Be­ra­ter müs­sen nicht mehr als zwei Ta­ge in der Wo­che rei­sen

Computerwoche - - Job & Karriere - Von Eli­sa­beth Wa­gner, freie Jour­na­lis­tin in Mün­chen

Pro­jek­tron ver­spricht sei­nen Mit­ar­bei­tern nicht nur fle­xi­ble Ar­beits­mo­del­le, son­dern ei­ne in­di­vi­du­el­le Ba­lan­ce zwi­schen Ar­beit und Pri­vat­le­ben. Für Dotch­ka Pentcheva, bei Pro­jek­tron zu­stän­dig für das Qua­li­täts-Ma­nage­ment, ist das vor al­lem ei­ne Fra­ge von gu­ter Ein­satz­pla­nung. CW: Was be­deu­tet die Ba­lan­ce zwi­schen Ar­beit und Frei­zeit in der Pra­xis?

PENTCHEVA: Wir sind über­zeugt: Ge­sun­de, aus­ge­gli­che­ne Men­schen ar­bei­ten mo­ti­vier­ter und bes­ser, und da­für möch­ten wir den ge­eig­ne­ten Rah­men her­stel­len. Da­zu ge­hö­ren in­di­vi­du­ell pas­sen­de Ar­beits­zeit­mo­del­le und in­ter­es­san­te Auf­ga­ben.

CW: Wel­che Ar­beits­zeit­mo­del­le bie­ten Sie Ih­ren Mit­ar­bei­tern an?

PENTCHEVA: Je­der kann sei­ne Wün­sche an­mel­den, und wir ver­su­chen sie zu er­fül­len. Der ei­ne will vier Ta­ge ar­bei­ten, da­bei am Mon­tag sechs St­un­den, am Mitt­woch vier, am Frei­tag gar nicht. Bei mir wech­selt die Zahl der Ar­beits­stun­den wö­chent­lich, da mein Mann je­de zwei­te Wo­che aus­wärts ar­bei­tet und ich dann mehr Fa­mi­li­en­ter­mi­ne wahr­neh­me. Ei­ne Kol­le­gin ar­bei­tet im Som­mer in Ber­lin und im Win­ter im Ho­me Of­fice in Spa­ni­en. Län­ge­re Aus­zei­ten sind sehr be­liebt, be­son­ders bei jun­gen Kol­le­gen, die auf Welt­rei­se ge­hen wol­len.

CW: Wie vie­le Be­schäf­tig­te ar­bei­ten mit solch in­di­vi­du­el­len Be­din­gun­gen?

PENTCHEVA: Mo­men­tan ar­bei­ten rund 50 Pro­zent der Be­leg­schaft nicht Voll­zeit. Man­che Voll­zeit­mit­ar­bei­ter neh­men zu­dem Ho­me­Of­fice-Ta­ge – teils re­gel­mä­ßig, teils spon­tan. Das ist bei El­tern mit klei­nen Kin­dern sehr ge­fragt, aber auch bei Be­ra­tern, die öf­ter un­ter­wegs sind.

CW: Kön­nen Be­ra­ter die­se Fle­xi­bi­li­tät mit den Kun­den­wün­schen ver­ein­ba­ren?

PENTCHEVA: Na­tür­lich ist auch für uns Kun­den­ori­en­tie­rung das A und O. Sind un­se­re Mit­ar­bei­ter vor Ort beim Kun­den, blei­ben sie bei Be­darf mehr als acht St­un­den. Für ei­ne ge­sun­de Ba­lan­ce sor­gen wir bei der Ein­satz­pla­nung, de­ren wich­tigs­te Re­gel lau­tet: Im Schnitt wer­den un­se­re Be­ra­ter nicht mehr als zwei Ta­ge pro Wo­che auf Rei­sen ge­schickt. Zu­dem ha­ben wir drei Stand­or­te in Deutsch­land auf­ge­baut, um ei­ne re­gio­na­le Be­treu­ung un­se­rer Kun­den zu er­mög­li­chen.

CW: Wie re­geln Sie die Fra­ge der Mehr­ar­beit?

PENTCHEVA: Beim Kun­den­ein­satz kön­nen Über­stun­den an­fal­len, die sich die Mit­ar­bei­ter aus­be­zah­len las­sen oder mit Frei­zeit aus­glei­chen. Die Mit­ar­bei­ter sol­len aber wis­sen, dass wir Über­stun­den nicht ver­lan­gen. Grund­sätz­lich hal­ten wir vie­le Über­stun­den für un­ge­sund. Uns fällt früh auf, wenn je­mand zu viel ar­bei­tet – dann su­chen wir die Grün­de und be­sei­ti­gen sie. Vie­le Über­stun­den sind für uns An­lass, uns da­mit zu be­schäf­ti­gen, was wir bes­ser ma­chen kön­nen.

