Geschäftliche Ziele des Future Workplace

1. Produktivität steigern Die Implementierung von Hard- und Software für Web-Meetings, Videokonferenzen und Content Sharing verringert den Aufwand für Geschäftsreisen. Gleichzeitig sorgt der mobile Zugriff auf die Arbeitsplatzanwendungen dafür, dass Mitarbeiter ihre Zeit unterwegs effizienter nutzen. Erfahrungen anderer Unternehmen zeigen, dass die Möglichkeit zum standortunabhängigen Arbeiten die Mitarbeiterproduktivität um 25 Prozent erhöhen kann.

2. Silos aufbrechen Statt in kleinen Büros für zwei bis vier Personen arbeiten immer mehr Mitarbeiter der Gothaer künftig in modernen, großzügig gestalteten Bürolandschaften. Das fördert die Zusammenarbeit über Abteilungsgrenzen hinweg und erhöht die Effizienz der Gebäude. Anwendungen wie Skype oder Teams unterstützen darüber hinaus die gemeinsame Arbeit verteilter Gruppen an unterschiedlichen Standorten und die Einbeziehung mobiler Mitarbeiter unterwegs oder im Home Office. Permanenter Austausch von Informationen per Sprach-, Daten- und Videokommunikation wird immer mehr zum Standard.

3. Betriebskosten senken Mit dem Future Workplace verfolgt die Gothaer Systems GmbH auch wirtschaftliche Ziele. Zum Beispiel will sie die Run-the-Company-(RTC-)Kosten und die Fertigungstiefe der IT-Dienste optimieren. Durch den Umstieg auf Windows 10 und Office 365 können Arbeitsplätze einfacher bereitgestellt werden. Auch das Patch-Management und der Support erfordern weniger Aufwand. So lassen sich Betriebsaufgaben nicht nur schneller, sondern auch zu geringeren Kosten erledigen.

4. Agilität erhöhen Mehr im Team arbeiten, cross-funktional agieren, Business und IT zusammenführen – um die strategischen Aufgaben und Ziele des Unternehmens zu erreichen, müssen nicht nur Organisation und Menschen beweglicher werden. Wenn Einzelpersonen und Gruppen wechselnde Räumlichkeiten für verschiedene Aufgaben nutzen, bewegt sich der Arbeitsplatz der Zukunft mit. Anwendungen stehen überall zur Verfügung, wo sie gebraucht werden. Das hilft vor allem den Mitarbeitern, die aktiv in Change-Projekten arbeiten. Sie nutzen zumeist agile Elemente aus Scrum, Kanban etc. Dazu gehört es, sich immer wieder zu treffen – persönlich und virtuell –, um das Erreichte zu prüfen, neue Ziele zu definieren und einander permanent über Hindernisse und Fortschritte zu informieren. Bezogen auf die IT-Prozesse kann mehr Agilität auch bedeuten: kürzere Bereitstellungszeiten durch Self-Service-Modelle und Automatisierung.

5. Datensicherheit optimieren Sicherheit und Schutz von Daten rückten für die Gothaer Systems nicht erst mit der DSGVO in den Fokus. Technologie und Produkte, die am Future Workplace zum Einsatz kommen, werden deshalb permanent auf die Einhaltung der strengen Compliance-Regeln des Konzerns überprüft. Dazu gehören Sicherheitskomponenten wie

Public-Key-Infrastruktur (PKI),

Client-Absicherung nach Best Practices – insbesondere Virenschutz,

Zwei-Faktor-Authentifizierung,

D Absicherung verteilter Standorte über ein Router-Konzept mit VPN und Firewall. Im IT-Security-Alltag kommt es außerdem darauf an, den Aufwand für BusinessAnwender und IT-Mannschaft so gering wie möglich zu halten.

6. Mitarbeitermotivation und -identifikation fördern Die „Studie Arbeitsplatz der Zukunft 2017“von IDG Research Services jedenfalls ergab: Zwei Drittel aller Arbeitnehmer wünschen sich flexible Arbeitszeitmodelle und den standortunabhängigen Zugriff auf alle Daten. Wer zum Beispiel seine Kinder stressfrei in die Kita bringen oder Arztbesuche freier planen kann, der hat nicht nur am Arbeitsplatz den Kopf frei für seine Aufgaben. Moderne Endgeräte, flexible Arbeitszeitregelung – das alles prägt auch das positive Image des Arbeitgebers.