Of­fe­ne Bü­ro­kon­zep­te

Die Art d der Tä­tig­keit soll­te da dar­über ent­schei­den, wie ge­ar ge­ar­bei­tet wird.

Computerwoche - - Vorderseite - Von In­grid Weid­ner, freie Jour­na­lis­tin in Mün­chen (hk)

Of­fe­ne Bü­ro­land­schaf­ten ver­drän­gen im­mer mehr Ein­zel­bü­ros. Doch Dog­ma­tik ist hier we­nig hilf­reich. Es emp­fiehlt sich, den Blick auf die Tä­tig­keit zu rich­ten.

Wer das hel­le Bü­ro von Q2­fac­to­ry be­tritt, dem fal­len so­fort die lee­ren Schreib­ti­sche auf. Pa­pier oder Ord­ner sind nir­gends zu se­hen. Nur zwei Desk­topCom­pu­ter gibt es für die As­sis­ten­tin­nen der Münch­ner IT-Ma­nage­ment-Be­ra­tung. In dem of­fe­nen Raum war­ten 15 Ar­beits­plät­ze auf knapp 40 Mit­ar­bei­ter. Zwei mit Glasele­men­ten ab­ge­schlos­se­ne Bü­ros ver­spre­chen et­was Pri­vat­sphä­re. „Wir ha­ben das pa­pier­lo­se Bü­ro rea­li­siert“, freut sich Ge­schäfts­füh­rer Tho­mas Popp, ein­ge­hen­de Post wird per PDF zu­ge­stellt.

Ein Be­ra­ter sitzt an ei­nem Schreib­tisch und te­le­fo­niert, ei­nen Lap­top vor sich, zwei Kol­le­gen ha­ben sich in ei­nen Be­spre­chungs­raum zu­rück­ge­zo­gen. Bü­ros für die Ge­schäfts­füh­rer gibt es nicht. Auch Tho­mas Popp setzt sich an ei­nen der frei­en Schreib­ti­sche, die nicht buch­bar sind. Nur Be­spre­chungs­raum und die Ein­zel­bü­ros las­sen sich re­ser­vie­ren.

Nach­dem der 53-jäh­ri­ge In­for­ma­ti­ker sei­ne vor­he­ri­ge Fir­ma ver­kauft hat­te, woll­te er vie­les an­ders ma­chen: kein Wachs­tum um je­den Preis, aus­ge­wähl­te Pro­jek­te und ei­gen­ver­ant­wort­li­che Mit­ar­bei­ter. 2011 grün­de­te er Q2­fac­to­ry, ei­ne klas­si­sche IT-Un­ter­neh­mens­be­ra­tung, die auch SAP-Im­ple­men­tie­run­gen über­nimmt. Er such­te zu­erst Bü­ro­räu­me im Zen­trum, dann die Mit­ar­bei­ter. In sei­nen mehr als 25 Be­rufs­jah­ren hat er vie­le Bü­ro­kon­zep­te er­lebt – und durch­lit­ten: vom Groß­raum­bü­ro über Cu­bi­cals nach ame­ri­ka­ni­schem Vor­bild bis hin zum Ein­zel­bü­ro. „Wenn der Sta­tus im Un­ter­neh­men über das Bü­ro ver­mit­telt wird und Sie als Neu­er in die Be­sen­kam­mer kom­men, ken­nen Sie das Wer­te­sys­tem ih­res Ar­beit­ge­bers so­fort.“

Er er­in­nert sich an Bü­ro­tür­me, die ir­gend­wo in der Pe­ri­phe­re an­ge­sie­delt wa­ren. Man saß dort im Nie­mands­land fest. „Ich bin mor­gens aus mei­ner Ga­ra­ge ge­fah­ren, im Bü­ro in die Tief­ga­ra­ge und abends wie­der nach Hau­se. Das woll­te ich nicht mehr.“Wenn Popp heu­te ins Bü­ro am Münch­ner Gärt­ner­platz geht, er­le­digt er zwi­schen zwei Ter­mi­nen Ein­käu­fe, trifft sich mit Kol­le­gen oder Ge­schäfts­part­nern zum Mit­tag­es­sen. „Wenn ich ins Bü­ro ge­he, ist das für mich fast wie Ur­laub.“

