RPA-Er­folg mess­bar ma­chen

Computerwoche - - Inhalt - Von Mi­l­ad Sa­far, Ma­na­ging Part­ner der Weis­sen­berg Group

Um Ro­bo­tic Pro­cess Au­to­ma­ti­on (RPA) er­folg­reich um­zu­set­zen, braucht es im Vor­feld ei­ne sorg­fäl­ti­ge Analyse der Pro­zes­se. Da­für bie­ten sich un­ter­schied­li­che Me­tho­den an.

Für den Er­folg von RPA muss der zeit­li­che und lo­gi­sche Ablauf der Pro­zes­se sorg­fäl­tig er­fragt und fest­ge­hal­ten wer­den. In der Pra­xis bie­ten sich da­für drei Me­tho­den zur Pro­zess­ana­ly­se an – mit Vor- und Nach­tei­len.

Ro­bo­tic Pro­cess Au­to­ma­ti­on (RPA) spielt in der Di­gi­ta­li­sie­rungs­stra­te­gie vie­ler Un­ter­neh­men ei­ne wich­ti­ge Rol­le. Die Au­to­ma­ti­sie­rung stan­dar­di­sier­ter Pro­zes­se soll die Ef­fi­zi­enz stei­gern und Kos­ten sen­ken. Fragt man aber nach kon­kre­ten Re­sul­ta­ten, ba­sie­ren die Aus­sa­gen meist we­ni­ger auf har­ten Fak­ten als viel­mehr auf dem Wunsch­den­ken der Ver­ant­wort­li­chen. In der Pra­xis hat sich ge­zeigt, dass nur we­ni­ge Un­ter­neh­men fun­dier­te Aus­sa­gen über die Ef­fi­zi­enz von RPA ma­chen kön­nen. Dies liegt an feh­len­den Mes­sun­gen: Die Mehr­heit der Be­trie­be ver­fügt über kei­ne In­for­ma­tio­nen be­züg­lich der Durch­lauf­zei­ten ih­rer Pro­zes­se, der Zahl der Aus­füh­run­gen und der da­mit ver­bun­de­nen Pro­zess­kos­ten.

Da­bei sind aber ge­ra­de die­se In­for­ma­tio­nen die Gr­und­vor­aus­set­zung, um Aus­sa­gen über die Ef­fi­zi­enz­stei­ge­run­gen nach Ab­schluss der Au­to­ma­ti­sie­rung tref­fen zu kön­nen. Denn die Ar­beit des Soft­ware­ro­bo­ters muss sich in Quan­ti­tät und Qua­li­tät an der Per­for­mance des frü­he­ren, nicht au­to­ma­ti­sier­ten Pro­zes­ses mes­sen las­sen. Oh­ne zu wis­sen, wie viel Zeit und Ar­beit in dem ma­nu­el­len Prozess steckt, kann man nach der Au­to­ma­ti­sie­rung kei­ne se­riö­se Aus­sa­ge über die Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung und die Kos­ten­ein­spa­rung tref­fen.

Da­mit RPA er­folg­reich ist, muss al­so der zeit­li­che und lo­gi­sche Ablauf der Pro­zes­se sorg­fäl­tig er­fragt und fest­ge­hal­ten wer­den. Die ma­nu­el­le Pro­zess­auf­nah­me ist al­ler­dings auf­wen­dig und lang­wie­rig. Zu­dem fal­len die in­vol­vier­ten Mit­ar­bei­ter in der Re­gel als ver­läss­li­che In­for­ma­ti­ons­quel­le aus. Sie fürch­ten ver­ständ­li­cher­wei­se, dass man ih­nen auf­grund ih­rer An­ga­ben ent­we­der vor­wirft, sie wür­den zu lang­sam ar­bei­ten, oder sie sei­en nicht aus­ge­las­tet. Will man al­so va­li­de Zah­len ha­ben, müs­sen an­de­re We­ge be­schrit­ten wer­den.

Pro­cess Mi­ning

Ein „Pro­cess Mi­ning“bie­tet Un­ter­neh­men die Mög­lich­keit, die re­le­van­ten Kern-, Un­ter­stüt­zungs- und Ma­nage­ment-Pro­zes­se so­wie die da­zu­ge­hö­ri­gen Key Per­for­mance In­di­ca­tors (KPI) auf­zu­zeich­nen und zu ana­ly­sie­ren. Hier­zu wird die Soft­ware an ei­ner zen­tra­len Stel­le im IT-Sys­tem des Un­ter­neh­mens in­stal­liert. Al­le Sys­te­me, in de­nen die ein­zel­nen Ak­tio­nen oder Schrit­te in ei­nem Log ge­spei­chert wer­den kön­nen, wer­den durch ei­nen Ex­per­ten an­ge­bun­den. Die Soft­ware greift auf die pro­duk­ti­ven Lo­gDa­tei­en zu und kon­ver­tiert die­se in ein ei­ge­nes

Da­ten­for­mat. Die kon­ver­tier­ten Da­ten bil­den die Da­ten­quel­le der gra­fi­schen Darstel­lun­gen. So­bald die Da­ten­ba­sis aus­reicht, kön­nen an­hand von Aus­wer­tun­gen das Zeit- und Kos­ten­vo­lu­men der Pro­zes­se auf­ge­zeigt und für die Au­to­ma­ti­sie­rung ge­eig­ne­te Pro­zes­se iden­ti­fi­ziert wer­den. Für die iden­ti­fi­zier­ten Pro­zes­se gibt die Soft­ware ein Co­de­ge­rüst zur Im­ple­men­tie­rung aus und un­ter­stützt so die Pro­jekt­pha­se. Nach der Ein­füh­rung von RPA zeigt die Soft­ware auf, wel­che Zeit- und Trans­ak­ti­ons­op­ti­mie­rung im All­tags­be­trieb er­zielt wur­de.

