RPA-Erfolg messbar machen

Um Robotic Process Automation (RPA) erfolgreich umzusetzen, braucht es im Vorfeld eine sorgfältige Analyse der Prozesse. Dafür bieten sich unterschiedliche Methoden an.

Für den Erfolg von RPA muss der zeitliche und logische Ablauf der Prozesse sorgfältig erfragt und festgehalten werden. In der Praxis bieten sich dafür drei Methoden zur Prozessanalyse an – mit Vor- und Nachteilen.

Robotic Process Automation (RPA) spielt in der Digitalisierungsstrategie vieler Unternehmen eine wichtige Rolle. Die Automatisierung standardisierter Prozesse soll die Effizienz steigern und Kosten senken. Fragt man aber nach konkreten Resultaten, basieren die Aussagen meist weniger auf harten Fakten als vielmehr auf dem Wunschdenken der Verantwortlichen. In der Praxis hat sich gezeigt, dass nur wenige Unternehmen fundierte Aussagen über die Effizienz von RPA machen können. Dies liegt an fehlenden Messungen: Die Mehrheit der Betriebe verfügt über keine Informationen bezüglich der Durchlaufzeiten ihrer Prozesse, der Zahl der Ausführungen und der damit verbundenen Prozesskosten.

Dabei sind aber gerade diese Informationen die Grundvoraussetzung, um Aussagen über die Effizienzsteigerungen nach Abschluss der Automatisierung treffen zu können. Denn die Arbeit des Softwareroboters muss sich in Quantität und Qualität an der Performance des früheren, nicht automatisierten Prozesses messen lassen. Ohne zu wissen, wie viel Zeit und Arbeit in dem manuellen Prozess steckt, kann man nach der Automatisierung keine seriöse Aussage über die Effizienzsteigerung und die Kosteneinsparung treffen.

Damit RPA erfolgreich ist, muss also der zeitliche und logische Ablauf der Prozesse sorgfältig erfragt und festgehalten werden. Die manuelle Prozessaufnahme ist allerdings aufwendig und langwierig. Zudem fallen die involvierten Mitarbeiter in der Regel als verlässliche Informationsquelle aus. Sie fürchten verständlicherweise, dass man ihnen aufgrund ihrer Angaben entweder vorwirft, sie würden zu langsam arbeiten, oder sie seien nicht ausgelastet. Will man also valide Zahlen haben, müssen andere Wege beschritten werden.

Process Mining

Ein „Process Mining“bietet Unternehmen die Möglichkeit, die relevanten Kern-, Unterstützungs- und Management-Prozesse sowie die dazugehörigen Key Performance Indicators (KPI) aufzuzeichnen und zu analysieren. Hierzu wird die Software an einer zentralen Stelle im IT-System des Unternehmens installiert. Alle Systeme, in denen die einzelnen Aktionen oder Schritte in einem Log gespeichert werden können, werden durch einen Experten angebunden. Die Software greift auf die produktiven LogDateien zu und konvertiert diese in ein eigenes

Datenformat. Die konvertierten Daten bilden die Datenquelle der grafischen Darstellungen. Sobald die Datenbasis ausreicht, können anhand von Auswertungen das Zeit- und Kostenvolumen der Prozesse aufgezeigt und für die Automatisierung geeignete Prozesse identifiziert werden. Für die identifizierten Prozesse gibt die Software ein Codegerüst zur Implementierung aus und unterstützt so die Projektphase. Nach der Einführung von RPA zeigt die Software auf, welche Zeit- und Transaktionsoptimierung im Alltagsbetrieb erzielt wurde.

Der Einsatz von Process Mining reduziert den manuellen Aufwand für die Identifikation geeigneter Prozesse und hilft, fehler- und risikobehaftete Prozesse zu identifizieren. Die Notwendigkeit von Meetings mit vielen Teilnehmern entfällt und man ist nicht länger vom Kenntnisstand des Mitarbeiters bezüglich des Prozesses abhängig. Vielmehr gewinnt das Unternehmen valide Kennzahlen und Leistungsdaten der Prozesse wie die Zahl von Ausführungen und die Durchlaufzeiten, die wiederum für RoI-Berechnungen der Automatisierung mittels RPA benötigt werden. Dieses Vorgehen ist allerdings relativ aufwendig.

Process Recording

Eine unkompliziertere und schnellere Datenerhebung ermöglicht der „Process Recorder“. Er wird auf einem PC im Unternehmen installiert und zeichnet alle Aktionen des Mitarbeiters bis hin zu einzelnen Mausklicks und Tastenanschlägen im Hintergrund auf. Das Ablaufdiagramm eines Prozesses wird durch die tatsächlichen Aktionen des Users am PC erstellt. Seine Ergebnisse hinterlegt der Recorder in einem Logfile, das anschließend mit Hilfe eines speziell entwickelten Analyseroboters und einer dort hinterlegten Mustererkennung ausgewertet wird. Da der Process Recorder an keine weiteren Systeme angeschlossen werden muss, können mit geringem Organisationsaufwand und ohne lange Anlaufzeiten die relevanten Kennzahlen und die Kosten des manuellen Prozesses ermittelt werden. Für diese Vorgehensweise muss sich das Unternehmen aber im Klaren sein, an welchem PC so ein Recording sinnvoll ist und welche Prozesse analysiert werden sollen.

Process Reporting

Zur Evaluierung der realisierten Effizienzsteigerung empfiehlt sich ein „Process Reporting“. Die Visualisierung der relevanten Informationen erfolgt über ein Dashboard. Die strukturierten Logfiles der verschiedenen Bots bilden das Fundament der Monitoring-Lösung. Getrennte Dashboards für eine technische und geschäftliche Sichtweise bilden die gewonne- nen Informationen in der gewünschten Tiefe ab. Um ein zuverlässiges Feedback zum Erfolg der Prozessautomatisierung geben zu können, wertet das Dashboard die Logfiles der Bots hinsichtlich der notwendigen Key Performance Indicators aus. Dies sind vor allem die Durchlaufzeiten des Softwareroboters, die Zahl seiner erledigten (Teil-)Aufgaben, die eingesparten Kosten und das Zusammenspiel aus vollautomatisierter und mitarbeiterbasierter Entscheidungsfindung, welche als Variable in eine Metrik „Mitarbeiterentlastung“einfließt. Das Ergebnis der Prozessautomatisierung wird abschließend im Dashboard angezeigt. Zudem kann das Dashboard mit jeder erdenklichen RPA-Software verknüpft werden.