Lounge und Bar­ris­ta-Bar ge­hö­ren da­zu

Seit gut 20 Jah­ren er­for­schen Wis­sen­schaft­ler des Fraun­ho­fer-In­sti­tuts für Ar­beits­wirt­schaft und Or­ga­ni­sa­ti­on (IAO) in dem Pro­jekt „Of­fice 21“das Ar­beits­um­feld von Wis­sens­ar­bei­tern. Im Zu­ge der Di­gi­ta­li­sie­rung und durch die neue­ren mo­bi­len Ar­beits­mit­tel las­sen sich die Zu­kunfts­sze­na­ri­en nun um­set­zen. Fir­men wie Goog­le, Mi­cro­soft, Adi­das oder Uni­le­ver ha­ben mit ih­ren neu­en Bü­ros Fu­ro­re ge­macht. So­fas, Lounge-Zo­nen in kräf­ti­gen Far­ben und ei­ne Bar­ris­ta-Bar feh­len in kei­nem Kon­zept. Doch füh­len sich die Mit­ar­bei­ter dort wohl? Dar­über gibt es kaum wis­sen­schaft­li­che Stu­di­en. An­ge­stell­te in Groß­raum­bü­ros kla­gen oft über den Lärm­pe­gel und die so­zia­le Kon­trol­le durch die Kol­le­gen: „Der Mei­er trinkt schon wie­der Kaf­fee mit der Mül­ler vom Sa­les ...“

Nick Krat­zer vom In­sti­tut für So­zi­al­wis­sen­schaft­li­che For­schung (ISF) Mün­chen möch­te

in ei­ner Stu­die mit Pro­jekt­part­nern her­aus­fin­den, wie mo­der­ne Open-Space-Ar­beits­wel­ten ge­stal­tet sein soll­ten, da­mit sich die Mit­ar­bei­ter wohl­füh­len, pro­duk­tiv ar­bei­ten und ge­sund blei­ben. Das Pro­jekt „Prä­ven­ti­ons­ori­en­tier­te Gestal­tung von neu­en (Open-Space-)Ar­beits­wel­ten“(PräGeWelt) wird vom Bun­des­for­schungs­mi­nis­te­ri­um ge­för­dert.

„Open-Space-Bü­ros sind nicht bes­ser oder schlech­ter als Ein­zel­bü­ros. Es kommt dar­auf an, wel­che Auf­ga­ben die Mit­ar­bei­ter ha­ben“, sagt Krat­zer. Wer Soft­ware ent­wi­ckelt, für den kann es nütz­lich sein, mit den Kol­le­gen in ei­ner Bü­ro­um­ge­bung zu sit­zen. Wenn aber das Ver­triebsteam aus Kos­ten­grün­den im sel­ben Of­fice sitzt, dann hel­fen oft nur Kopf­hö­rer.

„Es braucht räum­li­che Lö­sun­gen, um kon­zen­trier­tes Ar­bei­ten zu er­mög­li­chen, und kla­re Ver­hal­tens­re­geln“, sagt Krat­zer. Man­cher ver­steckt sich hin­ter ei­ner Topf­pflan­ze, an­de­re stel­len ein Bit­te-nicht-stö­ren-Schild auf oder zie­hen sich ins Ho­me Of­fice zu­rück, wenn sie in Ru­he ar­bei­ten wol­len. Krat­zer kennt auch Fir­men, in de­nen sich Kol­le­gen im Open-SpaceBü­ro zu­erst per Chat kon­tak­tie­ren.

Be­den­ken ge­gen­über of­fe­nen Bü­ro­land­schaf­ten sind kei­ne Fra­ge des Al­ters. Man­che An­ge­stell­te füh­len sich über­rum­pelt, wenn sie bei ar­chi­tek­to­ni­schen Pla­nun­gen nicht mit­re­den dür­fen. Auch wenn die So­fas bunt und die Ca­féE­cken sty­lisch sind, geht es oft dar­um, Bü­ro­flä­chen und Kos­ten zu re­du­zie­ren. Er­folg­rei­cher sind Lö­sun­gen, die vor al­lem ei­ne bes­se­re Ar­beits­at­mo­sphä­re für die Mit­ar­bei­ter an­stre­ben, so Krat­zer. Das ISF-Team möch­te auch her­aus­fin­den, ob Kon­trol­le durch Kol­le­gen und Vor­ge­setz­te Mit­ar­bei­ter stresst: „Im ver­glas­ten Ein­zel­bü­ro, das für je­den ein­seh­bar ist, muss man stets flei­ßig wir­ken. Selbst wenn man ei­ne klei­ne Pau­se macht, muss es nach Ar­beit aus­se­hen.“