Der Ein­satz von Pro­cess Mi­ning re­du­ziert den ma­nu­el­len Auf­wand für die Iden­ti­fi­ka­ti­on ge­eig­ne­ter Pro­zes­se und hilft, feh­ler- und ri­si­ko­be­haf­te­te Pro­zes­se zu iden­ti­fi­zie­ren. Die Not­wen­dig­keit von Mee­tings mit vie­len Teil­neh­mern ent­fällt und man ist nicht län­ger vom Kennt­nis­stand des Mit­ar­bei­ters be­züg­lich des Pro­zes­ses ab­hän­gig. Viel­mehr ge­winnt das Un­ter­neh­men va­li­de Kenn­zah­len und Leis­tungs­da­ten der Pro­zes­se wie die Zahl von Aus­füh­run­gen und die Durch­lauf­zei­ten, die wie­der­um für RoI-Be­rech­nun­gen der Au­to­ma­ti­sie­rung mit­tels RPA be­nö­tigt wer­den. Die­ses Vor­ge­hen ist al­ler­dings re­la­tiv auf­wen­dig.

Pro­cess Re­cor­ding

Ei­ne un­kom­pli­zier­te­re und schnel­le­re Da­ten­er­he­bung er­mög­licht der „Pro­cess Re­cor­der“. Er wird auf ei­nem PC im Un­ter­neh­men in­stal­liert und zeich­net al­le Ak­tio­nen des Mit­ar­bei­ters bis hin zu ein­zel­nen Maus­klicks und Tas­ten­an­schlä­gen im Hin­ter­grund auf. Das Ablauf­dia­gramm ei­nes Pro­zes­ses wird durch die tat­säch­li­chen Ak­tio­nen des Users am PC er­stellt. Sei­ne Er­geb­nis­se hin­ter­legt der Re­cor­der in ei­nem Log­fi­le, das an­schlie­ßend mit Hil­fe ei­nes spe­zi­ell ent­wi­ckel­ten Ana­ly­se­ro­bo­ters und ei­ner dort hin­ter­leg­ten Mus­ter­er­ken­nung aus­ge­wer­tet wird. Da der Pro­cess Re­cor­der an kei­ne wei­te­ren Sys­te­me an­ge­schlos­sen wer­den muss, kön­nen mit ge­rin­gem Or­ga­ni­sa­ti­ons­auf­wand und oh­ne lan­ge An­lauf­zei­ten die re­le­van­ten Kenn­zah­len und die Kos­ten des ma­nu­el­len Pro­zes­ses er­mit­telt wer­den. Für die­se Vor­ge­hens­wei­se muss sich das Un­ter­neh­men aber im Kla­ren sein, an wel­chem PC so ein Re­cor­ding sinn­voll ist und wel­che Pro­zes­se ana­ly­siert wer­den sol­len.

Pro­cess Re­porting

Zur Eva­lu­ie­rung der rea­li­sier­ten Ef­fi­zi­enz­stei­ge­rung emp­fiehlt sich ein „Pro­cess Re­porting“. Die Vi­sua­li­sie­rung der re­le­van­ten In­for­ma­tio­nen er­folgt über ein Dash­board. Die struk­tu­rier­ten Log­files der ver­schie­de­nen Bots bil­den das Fun­da­ment der Mo­ni­to­ring-Lö­sung. Ge­trenn­te Dash­boards für ei­ne tech­ni­sche und ge­schäft­li­che Sicht­wei­se bil­den die ge­won­ne- nen In­for­ma­tio­nen in der ge­wünsch­ten Tie­fe ab. Um ein zu­ver­läs­si­ges Feed­back zum Er­folg der Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung ge­ben zu kön­nen, wer­tet das Dash­board die Log­files der Bots hin­sicht­lich der not­wen­di­gen Key Per­for­mance In­di­ca­tors aus. Dies sind vor al­lem die Durch­lauf­zei­ten des Soft­ware­ro­bo­ters, die Zahl sei­ner er­le­dig­ten (Teil-)Auf­ga­ben, die ein­ge­spar­ten Kos­ten und das Zu­sam­men­spiel aus voll­au­to­ma­ti­sier­ter und mit­ar­bei­ter­ba­sier­ter Ent­schei­dungs­fin­dung, wel­che als Va­ria­ble in ei­ne Me­trik „Mit­ar­bei­ter­ent­las­tung“ein­fließt. Das Er­geb­nis der Pro­zess­au­to­ma­ti­sie­rung wird ab­schlie­ßend im Dash­board an­ge­zeigt. Zu­dem kann das Dash­board mit je­der er­denk­li­chen RPA-Soft­ware ver­knüpft wer­den.

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