CW: Wie kann ei­ne so ho­he Fle­xi­bi­li­tät funk­tio­nie­ren?

PENTCHEVA: Zum ei­nen sind wir ein stark pro­zess­ori­en­tier­tes Un­ter­neh­men. Al­le Ar­bei­ten wer­den klar und trans­pa­rent do­ku­men­tiert. So er­kennt ein Mit­ar­bei­ter den Ar­beits­stand und die nächs­ten Schrit­te. Zum an­de­ren ist Wis­sen ver­teilt. Je­de Ar­beit kann von min­des­tens zwei Per­so­nen aus­ge­führt wer­den, oft sind es mehr. Drit­tens die be­reits er­wähn­te gu­te Pla­nung. Wir ach­ten kon­se­quent dar­auf, dass die Mit­ar­bei­ter an­ge­mes­sen aus­ge­las­tet und nicht über­las­tet sind.

CW: Was aber, wenn ein gro­ßer Auf­trag her­ein­kommt und plötz­lich meh­re­re Work­shops an­ste­hen? Wie kön­nen Ih­re Mit­ar­bei­ter das auf­fan­gen?

PENTCHEVA: Lang­fris­ti­ge Auf­ga­ben sind re­la­tiv ein­fach zu pla­nen, un­er­war­te­te deut­lich schwie­ri­ger. Zur brei­ten Qua­li­fi­zie­rung un­se­rer Mit­ar­bei­ter ge­hört aber auch der Ein­satz über Be­rei­che hin­weg. Je­der hat ne­ben sei­ner haupt­säch­li­chen Funk­ti­on wei­te­re Auf­ga­ben in an­de­ren Be­rei­chen. So kann et­wa die Kol­le­gin aus der Per­so­nal­ab­tei­lung spon­tan ei­nen Work­shop über­neh­men oder ei­nen Mes­se­stand be­treu­en. Die­ses rol­len­ba­sier­te Kon­zept macht den Mit­ar­bei­tern Spaß und er­höht das Ver­ständ­nis für die Be­lan­ge an­de­rer Be­rei­che.

CW: Die Ein­satz­pla­nung bei Ih­nen klingt hoch­kom­plex. Wie or­ga­ni­sie­ren Sie das?

PENTCHEVA: Da wir für un­se­re Pro­jekt-Ma­nage­ment-Soft­ware ge­nau die Funk­tio­na­li­tä­ten ent- wi­ckelt ha­ben, die wir brau­chen, ist das nicht so schwie­rig. Die grund­le­gen­de Pla­nung ge­schieht bei uns zen­tral und stützt sich auf ho­he Trans­pa­renz hin­sicht­lich Qua­li­fi­zie­rung be­zie­hungs­wei­se Rol­len, Ar­beits­zeit­mo­del­len und Aus­las­tung. Da­mit lässt sich die Pla­nung trotz Kom­ple­xi­tät und sich än­dern­den Mit­ar­bei­ter­wün­schen gut be­wäl­ti­gen.

CW: Sie be­to­nen, dass in Ih­rem Un­ter­neh­men pro­zess­ori­en­tiert ge­ar­bei­tet und viel do­ku­men­tiert wird. Wie kommt das bei den jün­ge­ren Mit­ar­bei­tern an?

PENTCHEVA: Wir freu­en uns über die jun­gen und krea­ti­ven Köp­fe und ge­ben ih­nen ger­ne in­no­va­ti­ve und span­nen­de Auf­ga­ben. Aber da ih­nen oft noch die Pra­xis fehlt, müs­sen wir ih­nen bei­brin­gen, wie man Auf­ga­ben an­geht. In ei­ner recht lan­gen Pha­se von min­des­tens sechs Mo­na­ten ver­mit­teln wir ih­nen, wie wir ar­bei­ten, wie wir mit­ein­an­der um­ge­hen und kom­mu­ni­zie­ren. Da­zu ge­hört, dass wir un­se­re Pro­zes­se wäh­rend der Ar­beit do­ku­men­tie­ren und so un­ser Wis­sen tei­len.

Wer ei­ne Auf­ga­be von ei­nem an­de­ren über­neh­men soll und er­lebt, wie hilf­reich es ist, wenn ihm der Kol­le­ge voll­stän­di­ge In­for­ma­tio­nen hin­ter­las­sen hat, wird das auch selbst für an­de­re tun. Die­se Te­a­m­ori­en­tie­rung ist ein we­sent­li­ches Ele­ment un­se­rer Un­ter­neh­mens­kul­tur. Zu­dem kann hier je­der das Un­ter­neh­men und sei­ne Pro­zes­se ver­bes­sern. Vor­schlä­ge wer­den ge­prüft und be­wer­tet, vie­les auch um­ge­setzt. Je­der von uns weiß, dass er et­was be­wir­ken kann.

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