Ver­trau­en statt Kon­trol­le

Bei Q2­fac­to­ry funk­tio­nie­ren of­fe­ne Räu­me, we­ni­ge Re­geln und ein Ver­trau­ens­vor­schuss ge­gen­über den Mit­ar­bei­tern. Die Be­schäf­tig­ten brin­gen lang­jäh­ri­ge Be­rufs­er­fah­rung mit, sind viel un­ter­wegs und wol­len selb­stän­dig ar­bei­ten. Fes­te Bü­ro­zei­ten wür­den die­ser Idee wi­der­spre­chen. Q2­fac­to­ry be­rät sei­ne Kun­den nicht nur rund um die Di­gi­ta­li­sie­rung, son­dern pro­biert auch selbst aus. Popp räumt ein, dass sich sein Mo­dell nicht für je­den eig­net.

„Mit­ar­bei­ter, die in den Be­ruf ein­stei­gen, tun sich schwer mit un­se­rem Kon­zept. Sie wün­schen sich oft fes­te Struk­tu­ren.“Be­wer­ber ent­schei­den sich al­so auch für oder ge­gen ein fle- xi­bles Ar­beits­kon­zept. „Es muss klar sein, wor­auf sich der neue Mit­ar­bei­ter ein­lässt.“In den ver­gan­ge­nen fünf Jah­ren sei es noch nie vor­ge­kom­men, dass al­le gleich­zei­tig im Bü­ro ar­bei­ten woll­ten. Die Plät­ze wür­den auch nicht aus­rei­chen. „Die Kol­le­gen kom­men ins Bü­ro, um sich aus­zu­tau­schen und ge­mein­sam an ei­ner Prä­sen­ta­ti­on zu ar­bei­ten. Das or­ga­ni­siert je­des Team für sich.“Popp weiß auch nicht, wer wann Ur­laub nimmt, das be­spre­chen die Mit­ar­bei­ter mit ih­rem Pro­jekt­lei­ter, es gibt kei­nen ge­mein­sa­men Ka­len­der. Ob je­mand im Ur­laub An­ru­fe ent­ge­gen­nimmt oder ei­ne Ver­tre­tung ein­setzt, ent­schei­det je­der für sich. In der Re­gel sind die Mit­ar­bei­ter drei Ta­ge beim Kun­den und an den an­de­ren Ta­gen im Ho­me Of­fice oder im Bü­ro.

Für man­chen Chef oder Be­triebs­rat wä­re das ei­ne Hor­ror­vor­stel­lung, doch Popp und sei­nem Team scheint das freie und selb­stän­di­ge Ar­bei­ten zu ge­fal­len: „Wir ha­ben kei­ne har­te Tren­nung zwi­schen Be­ruf und Pri­vat­le­ben.“In all den Jah­ren ha­be noch nie­mand ge­kün­digt. Es gibt nur we­ni­ge ver­bind­li­che Ver­ein­ba­run­gen. Et­wa die: Wenn in ei­nem Pro­jekt ein Pro­blem auf­tritt, er­hält der Ver­ant­wort­li­che ei­ne SMS, auf die er sich bin­nen 24 St­un­den mel­det. Das sei auch so mit den Kun­den ver­ein­bart. Ver­trau­en statt Kon­trol­le ist der Schlüs­sel hin­ter dem of­fe­nen Bü­ro­kon­zept von Q2­fac­to­ry.

Nick Krat­zer, ISF Mün­chen: „Open-SpaceBü­ros sind nicht bes­ser oder schlech­ter als Ein­zel­bü­ros. Es kommt dar­auf an, wel­che Auf­ga­ben die Mit­ar­bei­ter ha­ben.“

Tho­mas Popp grün­de­te vor sechs Jah­ren Q2­fac­to­ry und such­te zu­erst die Bü­ro­räu­me im Her­zen Mün­chens und dann die Mit­ar­bei­ter.

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