu 100 Prozent als Betriebsausgaben abziehbar: Flug, Fahrt, Verpflegungsmehraufwendungen, Hotel. Belegen lässt sich das zum Beispiel mit einem Terminkalender.
Was ist, wenn ich hauptsächlich privat unterwegs bin?
Wenn umgekehrt der private Anteil über 90 Prozent beträgt, und die Reise zu weniger als zehn Prozent dienstlich durchgeführt wird (etwa ein Kundentermin im Rahmen eines Urlaubs), so darf kein Anteil an den Reisekosten mehr abgezogen werden. Es sind lediglich Sonderfahrten mit der entsprechenden Tagespauschale als Betriebsausgabe abziehbar, die Flug- oder Fahrtkosten zum Urlaubsort aber nicht.
Ab wann zählt ein Tag komplett als Geschäftsreisetag?
Wenn Ihre betrieblich veranlassten Aktivitäten sieben bis neun Stunden täglich dauern, dann sind dafür die Verpflegungspauschale und Hotelkosten als Betriebsausgaben absetzbar. Was ist mit ungeplanten freien Tagen? Entstehen während der Dienstreise ungeplante freie Tage, die dienstlich veranlasst, aber nicht zu vermeiden sind, können sie in der Reisekostenabrechnung angegeben werden, auch wenn der Arbeitnehmer diese Tage mit privaten Unternehmungen verbringt.
Und wenn ich den Partner auf eine Dienstreise mitnehme?
Dann ist besonders wichtig, von vornherein die Kosten für Privates und Geschäftliches sowie für die Begleitperson zu trennen, damit später keine Komplikationen bei der Abrechnung auftreten. Bei der Mitnahme des Partners muss der Arbeitgeber die Rechnung für das Doppelzimmer nicht übernehmen. Hier ist ein Vergleichsangebot des Reisebüros oder Hotels nötig, in dem die alternativen Kosten für ein Einzelzimmer aufgeführt sind. Das Gleiche gilt für alle anderen Kosten, die sich bei Mitnahme einer zweiten Person verändern.
Wie belege ich gemischte Kosten?
Um die Kosten für die Betriebsreise erstattet zu bekommen, sollten alle erforderlichen Belege vorliegen. Sind diese nicht vorhanden, genügen auch Eigenbelege, die vom Reisenden selbst mit Betrag, Datum und Dauer des jeweiligen Postens dokumentiert und unterschrieben werden müssen. Dabei ist schon während des Aufenthalts darauf zu achten, dass private und geschäftliche Kosten stets getrennt werden. Reisende sollten unterschiedliche Kreditkarten nutzen oder private Angelegenheiten in bar zahlen. Wird die Urlaubs- direkt an die Dienstreise angehängt, lässt sich der Aufenthalt meist am einfachsten bezüglich Reisekostenabrechnung in privat und geschäftlich aufteilen. Hierzu sind ein eindeutiges Ende der Dienst- und ein Anfangsdatum für die Urlaubsreise anzugeben, ab dem der Arbeitnehmer für seine Kosten selbst aufkommen muss.